Visuele export / Printbare rapportages


Vooral wanneer er een Kascontrole moet worden uitgevoerd is het handig de administratie op papier uitgeprint te hebben.
In Conscribo zijn hier verschillende mogelijkheden voor. Allereerst kan er bij diverse overzichten door op het printer icoon te klikken rechtsboven in de module een printervriendelijke weergave van de module worden gegenereerd.

Ook ondersteunt Conscribo via de functionaliteit 'visuele export' het uitprinten van de administratie. De voordelen van de visuele export is de mogelijkheid om het overzicht heel precies samen te kunnen stellen. Indien u een kascontrole heeft gedaan op een bepaalde datum kunt u een overzicht laten genereren die bijvoorbeeld slechts de wijzigingen sinds de laatste controle toont.

U vindt de visuele export functie in het menu onder 'Overzichten' > 'Visuele export'.

Op het moment dat u hier naar toe gaat ziet u:
Visuele export


Het scherm bestaat uit 3 tabbladen, elk met een ander doel. Hieronder een uitleg hiervan, eerst in het algemeen de werking:

In het bovenste vak (1) kunt u aangeven welke boekingen er in de export dienen te worden opgenomen. Bijvoorbeeld Boekingen die zijn aangepast na 1 januari en een boekdatum tussen 1 maart en 1 september hebben.

Bij de weergave opties (2) kunt u aangeven hoe het overzicht er uit dient te komen zien. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u de historie bij een boeking wilt zien, en welk deel van de historie. (Verwar dit niet met de selectie van boekingen).

Klik hierna op 'Genereer overzicht' (3) om het overzicht te tonen.

Let op! Dit overzicht is gemaakt om er op papier duidelijk uit te komen te zien. Op uw scherm zullen de paginahoofden soms niet erg logisch over komen.

Is dit in bijvoorbeeld de printpreview nog steeds het geval, controleer dan de volgende zaken:

- De pagina-indeling dient 'A4' of 'Letter' te zijn.
- De paginaoriëntatie dient ingesteld te zijn op 'Portrait'
- De marges aan de zijkanten mogen niet meer dan 2 cm zijn (2.5 cm voor de onderkant).

Indien de pagina hierna nog steeds niet past, neem dan contact op met Conscribo ondersteuning.
3 rapportages


De Visuele export kent 3 rapportages:

Boekingen (Kas en wijzigingscontrole)

Dit overzicht is bedoeld als een papieren backup van uw administratie. Het geeft in veel detail alle geselecteerde boekingen weer. Het overzicht kan dienen als primaire rapportage voor de kascontrole (al zou het onze voorkeur hebben om digitale toegang tot resultatenrekening en balans te gebruiken).
De rapportage is vooral erg nuttig bij het controleren van wijzigingen. Op het moment dat u bijvoorbeeld een kascontrole heeft gehad, dan komen daar verbeterpunten uit, die u wellicht niet allemaal direct verwerkt. Bij een volgende controle is het de bedoeling dat de wijzigingen van de vorige controle ook kunnen worden gecontroleerd. U selecteert dan boekingen met een boekdatum tot waar u de vorige keer heeft gecontroleerd, en een wijzigingsdatum vanaf de datum van controle. (Vink hierbij ook 'Wijzigingshistorie weergeven' aan).

Boekingsregels

De boekingsregels lijken op het journaaloverzicht, met als verschil dat het ook hier mogelijk is om de wijzigingshistorie te bekijken. Het geeft een compacter overzicht van de rekeningen, en is, mocht u het op papier uitprinten overzichtelijker weergegeven dan b.v. een print van het Journaal.

Boekingskaarten

Met de boekingskaarten krijgt u een traditioneel overzicht van uw boekingen, zoals u dit vroeger ook zou hebben opgeschreven. Het overzicht laat voor elke boekingsregel op een rekening, de 'tegenrekening' zien. Zo kunt u door een overzicht op te vragen van een uitgaverekening, bijvoorbeeld zien of alles wel via de crediteurenrekening is geboekt, maar ook door bijvoorbeeld een BTW rekening te selecteren, alle transacties met hun tegenrekening zien waarop een bepaald BTW tarief is toegepast.