Activiteiten boeken

Activiteiten boeken

>> Terug

Als vereniging of stichting worden er geregeld activiteiten georganiseerd door het bestuur of door een bijbehorende commissie. Aan zo’n activiteit doen over het algemeen niet alle leden mee. Daarnaast komt het, anders dan met Contributie, ook voor dat diverse mensen andere bedragen dienen te betalen. Aan het eind van de activiteit kan het gebeuren dat de aanwezigen nog een extra bedrag moeten betalen (denk bijvoorbeeld aan versnaperingen) of geld terug ontvangen (omdat er geld over is). Dat wil je dan ook zo eenvoudig mogelijk willen verwerken.

Als voorbeeld organiseren we voor onze denkbeeldige leden een weekend. Hiervoor dient iedereen een deelnemersbijdrage voor te betalen. Tijdens het weekend wordt bijgehouden wat iedereen aan versnaperingen gebruikt en achteraf gefactureerd. Nadat de volledige realisatie van het weekend is opgesteld, wordt het resterende bedrag verdeeld onder de leden.

Om dit te kunnen verwerken, kan goed gebruik gemaakt worden van een incidentele inning. Als u een nieuwe incidentele inning aanmaakt, kan je daarin aangeven wat de details zijn voor de inning. Hierin geeft u aan via welke debiteuren rekening gebruikt kan worden voor de transacties, hoe de boekingen samengevoegd kunnen worden indien u voor één relatie meerdere transacties heeft en de knop om dit op te slaan.

Daarna krijgt u de mogelijkheid om transacties te configureren en als concept aan te maken. Hieronder ziet u het formulier zoals deze naar aanleiding van het voorbeeld ingericht kan worden. Als op de knop ‘conceptregels aanmaken’ wordt geklikt, worden er nog geen boekingen aangemaakt. Eerst wordt een lijst getoond van mogelijke boekingen, die u nog steeds kunt wijzigen.

Nadat u de conceptregels hebt aangemaakt, kunt u deze zelf nog in elk veld aanpassen en eventueel de regel verwijderen. Deze wijzigingen worden dan ook meegenomen. Als de conceptregels naar uw inzicht kloppen, maakt u de transacties aan en groepeert Conscribo de transactie naar aanleiding van de instelling van de inning.

Nadat de conceptregels zijn aangemaakt naar boekingen, worden ze geplaatst in het ‘openstaand’ tabblad. Als later na de betaling de debiteur is afgehandeld, zet Conscribo de transactie automatisch in het ‘Afgehandelde’ tabblad.

Aan het eind van de activiteit worden kan het zijn dat er opnieuw een lijst gegenereerd dient te worden. Denk aan het terug betalen van het resterende bedrag over alle deelnemers of eventueel dranken verkoop tijdens de activiteit wat achteraf wordt gefactureerd. Dan is het handig om alle regels uit een eerdere ronde te kopiëren, zodat u meteen alle leden selecteert die aan de activiteit hebben meegedaan.

Extra informatie