Ledenadministratie Scouting Online 3 in ConscriboStart vandaag nog jouw gratis proefperiode van 21 dagen
Handleiding
Handleidingen kennisbank
/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / Inrichten / Importeren en exporteren
|
|||||||||
|
Artikelen bij: Importeren en exporteren
Als scoutingvereniging kan het handig zijn om je ledenadministratie vanuit Scouting Online 3 te exporteren naar Conscribo. Met de migratie van Scouting Online 1.0 naar Scouting Online 3 is er in samenwerking met Scouting Nederland een rapport ontwikkeld wat gebruikt kan worden als exportbestand voor de ledenadministratie.
Ledenadministratie rapport genereren in Scouting Online 3
Om dit rapport te genereren ga je allereerst naar je Scouting Online 3 omgeving. Hier log je in met je gebruikelijke gegevens, en ga je vervolgens naar de knop ‘Meer’ (1), en vervolgens naar de knop ‘Rapporten’ (2).  Je komt nu in de lijst met rapporten terecht. Zoek hier in deze lijst naar het rapport genaamd ‘Export voor Conscribo’. Deze kun je terugvinden onder ‘Alle mappen’ (1), en door vervolgens door te klikken naar ‘Leden (Groep niveau)’ (2). Hier kun je dan het betreffende rapport vinden (3). Het rapport kan ook gevonden worden met de zoekbalk. Klik op het rapport, en kies er vervolgens voor om dit te bewerken via de balk aan de rechterzijkant.  Hoogstwaarschijnlijk is het rapport wat nu zichtbaar wordt leeg. Dit kun je oplossen door op de knop ‘Bewerken’ (1) te klikken. Indien in dit rapport je leden al zichtbaar zijn, kun je doorgaan naar de stappen bij het exporteren van de ledenadministratie.  Gebruik de filters linksboven in het rapport (1) om het rapport in te stellen voor jouw vereniging. Door op het filter ‘organisatie naam’ (2) te klikken, kun je de ‘bevat’ waarde aanpassen (3). Vul hier een deel van je organisatie naam in, en klik op ‘toepassen’ (4). Vervolgens kun je het rapport uitvoeren (5).  Ledenadministratie rapport exporteren vanuit Scouting Online 3
Als je tevreden bent met het rapport, kun je het rapport gaan exporteren. In het rapport zie je het totaal aantal records (1). Dit getal kan veel hoger liggen dan het totaal aantal leden wat je hebt. Scouting Online 3 houdt de verschillende aanpassingen van een relatie bij, waardoor er dus meerdere records ontstaan. Conscribo houdt hier rekening mee bij het importeren, en hier hoef je dus niets aan aan te passen in Scouting Online 3. Om het relatiebestand te exporteren, klik je op het pijltje naast ‘bewerken’ (2) en vervolgens op de knop ‘exporteren’ (3).  In het nieuwe scherm kies je voor de knop ‘Alleen details’ (1). Vervolgens kies je bij de indeling voor een csv-indeling (2). Vervolgens klik je op de knop ‘exporteren’ (3).  Ledenadministratie rapport vanuit Scouting Online 3 importeren Conscribo
Het csv-bestand kan nu geïmporteerd worden in Conscribo. Voor meer informatie over het importeren van relaties in Conscribo, zie de pagina » Relaties importeren. Zorg bij het importeren van de relaties dat bij stap 2, het vinkje aangezet wordt wat aangeeft dat het gaat om een importbestand vanuit Scouting Online 3 (1).  Je zult hier ook zien dat de meerdere records zichtbaar zijn in de importlijst. Bij stap 3 van het importeren van de relaties reduceert Conscribo de dubbele relatiegegevens tot één relatie. Het totaal aantal leden wat dan ook geïmporteerd wordt, is dan dus ook zichtbaar bij stap 3 (1).  Op deze manier kun je de ledenadministratie die in Scouting Online 3 beschikbaar is exporteren en importeren in Conscribo. Het vinkje om aan te geven dat het gaat om een importbestand vanuit Scouting Online 3 zichtbaar maken
Voor scoutingverenigingen die bij ons bekend zijn is dit vinkje beschikbaar. Indien dit vinkje niet beschikbaar is, kun je deze inschakelen door via de knop ‘Instellingen’ te gaan naar ‘Algemene Instellingen’. Hier kun je kiezen voor een specialisatie voor het organisatietype te kiezen. Hier kies je dan voor de specialisatie ‘Scouting’ (1).  | |||||||||
