Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo boekhouding   /  Inrichting en beheer

  Het inrichten van de balans en startsaldi


Op het moment dat u met Conscribo wilt gaan beginnen en uw organisatie bestaat al langer, dan is het belangrijk dat de saldi van alle rekeningen (de huidige staat van de administratie) kloppen met hoe de organisatie ervoor staat.

De snelste weg is om aan het begin van een nieuwe boekingsperiode over te stappen en de administratie vanaf dan bij te houden in Conscribo.

Wilt u overstappen vanaf een ander pakket, of historische gegevens meenemen, dan kan het prettig zijn om eerst deze gegevens in het pakket in te lezen. U leest daar hier meer over bij » De boekhouding exporteren en importeren met XAF

De startsaldi / startbalans / beginstand ingeven

U kunt dan de bedragen die aan het einde van de vorige boekingsperiode in de balans stonden en zijn opgeleverd, per rekening invoeren in Conscribo.

Om deze te kunnen invoeren dient u allereerst (indien niet al aanwezig) een » boekingsperiode aan te maken

Richt hierna het rekeningschema zo in, dat uw resultaat en balans overeenkomen of vergelijkbaar zijn met uw jaarverslag. Zie ook: » Rekeningen aanmaken en bewerken.

Indien een rekening actief is in de eerste boekingsperiode van uw administratie, krijgt u het volgende scherm te zien:

Een rekening wijzigen om een startbalans toe te voegen


De beginstand van een rekening kunt u invoeren bij 'Startsaldo'. Hier geeft u ook aan, aan welke kant van de balans de rekening stond op de eindbalans van het vorige boekjaar. (Activa = links/bezittingen, Passiva = rechts/schulden).

Een voorbeeld:
Stel, u had al een bankrekening, waar u op 31 december € 250,- op had staan. Op 1 januari begint u met boekhouden in Conscribo. Nu voert u in het rekeningschema bij het startsaldo van de rekening het saldo (250,00) in, en kiest u als kant 'Activa (Bezittingen)' omdat op het moment dat u een positief saldo op de bank heeft, deze aan de Activa kant op de balans verschijnt.

Nu verschijnt op de balans bij rekening '1000: Bankrekening' aan de Activakant op de begindatum van de balans een saldo van € 250,-.

Startsaldo splitsen


Als u het startsaldo verder wilt specificeren kunt u er ook voor kiezen om bij debiteuren/crediteurenrekeningen de balans op te splitsen per boeking.

Dit is nuttig op het moment dat u voor sommige rekeningen bijvoorbeeld een 'lijst met openstaande debiteuren' heeft en deze ook wil invoeren in Conscribo en daarna wilt kunnen afhandelen.

Dit kan in het rekeningschema bij alle debiteuren/crediteurenrekening. U kunt dan kiezen om de rekening op de balans 'als debiteuren/crediteuren rekening' te gebruiken.

Een startsaldo uitsplitsen


Op het moment dat u deze optie nu aangeeft (1) verschijnt naast het 'ingestelde startsaldo' een optie 'Startsaldo uitsplitsen'. Er onder komt als u deze uitsplitst de mogelijkheid om regels apart in te voeren.

Hier kunt u meerdere saldoregels invoeren, welke uiteindelijk als opgeteld geheel op de balans zullen verschijnen. Dit zijn uw opties:
  1. Bij Bedrag kunt u aangeven hoeveel u verwacht te ontvangen of uit te geven. Daarnaast kunt u aangeven of het een onderdeel is van de activa (de debiteuren) of de passiva (crediteuren).
  2. Bij 'Omschrijving' vult u per regel een omschrijving, zodat bekend is vanwaar dit bedrag nog ontvangen of betaald dient te worden.
  3. Bij referentie kunt u een herkenbare 'code' aangeven om duidelijk te hebben wat er betaald moet worden. Denk hierbij aan factuurnummers of declaratienummers.
  4. Bij relatie kunt u een relatie aangeven, zodat de debiteurenregel op relatieniveau terug te vinden is.
  5. U kunt met de knop 'Regel toevoegen' meerdere regels aan de startbalans toevoegen, zodat uw lijst compleet wordt.
  6. Mocht het zijn dat een regel teveel is, dan is het altijd mogelijk deze met het kruisje te verwijderen.


Conscribo maakt van deze bedragen boekingen naar een speciale rekening 1:Balans. U kunt deze boekingen ook inzien door in het journaal te zoeken op rekening 1:Balans. De boekregels van debiteuren/crediteuren boekingen kunt u weer gebruiken om betalingen aan te koppelen. Zie » Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)