Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

Overgang van boekingsperiode en afsluiting boekjaar

Artikelen bij: Boekhoud principes

1	De basis 1/3
2	De basis 2/3: introductie, rekeningen en het journaal
3	De basis 3/3: balans en resultaat
4	Boekingsperiodes
5	Rekeningen
6	Boeken
7	De balans
8	Het beleidsplan
9	Een begroting opstellen
10	Het jaarverslag
11	Debiteuren en crediteuren
12	De inventaris
13	Afschrijving
14	Kascontrole
15	Afromen
16	Kruisrekeningen en kruisposten
17	Debet en credit
18	Het factuurstelsel en het kasstelsel
19	Overgang van boekingsperiode en afsluiting boekjaar

De overgang naar een nieuwe boekingsperiode is voor de penningmeester en boekhouder meestal een drukke periode. Alle zaken die door het jaar heen zijn gebeurd moeten nu worden afgerond en uiteindelijk wordt er controle gedaan op de financiën en wordt het jaar afgesloten.

Om wat ondersteuning en handvatten te geven staat hier een aantal taken die zeker moet gebeuren bij de overgang.

Laten we het uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Een organisatie heeft een boekjaar dat loopt van 1 september 2020 tot 31 augustus 2021.
Voor deze periode is een begroting gemaakt en na 31 augustus moet een jaarverslag worden gemaakt. Natuurlijk stopt de organisatie niet op 31 augustus. Sterker nog, waarschijnlijk zijn er rond die datum een heleboel lopende zaken.

Er is 15 oktober een (Algemene Leden) vergadering gepland waarin het jaarverslag met daarin een definitieve resultatenrekening en balans zullen worden gepresenteerd. Als alles goed gaat worden deze goedgekeurd.

Om dit alles rond te krijgen moet boekhoudtechnisch het volgende gedaan worden:

De lopende administratie goed bijwerken, zodat deze compleet is
De inventaris bijwerken en afschrijvingen boeken
Gereserveerde gelden nalopen en waar nodig verrekenen
Een lijst met openstaande debiteuren en crediteuren maken
Belastingaangiftes doen (indien nodig)
De resultaten met de begrote resultaten controleren, en significante verschillen in je jaarverslag opschrijven
De balans en resultatenrekening in orde maken
De balans en resultatenrekening laten goedkeuren op de vergadering
De boekingsperiode afsluiten
De administratie verder klaar maken voor het volgende jaar

Allereerst moet er gezorgd worden dat de hele administratie op orde is. Hiervoor moet gedaan worden:

Zorgen dat alle transacties die op de resultatenrekening van de af te ronden periode in die periode staan zijn geboekt. Als zaken nog lopen of er moeten nog rekeningen worden betaald in het volgende boekjaar, dan maak je waar mogelijk crediteuren en/of debiteuren aan. Voor kosten die je nog moet betalen in de periode, maar waar je nog geen factuur van heeft ontvangen kun je reserveringen aanmaken. Van bedragen die je nog verwacht te ontvangen maar waar je nog geen factuur van kan versturen kun je een balansrekening 'te ontvangen bedragen' aanmaken en deze daar op boeken als ware het een debiteur. Let goed op dat je bij boekingen naar deze rekening omschrijft waarom ze op deze rekening geboekt worden, en wanneer het een debiteur kan worden.
Zorgen dat alle balansrekeningen overeenkomen met afschriften en dergelijke. Tel contante bedragen, kijk of de saldi op rekeningen overeen komen, en controleer of de rente geboekt is.
Zorgen dat afschrijvingen verwerkt zijn. Tel ook de inventaris en kijk of er hier nog zaken moeten worden afgeschreven.
Controleren van openstaande crediteuren en debiteuren, en hier eventueel op afschrijven (oninbare bedragen etcetera).
Zorgen dat de belastingaangifte omzetbelasting gedaan is (indien nodig).
De kascontrolecommissie (en indien relevant je opvolger) een kascontrole laten doen zodat je er zeker van bent dat de balans klopt.

Laat het jaarverslag goedkeuren op de vergadering

Laat nu de boekingsperiode goedkeuren (in een vereniging gebeurt dit door de Algemene Ledenvergadering). Presenteer hiervoor de resultatenrekening en de balans. Zorg dat er bij de balans ook een lijst met crediteuren en debiteuren zit, evenals een lijst met reserveringen en 'te ontvangen bedragen' waar aanwezig.

Kijk naar verschillen in bedragen tussen de resultatenrekening en de begroting. Als kosten veel afwijken van het begrote bedrag moeten deze worden verklaard. Het is beter om dit alvast op papier te doen dan om tijdens de presentatie van de cijfers hier allerlei vragen over te krijgen. Het geeft ook meer inzicht voor het maken van de volgende begroting.

De boekingsperiode afsluiten

Als de administratie op orde is en de resultatenrekening en balans zijn goedgekeurd, dan kun je de boekingsperiode afsluiten. Hoe dit in Conscribo werkt lees je in het stuk » Overgang tussen boekingsperioden.

Het is vooral belangrijk dat wanneer je een opvolger moet inwerken, je deze bij het proces betrekt zodat gelijk duidelijk is hoe de nieuwe periode begint.

De administratie verder klaar maken voor het volgende jaar

De laatste actie die je moet verzorgen is boekingen onderbrengen in de volgende periode. Denk bijvoorbeeld aan bedragen die zijn gereserveerd voor de nieuwe periode. Deze kunnen nu worden geboekt en eventueel ook de afschrijvingen die je aan het begin van de periode doorvoert (voor zover dit niet al in het verleden gebeurd is).