Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo boekhouding   /  Financieel gebruik   /  Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen)

  Herhalende verzamelinkomsten


U maakt een herhalende inning aan wanneer u
  • Met regelmaat (Eg. elke 12 maanden) één of meerdere, vaste of dynamische bedragen wilt innen van uw relaties
  • Niet voor elk bedrag een andere selectie van relaties hoeft te maken

U kunt deze functionaliteit vinden door naar het menu 'Transacties > Verzameltransacties > Herhalende Verzamelinkomst' te gaan.

In vier stappen stelt u het volledig in:
  1. Naam - Kies een goede naam voor uw inning
  2. Tijdstippen - Kies de frequentie, eventueel gebaseerd op de relatievelden (start, eind, maandelijke frequentie)
  3. Relatiefilter - Configureer voor welke relatie eigenschappen er geld wordt geïnd
  4. Te innen bedrag en boekingen - Hoeveel wordt er geïnd en op welke resultaat rekening(en) wordt er geboekt

Nadat u uw inning heeft aangemaakt, begint Conscribo automatisch de eerste boekingsronde en kunt u beginnen met het bijhouden van de inning en erop vertrouwen dat de inning altijd volgens uw configuratie wordt uitgevoerd. Let wel, u zult zelf de opvolgende inningsrondes moeten starten en uitvoeren als onderdeel van uw administratie.

Stap 1: Naam

U maakt een inning aan door in het menu naar het block 'Transacties > Verzameltransacties > Herhalende Verzamelinkomst' te gaan.

U ziet nu het volgende scherm:

Inning aanmaken


Bedankt een nuttige naam die omschrijft wat je gaat innen, bijvoorbeeld:
  • Contributie
  • Abonnement

Hier geeft u een naam aan de inning en klikt op 'Verder..'

Stap 2: Tijdstippen

We gaan instellen hoe vaak en wanneer er wordt geïnd. Het zal meteen opvallen dat dit scherm is ingericht om met regelmaat te innen, maar als u wilt kunt u er ook voor kiezen simpelweg één keer met deze configuratie te innen. Echter, het regelmatig innen is het meest gebruikelijk.

auto_inning_tijdstippen1.png


De eerste instelling (1) 'Verzamelinkomst uitvoeren op' bevat één van de volgende twee waardes:
  • Standaard staat dit op "Vaste datums", wat inhoudt dat de te ontvangen inkomstboekingen per inningsronde op dezelfde datum worden geboekt. Ook de factuurdatum is deze datum. Dit is van toepassing bij b.v. contributie en andere zaken waar u steeds op 1 tijdstip een bedrag wilt boeken.
  • De "Per relatie bepaalde datums" zijn bedoeld voor Abonnementen waarbij de dag waarop een relatie een abonnement heeft genomen bepalend is voor wanneer deze persoon een factuur ontvangt. Zodoende kunnen de inkomstboekingen op verschillende datums vallen.

Ongeacht wat je hier kiest, de volgende stap bij (2) bepaald 'Eerst verzamelinkomst uitvoeren op', aan het eind van deze configuratie wordt de eerste inning op basis van deze datum gestart. Bij "Vaste datums" kun je er ook zeker van zijn dat indien je bijvoorbeeld een jaarlijkse inning doet, op exact dezelfde dag van het volgende jaar de volgende inning start. Bij "Per relatie..." is dat afhankelijk van start-datum van die relatie; later meer over de start eind.

Nu kunt u kiezen bij (3) na welke datum er niet meer mag worden geïnd. Deze kunt u leeg laten als u doorlopend int en op dezelfde datum als bij (2) zetten indien deze inning eenmaal wordt uitgevoerd. Het nut van (3) is vooral om in de toekomst een einde te brengen aan de herhalende verzamelinkomst.

Alleen bij "Vaste datums" kunt u checkbox (4) uitschakelen en hiermee ervoor kiezen geen periode van de relatie in te stellen als conditie. Indien u (4) wél inschakelt, zul je net als bij "Per relatie bepaalde datums" voor relatie velden moeten kiezen die het start en het eind van het betalingstermijn inluiden.

Alleen bij "Vaste datums" kun je ook nog kiezen of er geïnd wordt indien iemand lid wordt nadat de inning is gestart; deze instelling is niet relevant bij "Per relatie bepaalde datums". Indien je met een lidmaatschap werkt, is het sterk aan te raden om de start- en einddatum bij te houden op een relatie en die hier te gebruiken.

