Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo boekhouding   /  Financieel gebruik   /  Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen)   /  Voorbeelden

  Voorbeeld: Gezinskorting verrekenen in de contributieinning


In dit onderdeel wordt behandeld hoe u in Conscribo gezinskortingen kunt verwerken. Als voorbereiding op dit onderdeel is het belangrijk dat u tenminste een relatietype 'persoon' en een relatietype 'gezin' heeft, met een verbinding 'Gezinsleden' tussen de twee relatietypes. U leest hier meer over in het onderdeel » Verbindingen tussen relaties maken

In dit voorbeeld gebruiken we de bestaande aangemaakt automatische inning uit het onderdeel » Voorbeeld herhalende verzamelinkomsten: Eenvoudige verzamelinkomst voor abonnementsgeld. Het is verstandig eerst dit onderdeel door te lezen om een goed beeld te krijgen van hoe de automatische inningen werken.

Gezinskorting wordt in dit voorbeeld geïnd als extra kortingsregel in de inning en ziet er als volgt uit:


Aantal gezinsledenKorting
Gezinnen met 3 gezinsleden 5 euro p.p.
Gezinnen met 4 gezinsleden 7,5 euro p.p.
Gezinnen met 5 of meer gezinsleden 10 euro p.p.


Er wordt in dit voorbeeld per lid een bedrag geïnd, ongeacht of deze in een gezin zit of niet. Er wordt alleen een kortingsbedrag verrekend bij gezinsleden.

Wat we gaan doen is als volgt:
  1. We maken een gezin met 4 gezinsleden aan om straks te kunnen testen
  2. We maken in het relatiebeheer de velden: "Aantal gezinsleden" en daarna "Gezinskortingbedrag" aan om Conscribo de korting automatisch te berekenen.
  3. We controleren of dit werkt
  4. We passen de automatische inning aan zodat de korting wordt meegerekend.

Een gezin met 4 gezinsleden aanmaken

Als voorbereiding van dit voorbeeld hebben we al 4 personen aangemaakt met dezelfde achternaam. De familie "Maertens". We gaan nu een gezin aanmaken.

Klik in het menu "Relatiebeheer" > "Nieuw gezin":

contributie_v2_gezin_toev.png


Dit scherm kan er bij u anders uitzien. Wat belangrijk is, is dat u een "achternaam" kunt invullen (1), en bij verbindingen de "gezinsleden"(2). In dit voorbeeld gebruiken we voor de eenvoud de andere gegevens die u bij een gezin kunt bijhouden, niet.
We vullen bij achternaam "Maertens" in en kiezen bij "Gezinsleden" (2) de gezinsleden. Extra leden toevoegen gaat door op het plus knopje te klikken (3).
U kunt eventueel ook het gezin invullen bij de gegevens van een persoon. Bij de details van de persoon vullen we na het gezin te hebben aangemaakt bij gezin dan het gezin in:

Een gezinslid


Velden aanmaken in het relatiebeheer

We willen graag dat Conscribo automatisch de kortingsbedragen berekent bij de leden. Daarom kunnen we gegevensvelden aanmaken bij leden die automatisch door Conscribo worden bijgehouden.
Allereerst maken we bij het gezin een veld personen een veld aan waarin wordt getoond hoeveel gezinsleden er in het gezin zitten waarvan de persoon lid is.
Dit doen we door in het menu Instellingen > Gegevensvelden bij gezinnen te selecteren en een nieuw veld toe te voegen. Dat zal de volgende kunnen zijn:

contributie_v2_aantal_gezinsleden.png


Daarna willen we dit veld overnemen bij personen. Dan gaan we in het menu naar Instellingen > Gegevens bij Personen. Hierna klikken we op "Veld toevoegen".
Dit scherm wordt als volgt ingevuld:

Het veld aantal gezinsleden


We kiezen als veldnaam "Aantal gezinsleden" (1), en veranderen de waardebepaling naar "Bewerking op een verbinding"(2). We gebruiken de gezinsverbinding (3) en kiezen als "Bewerking" "Veldwaarde overnemen" (4).
Deze functie zorgt ervoor dat een gegeven dat bij het gezin staat ook bij de persoon wordt geregistreerd. We kiezen bij te kopiëren veld "Aantal gezinsleden" (5) (Een veld wat automatisch door Conscribo is toegevoegd bij het aanmaken van de verbinding")

Het tweede veld wat we aanmaken bepaalt de hoogte van de gezinskorting per lid. We klikken opnieuw op "Veld toevoegen" bij het relatietype "Persoon".
Nu vullen we het scherm als volgt in:

Het veld Gezinskortingbedrag


Dit keer kiezen we bij de "Waardebepaling" "Bewerking op ander veld" (1), en als bewerking "Als.. Dan.."(2) Dit zorgt er voor dat Conscribo de waarde van het veld bepaalt aan de hand van de regels die we eronder invullen.
Eerst kiezen we bij "Veldtype resultaat" "Getal" (3) omdat we straks dit veld in de automatische inning willen gebruiken.
Het te bevragen veld is "Aantal gezinsleden" (4).

Nu maken we de regels aan zoals we die hebben bedacht. U kunt hier natuurlijk uw eigen regels invullen. Bedenk dat Conscribo de regels van boven naar onder doorleest en de eerst geldige waarde kiest. U kunt regels toevoegen door op de plus knop te klikken.

Sla het veld op.

Aanpassen van de inning om deze korting te verwerken

We gaan naar de automatische inning zoals aangemaakt in het eenvoudige voorbeeld uit het onderdeel » Voorbeeld herhalende verzamelinkomsten: Eenvoudige verzamelinkomst voor abonnementsgeld.

Ga naar » Herhalende verzamelinkomsten en open de lidmaatschapsinning. Hier vinken we "Variabel bedrag" (1) aan, zodat we per lid een ander bedrag kunnen innen.
De korting wordt apart geïnd zodat we deze eventueel ook op de facturen kunnen vermelden. Hiervoor voegen we een boekregel toe (2), en vullen deze als volgt in:

Boeking aanpassen in automatische inning


Op het moment dat u het Variabele bedrag van de tweede regel invult (1) verschijnt het venster "Gegevensvelden invoegen". Kies hier het door ons aangemaakte veld "gezinskortingbedrag" (2)
Omdat dit een kortingsbedrag is, willen we het bedrag negatief innen. we vullen in "0 - " voor het ingevoegde {gezinskortingbedrag}. Hier komt dus bijvoorbeeld bij een gezinslid van fam. Maertens te staan : "0 - 7,5" = -7,5 .
Als er 0 euro uit de berekening komt, negeert Conscribo de hele inningsregel, dus als de gezinskorting niet van toepassing is heeft u daar ook geen last van.

Sla de boekingsdefinitie op. Als we nu in de inning Boekingen aanmaken, zal de gezinskorting automatisch worden verrekend!