Handleiding

  Het inrichten van de balans en startsaldi


Op het moment dat u met Conscribo wilt gaan beginnen en uw organisatie bestaat al langer, dan is het belangrijk dat de saldi van alle rekeningen (de huidige staat van de administratie) kloppen met hoe de organisatie ervoor staat.

De snelste weg is om aan het begin van een nieuwe boekingsperiode over te stappen en de administratie vanaf dan bij te houden in Conscribo.

Wilt u overstappen vanaf een ander pakket, of historische gegevens meenemen, dan is het verstandig om eerst deze gegevens in het pakket in te lezen. U leest daar hier meer over: » Boekingen importeren uit andere boekhoudpakketten met XAF

De startsaldi / startbalans / beginstand ingeven

U kunt dan de bedragen die aan het einde van de vorige boekingsperiode in de balans stonden en zijn opgeleverd, per rekening invoeren in Conscribo.

Om deze te kunnen invoeren dient u allereerst (indien niet al aanwezig) een boekingsperiode aan te maken (zie » Werken met boekingsperiodes voor meer informatie over boekingsperiodes).

Richt hierna het rekeningschema zo in, dat u alle bedragen uit de oude balans bij een balansrekening in de nieuwe administratie kwijt kunt. (Zie » Rekeningen aanmaken en bewerken

In het rekening detailscherm (Menu: Rekeningen > Rekening toevoegen of indien de rekening al bestaat: Menu: Rekeningen > Rekeningen weergeven)> klik op een rekeningnaam om het detailscherm te zien) ziet u, indien de rekening een balansrekening is en de vroegste boekingsperiode actief is het volgende scherm:

Een rekening aanmaken


De beginstand van een rekening kunt u invoeren bij 'Ingesteld startsaldo van de rekening' (1). Hier geeft u ook aan, aan welke kant van de balans de rekening stond op de opgeleverde eindbalans. (Activa = links, Passiva = rechts)

Een voorbeeld:
Stel, u had al een bankrekening, waar u op 31 december € 250,- op had staan. Op 1 januari begint u met boekhouden in Conscribo. Nu voert u in het rekening detailscherm bij het startsaldo van de rekening het saldo (250,00) in, en kiest u als kant 'Debet (Activa)' omdat op het moment dat u een positief saldo op de bank heeft, deze aan de Activa kant op de balans verschijnt.

Nu verschijnt op de balans bij rekening '120: Bankrekening' aan de Activakant op de begindatum van de balans een saldo van € 250,-.

Startsaldo splitsen


Als u het startsaldo verder wilt specificeren kunt u er ook voor kiezen om bij debiteuren/crediteurenrekeningen de balans op te splitsen per boeking.

Dit is nuttig op het moment dat u voor sommige rekeningen bijvoorbeeld een 'lijst met openstaande debiteuren' heeft en deze ook wil invoeren in Conscribo en daarna wilt kunnen afhandelen.

Dit kan door in het rekening detailscherm bij alle debiteuren/crediteurenrekening, door er allereerst er voor te kiezen dat de rekening gebruikt wordt als debiteuren/crediteuren rekening. U krijgt deze optie te zien als u 'Dit is een financiële rekening' uit heeft gevinkt (2). Bij b.v. de Inventaris ziet u:

Een startsaldo uitsplitsen


Op het moment dat u deze optie nu aanvinkt (1) verschijnt naast het 'ingestelde startsaldo' een optie 'Startsaldo uitsplitsen'. Er onder komt als u deze uitsplitst de mogelijkheid om regels apart in te voeren.

Hier kunt u meerdere saldoregels invoeren, welke uiteindelijk als opgeteld geheel op de balans zullen verschijnen.
Bij 'Omschrijving'(2) vult u per regel bijvoorbeeld in om welke debiteur het gaat, dan bij Bedrag(3) het bedrag (analoog aan voorgaand verhaal) en eventueel kunt u een referentie koppelen aan de regel (zoals een factuurnummer).
U kunt regels toevoegen door op 'Extra regel'(4) te klikken, en een regel verwijderen door op het kruisje naast de regel (5) te klikken.

Conscribo maakt onder water van deze bedragen boekingen naar een speciale rekening 1:Balans. U kunt deze boekingen ook inzien door in het journaal te zoeken op rekening 1:Balans. De boekregels van deze boekingen kunt u weer gebruiken om betalingen aan te koppelen. Zie » Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)