Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / De ledenadministratie / het relatiebeheer gebruiken

Relaties verwijderen en archiveren

Artikelen bij: De ledenadministratie / het relatiebeheer gebruiken

1	Inleiding tot het Relatiebeheer / Ledenadministratie
2	Het relatieoverzicht
3	Relaties toevoegen en bewerken
4	Relaties verwijderen en archiveren
5	Het verschil tussen relatietypes en relatiegroepen
6	Lijsten maken
7	E-mails versturen
8	Relaties en categorieën
	Documenten
	Relatiegroepen

Relaties verwijderen doet u alleen op het moment dat u deze per vergissing of als test heeft ingevoerd. In alle andere gevallen is het verstandiger relaties te archiveren.

Relaties archiveren

Op het moment dat relaties niet meer relevant zijn in uw administratie, dan kunt u deze archiveren. Doormiddel van het archiveren worden de relaties niet meer getoond in uw administratie, behalve op plekken waar ze gebruikt zijn voordat ze gearchiveerd waren zoals bijvoorbeeld in boekingen, automatische inningen, facturen enz.. Gearchiveerde relaties tellen ook niet langer mee voor de relatielimiet van uw administratie.

Relaties archiveren doet u door deze te plaatsen in een archiefgroep. Allereerst maakt u eenmalig 1 of meerdere archiefgroepen aan (zie het onderdeel » Relatiegroepen). Vervolgens kunt u relaties op twee manieren archiveren:

1: Via de details van de relatie-archiefgroep: Op het moment dat u hier relaties aan toevoegt worden deze gearchiveerd. Dit doet u door op het tabblad Leden (1) te klikken in de details van de archiefgroep en vervolgens op de knop Relaties Toevoegen (2). Dat brengt u naar een selector om relaties te kunnen toevoegen aan de groep. Meer informatie daarover kan je vinden in de handleiding: » Relaties selecteren op basis van selectie criteria.

2: Via de details van de relatie zelf: Op het moment dat u een relatie bewerkt, kunt u (als u een archiefgroep heeft aangemaakt) kiezen voor de optie "Relatie archiveren" (1).

Hergebruiken van relatienummers

Op het moment dat u relaties archiveert, zou u graag willen dat de relatienummers weer beschikbaar worden gemaakt voor toekomstige relaties. Hiervoor is de functie ‘Relatienummers wijzigen’ onder het algemeen tabblad (1) van de details van een archiefgroep. Door op de knop (2) te drukken en aan te geven hoe u de gearchiveerde relatienummers wilt aanpassen, zal het weer mogelijk zijn om relatienummers te hergebruiken.

Op deze pagina kunt u aangeven hoe de aangepaste relatienummers eruit dienen te zien. Dat kunt u invullen in het veld (1) en vervolgens na het opslaan (2) zal de relatienummers aangepast zijn en kunt u de relatienummers hergebruiken.

Data verwijderen bij het archiveren van relaties

Bij de details van een archiefgroep, vindt u het tabblad privacy (1). Hier kunt u aangeven of er gegevens verwijderd moeten worden bij het archiveren van relaties (2). Op het moment dat dit niet is aangegeven, zal het hele blok eronder niet zichtbaar zijn. Als er relaties worden gearchiveerd, zullen de gegevens in de aangegeven velden verwijderd worden uit de administratie. Om dit meteen toe te passen aan alle huidige gearchiveerde leden, kan je dat aangeven bij (3).

Op het moment dat u relaties archiveert en u heeft aangegeven dat er data verwijderd wordt, krijgt u bijvoorbeeld onderstaande waarschuwingen te zien. Hier wordt precies aangegeven welke velden er worden verwijderd als de relatie wordt gearchiveerd. Bij verschillende archiefgroepen kan je andere gegevens aangeven, zodat u per relatie kunt beslissen welke gegevens verwijderd dienen te worden.

Relaties verwijderen

Op het moment dat relaties nog niet worden gebruikt in uw boekhouding (dus in boekingen, facturen, automatische inningen e.d.) kunt u relaties verwijderen.
U kunt dit op twee manieren doen:

1: Per relatie. U gaat naar de details van de relatie en klikt op "relatie verwijderen".

2: Door het uitvoeren van een relatieimport. U kunt alle relaties van een relatietype in 1 keer verwijderen door een leeg csv bestand in Conscribo in te lezen en vervolgens voor de optie "Relaties verwijderen en vervangen" te kiezen bij het scherm "methode van importeren".

Als u wilt testen met het relatiebeheer en later zonder problemen weer terug wilt naar een oude situatie is het verstandiger om een backup van de administratie te maken en deze na de tests weer terug te zetten, of tests te doen in een apart aangemaakte demonstratieaccount (maar dat heb ik u natuurlijk niet verteld!)