Bankafschriften inlezen

Bankafschriften inlezen

>> Terug

Doorgaans is het mogelijk bij Nederlandse banken een export te downloaden van de transacties gedaan op de rekening. (indien u over een vorm van elektronisch bankieren beschikt) Deze export kan worden geupload naar Conscribo, en daar worden verwerkt.

Helaas hanteren de meeste banken een eigen manier en formaat om transacties te downloaden. Raadpleeg daarom de handleiding van uw banksoftware om te zien hoe dit werkt.

Conscribo ondersteunt de veelvoorkomende formaten van mutatiebestanden alle Nederlandse banken. Let wel op dat u een bestand met mutaties download en niet een afschrift (in bijvoorbeeld PDF formaat). Dit kan het pakket niet lezen.

Niet elk formaat bevat evenveel informatie, en we raden dan ook aan bij voorkeur 1 volgende formaten te kiezen:

Formaat Omschrijving
CAMT 0.53 of CAMT 0.52 Dit formaat bevat veel goede informatie die Conscribo kan gebruiken. Kunt u dit formaat downloaden,dan raden we dit aan. Vaak krijgt u een zipbestand bij het downloaden. U kunt deze in zijn geheel inlezen.
MT 940 IBAN Dit formaat is ook uitgebreid, maar door afwijkingen bij verschillende banken is helaas niet alle informatie altijd bruikbaar
Alle andere formaten Elke bank heeft eigen formaten. Probeer een formaat te kiezen waar in ieder geval IBAN nummers in worden bijgehouden

Als u een transactiebestand heeft gedownload en opgeslagen op uw computer, kunt u de import starten. Ga hiervoor naar Bankafschriften inlezen en vul het formulier in. Daar upload u het gedownloade document, geeft u aan van welke bank dit komt en welk formaat dit is en bij welke balansrekening dit hoort. Daarna gaat Conscribo alle transacties omzetten naar boekingen.

Conscribo leest alle transacties in, en gaat naar het verwerkingsscherm. U kunt de mutaties nu, of een andere keer verwerken. Alle niet verwerkte mutaties vind u in het beginscherm van ‘Bankafschrift inlezen’. Per te verwerken transactielijst, worden er maximaal 20 transacties per pagina getoond. Conscribo vult al automatisch in op welke datum de transactie is ontvangen, wat de omschrijving van de transactie is, wat het bedrag van de transactie is en indien Conscribo de relatie herkent, zal hij dit ook al invullen. De laatste stap ligt dan bij u om aan te geven op welke rekening deze boeking moet worden verwerkt.

Conscribo stelt nu voor, deze inkomst te verwerken als universele boeking. Op het moment dat u een organisatie bent zonder BTW plicht (zoals b.v. een vereniging), raden we u aan waar mogelijk universele boekingen te gebruiken, dit omdat hun eenvoud de administratie erg overzichtelijkheid houdt.

We hebben eerder een te ontvangen inkomst verwerkt, en daar vervolgens een betaling aan gekoppeld. U kunt er ook voor kiezen de transactie op deze manier te verwerken. We raden dit aan op het moment dat het van belang is dat de factuurdatum afwijkt van de betaaldatum (denk aan boekjaarovergangen of wanneer u BTW plichtig bent). U klikt hiervoor op het tabblad ‘Te ontvangen inkomst en en ontvangst’. Conscribo maakt dan twee boekingen aan. Bij de te ontvangen inkomst geeft u net als in het handmatige geval aan wanneer u de factuur heeft verstuurd, en te gunste van welke rekening dit komt. De ontvangen inkomst (dit is de betaling ervan) is al volledig ingevuld. Hier hoeven we dus niets meer aan te doen.

Als laatste kunnen we de transactie ook aan een al eerder verstuurde factuur koppelen. In veel gevallen zal Conscribo dit zelf voorstellen als er b.v. een factuurnummer ingevuld is in het bankafschrift. Zo niet, dan klikt u op het tabblad ‘Aan te ontvangen inkomst koppelen’. Hier kunt u zelf zoeken naar een openstaande debiteur of crediteur waaraan deze boeking gekoppeld dient te worden.

Vooral op het moment dat u vaak dezelfde soort transacties moet verwerken, is het handig als Conscribo u hier mee helpt! Op het moment dat u op ‘Transacties verwerken’ klikt in het scherm bankafschrift inlezen, dan ziet u bovenaan diverse opties.

U kunt hiermee ‘Automatiseren’ doormiddel van het opstellen van regels. Met de uitvoering van deze regels vult Conscribo een rekening in bij mutaties die voldoen aan de regel. Stel voor, dat u een inzameling heeft gedaan van gelden. Iedereen kan aan uw organisatie geld doneren. U vraagt de mensen bij het overmaken ‘clubactie’ op de overschijving te vermelden. Als voorbeeld:

Voor elke bankimport, worden meerdere gegevens bewaard. Zo wordt gekeken wanneer u de bankimport heeft gedaan, welk bestandsformaat er is gebruikt, welke datumrange in het bestand zit en wie dit heeft ingelezen (1). Daarnaast is het mogelijk om in deze historie te kijken uit welke import er onverwerkte transacties zitten en specifiek deze transacties te verwijderen. Dat doet u door op de knop onverwerkte transacties verwijderen te klikken.

bankimport_verwijder_onverwerkte_transacties.png