Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

De basis 2/3: introductie, rekeningen en het journaal

Artikelen bij: Boekhoud principes

1	De basis 1/3
2	De basis 2/3: introductie, rekeningen en het journaal
3	De basis 3/3: balans en resultaat
4	Boekingsperiodes
5	Rekeningen
6	Boeken
7	De balans
8	Het beleidsplan
9	Een begroting opstellen
10	Het jaarverslag
11	Debiteuren en crediteuren
12	De inventaris
13	Afschrijving
14	Kascontrole
15	Afromen
16	Kruisrekeningen en kruisposten
17	Debet en credit
18	Het factuurstelsel en het kasstelsel
19	Overgang van boekingsperiode en afsluiting boekjaar

In het deel » De basis 1/3 is uitgelegd hoe transacties kunnen worden opgeschreven.

Wanneer het aantal transacties toeneemt, is het begrijpelijk dat het op deze manier lastig wordt om het overzicht te bewaren.

Het is overzichtelijker om de transacties te groeperen. We zetten bijvoorbeeld alle transacties die gaan over één activiteit in één groep.
Een groep wordt in een boekhouding een 'rekening' genoemd.

Er zijn twee soorten rekeningen:

Een winst- en verliesrekening:
Hierin wordt opgeschreven wat voor kosten en inkomsten er zijn in de geselecteerde rekening. Een voorbeeld van een winst- en verliesrekening is bijvoorbeeld een rekening 'verjaardag', waarin wordt bijgehouden wat er op de verjaardag van iemand allemaal is binnengekomen en uitgegeven. De optelling van de bedragen bij de rekening 'verjaardag' geeft dan weer of het feestje 'winst' of 'verlies' heeft gemaakt.
Een balansrekening:
Hierin wordt vastgelegd welke geldstromen plaatsvinden die geen invloed hebben op het resultaat, bijvoorbeeld pinnen bij de bank. Het geld komt van de bank, en gaat in een portemonnee. De bank en de portemonnee zijn balansrekeningen.

Hoe kun je nu onthouden wat het verschil is tussen een balans en een winst- en verliesrekening? Een winst- en verliesrekening heeft altijd een 'reset' moment. Hoe goed of slecht het jaar ook is verlopen; een nieuw jaar is altijd een frisse start. Een balansrekening is een overzicht van al je bezittingen en deze wordt niet 'gereset' aan het eind van een jaar. Je begint namelijk altijd met een bezit, zoals een bankrekening.

Nu splitsen we het voorbeeld uit het eerste deel op in rekeningen:

Winst- en verliesrekening 'auto' waarin wordt bijgehouden wat het kost om een auto te hebben.
Winst- en verliesrekening 'verjaardagen' waarin wordt bijgehouden wat er uitgegeven wordt aan verjaardagen.
Balansrekening 'portemonnee' waarin alle bedragen die in en uit de portemonnee gaan worden bijgehouden.

Bij elke rekening schrijven we nu wat er gebeurd is:

	Debet	Credit
Verjaardag:
Kopen cadeau	€ 25,00
Auto:
Bij de pomp tanken	€ 32,35
Geld voor uitlenen van de auto		€ 15,00
Portemonnee:
Beginsaldo	€ 100,00
Kopen cadeau		€ 25,00
Bij de pomp tanken		€ 32,35
Geld voor uitlenen van de auto	€ 15,00

Dit is een journaal. Een aantal zaken valt op:

We schrijven elk bedrag 2x op, behalve het bedrag van het beginsaldo (maar daar komen we later op terug).

Er worden geen negatieve bedragen gebruikt, maar is er een 'linkerkant' voor bedragen die uitgegeven worden (debet) en een rechterkant waar bedragen binnenkomen (credit).

Wat hier belangrijk is om te snappen, is dat dit bij een winst- en verliesrekening meestal vanzelfsprekend lijkt.
Tank je bijvoorbeeld benzine, dan geef je geld uit en staat dit als debet op de rekening 'auto'.
Bij balansrekeningen lijkt het echter precies verkeerd om te gaan. Daarom even wat extra uitleg:

De bank is een belangrijke typische balansrekening. Het is vanzelfsprekend om op het moment dat er wat binnen komt op de bank te zeggen dat dit geld erbij is gekomen en dus 'credit' is.

Maar eigenlijk lenen we geld uit aan de bank, de bank krijgt meer geld, en niet jouw vereniging! Als er geld op de bank wordt gestort - van wie het ook komt - dan komt dit dus aan de debetzijde te staan. Dit begrip wordt in de boekhouding verder doorgetrokken naar andere zaken binnen de vereniging. Heb je een kassalade of portemonnee waar je geld in stopt, dan leen je dit geld uit aan de kassalade of portemonnee.

Maar wat is nou het nut van het opschrijven van alle transacties op deze manier?
Door alle bedragen credit van de winst- en verliesrekening bij elkaar op tellen en daar het totaal van alle bedragen debet vanaf te trekken zien we wat er is uitgegeven en binnengekomen op de rekening.
Neem de rekening 'auto' in het vorige voorbeeld: trekken we het debetbedrag (€ 32,25) af van het creditbedrag (€ 15,00) dan krijgen we het 'resultaat' (€ -17,25). De auto heeft dus 17,25 euro gekost.

Ook kunnen we de balansrekeningen controleren door hiermee hetzelfde te doen.
We nemen uit het voorbeeld de balansrekening 'portemonnee' en nemen hiervan het totale creditbedrag (€ 57,35) en trekken hier het debet bedrag vanaf (€ 115,00). Nu krijgen we het saldo: (€ -57,65).
Wat betekent dat we nog 57,65 'uitgeleend' hebben aan de portemonnee. Dit kunnen we controleren door het geld wat nog in de portemonnee zit te tellen, of bij een balansrekening van de bank het saldo op een afschrift te controleren.

Termen
Het vastleggen van transacties in een journaal wordt 'boeken' of 'journaliseren' genoemd. Elke transactie met twee (of meer) regels heet dan ook een 'boeking' of 'journaalpost'. Elke regel noemen we een 'boekregel'.

We zetten dus aan twee kanten het bedrag neer, behalve in het voorbeeld bij het beginsaldo. Het beginsaldo is ontstaan uit transacties die eerder gebeurd zijn, maar hier niet zijn geadministreerd.

Dit gebeurt altijd bij het begin van een journaal zodat we ook de historie kunnen meenemen. Omdat dit geen transactie is, vermelden we dit maar één keer.

Verder lezen: » De basis 3/3: balans en resultaat