Indien gewenst kun je bij (5) er ook voor kiezen om per lid op te slaan hoe vaak ze betalen. U krijgt op deze manier een inning waar verschillende intervallen door elkaar kunnen lopen. Als u dit goed inricht, is dit erg krachtig, maar we adviseren u dit alleen te doen, als u comfortabel bent met het gebruik van de inningen anders kunt u beter meerdere inningen aanmaken.

Hieronder kunt u het verschil zien tussen het scherm, voor "Vaste datums" en "Per relatie bepaalde datums"
auto_inning_tijdstippen2.png
auto_inning_tijdstippen3.png


Stap 3: Relatiefilter

Na het opgeven van de tijdstippen (of niet bij eenmalige inningen), stelt u criteria op, waaraan relaties in het relatiebeheer moeten voldoen om geselecteerd te worden in de inning. Bijvoorbeeld: 'Alleen leden', en 'met contributiesoort x of y'. De selectie opstellen gebeurt met de relatieselector. Hier leest u meer over in het onderdeel » Relaties selecteren op basis van selectie criteria.

Let op dat de criteria die u in het filter ingeeft worden gebruikt op het moment dat u tijdens het gebruiken van de inning relaties selecteert. Het is dus niet zo dat zodra u de selectiecriteria opslaat, de relaties waarbij geïnd wordt vaststaan.

Stap 4: Te innen bedrag en boeking

Nadat u de criteria heeft ingevuld, komt u in het 'boekingscherm'. Dit ziet er zo uit:

Inning aanmaken: Beschrijving inning


In dit scherm maakt u een sjabloon voor hoe de 'te ontvangen inkomst boeking' er uit gaat zien bij elke relatie. Aan de hand van de gegevens in dit formulier worden de betalingsverplichtingsboekingen later aangemaakt.

Allereerst omschrijft u wat er geïnd gaat worden (1). Deze omschrijving wordt als template gebruikt bij het aanmaken van de betalingsverplichtingen. Op het moment dat u met de cursor in het veld omschrijving staat kunt u 'Gegevensvelden' invoegen door te selecteren in de pop-up. Deze gegevensvelden worden later per relatie vervangen door de waarde bij de relatie in het relatiebeheer. Meer informatie over het invullen van gegevensvelden vindt u hier: » Een veld waar gegevensvelden kunnen worden ingevoegd

Hierna kunt u kiezen hoe het boekstuknummer er dient uit te zien (2) (optioneel). We raden u aan dit automatisch te laten bepalen.

Hetzelfde geldt voor het veld referentie (3) (Verplicht). Indien u gebruik maakt van automatisch factuurnummering (Beschikbaar in Conscribo, maar niet in Conscribo Lite), dan kunt u deze gebruiken (Is ook aanbevolen) . De referentie wordt gebruikt bij de betalingsverplichting, en kan later ook als factuurnummer gebruikt worden en op bijvoorbeeld de omschrijving van een incassoregel.

De referentie (3) moet uniek zijn, zodat Conscribo later betalingen kan koppelen aan de aangemaakte betalingsverplichtingen waarin de betaling de zelfde referentie heeft als de betalingsverplichting.

Vervolgens kiest u een 'Te gebruiken Debiteurenrekening' (4). U kunt hier ALLEEN een balansrekening selecteren waarvoor de optie 'Deze rekening als debiteuren/crediteurenrekening gebruiken' aanstaat (zie » Rekeningen aanmaken en bewerken).

Op deze rekening worden de betalingsverplichtingen afgehandeld. Meestal kunt u hier rekening 1300: Debiteuren invullen. De betalingsverplichting wordt dan geboekt tussen een 'winst-/verliesrekening' en rekening 1300.

Indien u bij grote hoeveelheden relaties gaat innen is het is overigens verstandig om een aparte debiteurenrekening aan te maken voor de inningen (Bijvoorbeeld 1310: Debiteuren contributie). Indien je dit niet doet, wordt het moeilijk overzicht te houden over andere te innen debiteuren!

