Handleiding

  De Basis 2/3: Introductie, rekeningen en het journaal


In het deel » De Basis 1/3 is uitgelegd hoe transacties kunnen worden opgeschreven.

Nu is het voor te stellen dat u iets meer transacties heeft, en dat op deze manier van dingen bijhouden het overzicht snel weg is.

Een overzichtelijker idee is om de transacties te groeperen. We zetten bijvoorbeeld alle transacties die gaan over 1 activiteit in 1 groep.
Een groep wordt in een boekhouding een 'rekening' genoemd.

Er zijn twee soorten rekeningen:
  • Een winst-/verliesrekening:
    Hierin wordt opgeschreven wat voor kosten en inkomsten er zijn in de geselecteerde. Een voorbeeld van een winst-/verliesrekening is bijvoorbeeld een rekening 'verjaardag'. waarin wordt bijgehouden wat er op de verjaardag van iemand allemaal is binnengekomen en uitgegeven. De optelling van de bedragen bij de rekening 'verjaardag' geeft dan weer of het feestje 'winst' of 'verlies' heeft gemaakt.
  • Een balansrekening:
    Hierin wordt opgeschreven hoe verschuivingen van geld plaatsvinden die geen resultaat zijn. Bijvoorbeeld pinnen bij de bank. Het geld komt van de bank, en gaat in een portemonnee. De bank en portemonnee zijn balansrekeningen.
Hoe kunt u nu onthouden wat het verschil is tussen een balans en een winst/verliesrekening? Een winst/verliesrekening heeft altijd een 'reset' moment. Hoe goed of slecht het jaar ook is verlopen, een nieuw jaar is altijd een frisse start. Een balansrekening is een overzicht van al je bezittingen en deze worden niet 'gereset' aan het eind van een jaar. Je begint namelijk altijd met bezit, zoals een bankrekening.

Nu splitsen we het voorbeeld uit het eerste deel op in rekeningen:
  • een winst-/verliesrekening: 'Auto' waarin wordt bijgehouden wat het kost om een auto te hebben.
  • een winst-/verliesrekening: 'Verjaardagen' waarin wordt bijgehouden wat ik uitgeef aan verjaardagen.
  • een balansrekening: 'Portemonnee' waarin alle bedragen die in en uit de portemonnee gaan worden bijgehouden.
Bij elke rekening schrijven we nu wat er gebeurd is:
 DebetCredit
Verjaardag:
Kopen cadeau€ 25,00 
Auto:
Bij de pomp tanken€ 32,35 
Geld voor uitlenen van de auto € 15,00
Portemonnee:
Beginsaldo€ 100,00 
Kopen cadeau € 25,00
Bij de pomp tanken € 32,35
geld voor uitlenen van de auto€ 15,00 


Dit is een journaal. Wat opvalt is ten eerste, dat we elk bedrag twee maal opschrijven (behalve het bedrag van het beginsaldo,
maar daar kom ik later op terug).

Ten tweede worden er geen negatieve bedragen gebruikt,
maar is er een 'linker kant' voor bedragen die uitgegeven worden: 'debet' en een rechter kant waar bedragen binnenkomen: 'credit'.

Wat hier belangrijk is om te snappen, is dat dit er bij winst-/verliesrekening intuïtief uit ziet.
Als er bij de benzinepomp getankt wordt, geef je geld uit en is dit voor de rekening 'Auto' debet.
Maar bij balansrekeningen lijkt het precies verkeerd om te gaan. Daarom even een bruggetje:

Neem een belangrijke typische balansrekening: de bank. Het is intuïtief om op het moment dat er wat binnen komt op de bank te zeggen dat dit geld erbij is gegaan en dus 'credit' is.

Maar eigenlijk lenen we geld uit aan de bank, De bank krijgt meer geld, en niet uw organisatie! Als er wat op de bank wordt gestort, van wie het ook komt, wordt het dus aan de debet zijde gezet. Dit begrip wordt in de boekhouding verder doorgetrokken naar dingen binnen uw organisatie. Heeft u een portemonnee waar u geld in stopt, dan leent u dit geld uit aan de portemonnee.

Als dit duidelijk is komen we aan bij het nut van alle transacties op deze manier opschrijven!
Ten eerste kunnen we door bij winst-/verliesrekening alle bedragen credit bij elkaar op tellen en daar het totaal van alle bedragen debet er af te trekken zien wat er is uitgegeven/binnengekomen bij de rekening.
Neem de rekening Auto in het vorige voorbeeld: trekken we het debetbedrag (€ 32,25) af van het creditbedrag (€ 15,00) dan krijgen we het 'resultaat' (€ -17,25). De auto heeft dus 17,25 euro gekost.

Ook kunnen we de balansrekeningen controleren door hetzelfde hiermee te doen.
We nemen uit het voorbeeld de balansrekening Portemonnee en nemen hiervan het totale creditbedrag (€ 57,35) en trekken hier het debet bedrag vanaf (€ 115,00). Nu krijgen we het saldo: (€ -57,65).
Wat betekent dat we nog 57,65 'uitgeleend' hebben aan de portemonnee! Dit kunnen we controleren door het geld wat nog in de portemonnee zit te tellen, of bij een balansrekening van de bank het saldo op een afschrift te controleren.

Termen
Het op deze manier opschrijven van transacties in een journaal heet 'boeken' of 'journaliseren'. Elke transactie met twee (of meer) regels heet dan ook een 'boeking' of 'journaalpost'. Elke regel noemen we een 'boekregel'.

Als laatste hebben we nog het punt dat we overal aan twee kanten het bedrag neerzetten behalve in het voorbeeld bij het beginsaldo. Het beginsaldo is ontstaan uit transacties die eerder gebeurd zijn maar hier niet zijn geadministreerd.

Dit gebeurt altijd bij het begin van een journaal zodat we ook de historie kunnen meenemen. Omdat dit geen transactie is, vermelden we dit maar 1 keer.

Verder lezen: » Basis 3/3: Balans en resultaat