Beleidsplan

Boekjaren en jaarovergang

>> Terug

Een hulpmiddel om duidelijk te maken hoe en wat er allemaal in het komende jaar gaat gebeuren is door het schrijven van een beleidsplan. Het financiële gedeelte is daarin erg belangrijk. Dit gedeelte geeft buiten wat er financieel aan winsten en verliezen verwacht worden ook weer, hoe er met de administratie zal worden omgegaan. Uiteraard is dit altijd een schatting. Het is niet erg als hiervan wordt afgeweken, als dit maar gemotiveerd wordt.

In de begroting zelf wordt zichtbaar hoeveel er zal worden uitgegeven en er binnenkomt. Daarbij hoort echter een deel wat vooral bij de controle van de financiën later in het jaar erg belangrijk is: de motivatie wat er met dat geld zal gebeuren. In de meeste gevallen zal dit erg triviaal zijn en dus wellicht overbodig om op te schrijven. Het is onnodig om te zeggen dat je voor de activiteit bowlen geld gaat uitgeven voor het huren van een baan. Sterker nog, door erg specifiek bij die zaken te zijn limiteert de organisatie zich.

U begint met het opstellen van een plan, wat u wilt gaan uitgeven en presenteert dit aan de ALV. Daarbij hoort ook een gepaste toelichting om leden die de presentatie bijwonen uitleg en inzicht te geven in hoe de bedragen tot stand zijn gekomen.

In principe gebeurt dit door te kijken wat er vorig jaar begroot is, is binnengekomen of uitgegeven en door te beredeneren wat het komende jaar kan gebeuren. Ook kan bij het opstellen van een begroting een berekening plaatsvinden. Mogelijk heeft u een persoon in dienst die diensten regelt voor uw vereniging en hij of zij ontvangt een salaris. Dan kunt u bijna precies berekenen wat deze persoon volgend jaar gaat ontvangen en wat dat de vereniging dus gaat kosten. Ook de contributies kunnen goed berekend worden.

Op basis van deze manieren dient u, samen met het bestuur een verantwoorde begroting op te stellen dievaak door de vereniging beoordeeld dient te worden. Hoe beter de toelichting, hoe tevredener de leden natuurlijk zullen zijn en hoe groter de kans dat de begroting gaat aangenomen worden!

In een begroting dienen diverse gegevens aangegeven worden. Zo dien je per rekening (1) een bedrag in te vullen (2) waarbij je aangeeft wat je verwacht te ontvangen of uit te geven. Dit geeft onderaan een totaal bedrag aan inkomsten en uitgaven (3). Veel verenigingen en stichtingen begroten op 0, dus dat de inkomsten en uitgaven aan elkaar gelijk zijn. Onderaan zichtbaar of je vereniging daar het komende jaar aan voldoet.

Per rekening kunnen er meerdere bedragen genoteerd worden (4), misschien omdat op een rekening meerdere toelichtingen nodig zijn (6) of omdat je op verschillende momenten in het jaar andere bedragen verwacht (5).

Aan de hand van deze gegevens kan je de begroting voltooien en het jaar beginnen.

Aan het eind van het jaar, maar ook door het jaar heen, wil je blijven controleren of wat je had begroot overeen komt met de realisatie. In het resultaat en balans overzicht kan in de instellingen aangegeven worden dat je wilt gaan vergelijken met de begroting (1). Dan wordt er weergeven wat er is begroot en wat de realisatie is (2) en Conscribo kan vast voor je berekenen wat het verschil is en hoe groot deze is (3).

Extra informatie