Handleiding

  Het jaarverslag


In de meeste organisaties wordt 1 keer per jaar een jaarverslag gepresenteerd. Meestal valt dit samen met de wisseling van het financiële jaar en bestuurswissels.

In het financiële gedeelte van het jaarverslag geeft de organisatie een precies beeld van wat er logischerwijs financieel allemaal gebeurd is. De teksten en cijfers die hier in staan, dienen als basis voor het dechargeren van een bestuur en het afsluiten van het jaar. Het is verplicht om het financiële gedeelte te laten controleren door ofwel een externe Controller van een administratie of accountantskantoor, of (in de meeste gevallen van toepassing) door een » Kascontrole.

In het financiële gedeelte van het jaarverslag dienen in ieder geval de volgende onderdelen aanwezig te zijn:

  • » de resultatenrekening(Ook wel exploitatierekening, staat van baten en lasten of nog anders genoemd): Hierin staan alle inkomsten en uitgaven en het bijbehorende "resultaat" (inkomsten - uitgaven) per rekening vermeld. Ook staat hier meestal de originele begroting zoals in het » Het beleidsplan per rekening vermeld.
  • De toelichting van de resultatenrekening: Per onderdeel dat veel afwijkt van de begroting, of waar bijzonderheden hebben plaatsgevonden, wordt in tekstuele vorm gemotiveerd waarom deze uitzonderingen zijn opgetreden. Deze uitleg dient voldoende te zijn om een beeld te krijgen over of er door het bestuur juist is gehandeld. Indien er kasverschillen zijn gemaakt, dienen deze voor zover dit mogelijk is, gespecificeerd per rekening te worden gemotiveerd.
  • » De balans: Deze geeft weer hoe de balansrekeningen van de organisatie er voor staan. Wat is bijvoorbeeld het saldo op de bankrekening, hoeveel zit er in kas, Hoeveel moet er nog binnenkomen, enzovoorts.
  • Lijst van openstaande transacties: Op de balans staan waarschijnlijk rekeningen als: Debiteuren, crediteuren, 'Nog te ontvangen', 'Nog te betalen', 'Vooruitbetaalde bedragen' enzovoorts. Al dit soort rekeningen dienen uitgesplitst en volledig met bedrag, datum en motivatie in het jaarverslag terug te komen. Dit, zodat de algemene vergadering een goed beeld krijgt van openstaande zaken. Ontbreekt deze lijst, dan is het ook moeilijk om het bestuur te dechargeren, omdat de vergadering niet weet wat er nog niet is afgehandeld.
  • Inventarislijst: Op de balans staat ook de rekening Inventaris en/of voorraden. Specificeer deze, zodat er duidelijk wordt wat de bezittingen van de organisatie zijn. Door dit te specificeren kan er een beter beeld worden verkregen over welke kosten er in volgende jaren gemaakt zullen gaan moeten worden en hoe hoog zaken als afschrijving moeten zijn.
  • (optioneel)Conclusies: In de conclusies wordt een beeld geschetst hoe het jaar is verlopen. Is er veel winst en/of verlies gemaakt, hoe zijn de financiële handelingen verlopen, zijn er dingen die financieel verbeterd moeten worden of juist erg goed bevielen. Hoe ging de omgang met de verschillende andere leden die iets met de financiën van doen hadden, de kascontrolecommissie en hoe ging de omgang met externe partijen? In dit onderdeel deelt u uw ervaring als penningmeester met de vergadering. Dit is vooral belangrijk voor uw opvolgers en kan als leidraad voor het volgende beleidsplan dienen.