Hierna geeft u aan welke bedragen u wilt innen en waar deze aan ten goede komen. Stel u int contributie en heeft een rekening '8100: Contributie' waarop iedereen 15 euro moet betalen, dan kiest u bij ten gunste van rekening '8100: Contributie' en bij het bedrag 15 euro. Indien u met een BTW administratie werkt kunt u eventueel ook nog een BTW tarief opgeven (5).
Let op: Rechtsboven bij "Bedragen invoeren" heeft u de keuze tussen "Ex. Btw" en "Incl. Btw" u moet het gekozen bedrag invullen volgens deze instelling. We tonen ook de btw berekening die we maken waarmee btw een stuk minder spannend is.

Geavanceerd: Variabel bedrag

Een krachtig middel bij het innen is het gebruik van een variabel bedrag. Indien niet iedere relatie hetzelfde moet betalen, dan kunt u door 'Variabel bedrag' (6) aan te vinken bij bedrag (7) velden van de relatie gebruiken die van het volgende type zijn:
  • 'Bedrag' - De basis van het variabele bedrag
  • 'Getal' - Gebruikt om mee te rekenen
  • 'Aan/uit waarde' - Gebruikt als getal 0 of 1 om een bedrag wel of niet mee te laten tellen

Als eenvoudig voorbeeld:
  • In het beheer van de "Gegevensvelden bij leden" maakt u voor uw leden een handmatig bedragveld 'Contributiebedrag' aan
  • Per relatie stelt u in hoeveel contributie de relatie moet betalen
  • In het veld bedrag (7) kiest u vervolgens het veld 'Contributiebedrag'
  • Conscribo zal bij het aanmaken van de betalingsverplichtingen nu het contributiebedrag gebruiken.

Mogelijkheden bij het gebruik van variabele bedragen
Er zijn twee plekken waar u variabel kunt rekenen:

Allereerst adviseren wij u zoveel als mogelijk het te innen bedrag in het relatiebeheer te berekenen, aangezien deze veel krachtigere en uitgebreidere mogelijkheden heeft voor het bepalen van bedragen. En tevens meer inzicht biedt wanneer u uw relaties aan het beheren bent.

U kunt in het veld bedrag (7) rekenen!
  • Heeft u bijvoorbeeld alleen het lidmaatschap per maand ({persoon:lidmaatschap_maand}), maar u int per jaar, dan vult u in '12 * {persoon:lidmaatschap_maand}' om het lidmaatschap van een jaar te innen.
  • Op het moment dat er uit een dynamisch berekend bedrag '0' komt, dan wordt de regel niet geïnd.
  • Op het moment dat een dynamisch veld een 'Ja/Nee' waarde bevat, dan wordt er een 1 in het bedrag ingevuld op het moment dat de waarde is aangevinkt, en 0 op het moment dat dit niet het geval is.

U kunt dus selectief boeken! Stel dat u 5 euro extra wil rekenen voor personen (Relatietype Persoon) die per factuur betalen
  • Uw relatietype heeft een 'Bedrag' veld "contributie"
  • Uw relatietype heeft een 'Aan/uit' veld "Betaling per factuur"
  • Bij (7) vult u bij rekening bijvoorbeeld '8110: Contributieinkomsten administratief'
  • Bij (7) vult u bij bedrag "{persoon:betaling_per_factuur} * 5" in
  • Conscribo boekt nu
    • bij personen die per factuur betalen 1 * 5 euro
    • bij personen die niet per factuur betalen 0 * 5 euro. Aangezien hier 0 euro uitkomt vervalt de boekingsregel.
  • Natuurlijk kunt u dit zelfs in 1 boekingsregel doen door hier in te vullen: '{persoon:bedrag_lidmaatschap} + ({persoon:betaling_per_factuur} * 5)'

U kunt 'Of een relatie lid is van een relatiegroep' ook gebruiken in de berekening
  • Stel u heeft een vereniging met 'juniorleden' en 'seniorleden'. Welk type lid ze zijn hangt af van in welke relatiegroep ze zitten.
  • U kunt nu de contributie als volgt innen:
    • 8100: Contributie junioren met bedrag {_group_member_junioren} * 10
    • 8200: Contributie senioren met bedrag {_group_member_senioren} * 20
    • Nu wordt alleen de betreffende regel geïnd op het moment dat de relatie lid is van de betreffende groep!

    Tot slot kunt u korting geven door negatieve bedragen innen.

    Zoals u ziet, zijn er hier al veel mogelijkheden om uw inningen precies zo in te richten als voor u nodig is.

    Klik op Opslaan en inning bekijken.. (8) om verder te gaan.

    De inning is nu gereed.