Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik

De administratie bijhouden

Artikelen bij: Financieel gebruik

1	Financiële introductie
2	De administratie bijhouden
3	Bankmutaties inlezen
4	Sneller bankmutaties verwerken
5	Werken met de spaarrekening
6	Banksaldo corrigeren
7	Werken met boekingsperiodes
8	Betaalbatch
	Overzichten en rapportages
	Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen)
	In de administratie boeken
	Facturatie
	ClubCollect

In het vorige onderdeel hebben we een introductie gegeven door hoe u inzicht krijgt in de financiën in het pakket. (» Financiële introductie)

Nu kunnen we zelf de administratie gaan bijwerken. Het idee hierachter is dat u gaat registreren wat er in de organisatie gebeurt, en in feite doet u dit uitsluitend door boekingen aan te maken.

Allereerst maken we ter voorbeeld handmatig een boeking aan voor een uitgave en 1 voor een inkomst. Hierdoor krijgt u inzicht in hoe boekingen worden opgebouwd.

Handmatig boeken schiet natuurlijk niet echt op, en is ook zeker niet hoe we aanbevelen dat u uw boekhouding voert (tenzij het echt niet anders kan).
Daarom zullen we de 'aanbevolen werkwijze' met behulp van de bankimport laten zien.

(Handmatig) boeken

U kunt handmatig boeken in uw administratie. Dat wordt gedaan aan de hand van een » Memoriaal transactie / Boekingsscherm of » Boeken op handmatige financiële rekeningen. Op deze manier heeft u zelf controle in wat u invoert en wat waar wordt geboekt. Let daarbij goed op dat de bedragen goed worden overgenomen om eventuele oneffenheden te voorkomen.

Een te ontvangen inkomst (Debiteuren)

U kunt ook zelf » Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves) transacties creëren. Hoe u deze aanmaakt en verwerkt, leest u in de handleiding.

De aanbevolen werkwijze om uw administratie op orde te brengen

Nu we hebben gezien hoe boekingen werken, kunnen we er wat meer vaart in gaan brengen. Om het uzelf als penningmeester gemakkelijk te maken, doet u er verstandig aan uw betalingsverkeer zo veel mogelijk via een bankrekening te laten lopen. Op deze manier kunt u in weinig tijd de hele administratie op orde brengen.

In Conscribo gaat het bijwerken van de administratie dan zoveel mogelijk in een aantal stappen die u bijvoorbeeld 1 keer per 2 weken of 1 keer per maand uitvoert:

Stap	Omschijving
Verricht betalingen	Door de maand heen verzamelt u declaraties en facturen. Deze kunt u direct als u ze binnenkrijgt, of in 1 keer bij het bijwerken van de administratie controleren en (uit)betalen via de bank. Alhoewel het wel mogelijk is, hoeft op het moment van het doen van een betaling nog niets in Conscribo te registreren. U wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn, en aangezien er waarschijnlijk ook automatisch zaken worden afgeschreven is het daarom handig alles in 1 keer te verwerken.
Download bankmutaties van de te verwerken periode	U gaat naar uw online internetbankieren omgeving, en download hier een bestand met alle mutaties. Hoe dit gaat is verschillend per bank, maar bij de meeste banken heet dit 'mutaties downloaden' of 'mutaties exporteren'. U kunt hierbij een periode kiezen en een formaat. gebruik waar mogelijk altijd hetzelfde exportformaat, en zorg dat er een kleine overlap zit in de periode die u download. Conscribo herkent later automatisch transacties die dubbel zijn gedownload.
Lees het bestand in in Conscribo en verwerk deze.	Dit zullen we in het volgende hoofdstuk laten zien (» Bankmutaties inlezen)
Controleer de debiteuren op lang openstaande debiteuren en herinner deze	Via bijvoorbeeld het homescherm, het facturenoverzicht, of het journaal kunt u de debiteurenstand bekijken. Controleer hier regelmatig, nadat u de bank heeft bijgewerkt of er lang openstaande debiteuren zijn. Succesvol debiteurenbeheer bestaat namelijk voor een groot deel uit het aan uw klanten/leden laten weten dat er nog een bedrag openstaat

Lees verder: » Bankmutaties inlezen