Voorbeeld: Gegevens bij relaties wijzigen via Excel


In sommige gevallen is het handig om een wijziging voor een aantal relaties door te voeren in Excel in plaats van in Conscribo. Als u bijvoorbeeld een nieuw gegeven toevoegt en deze met waarden wilt vullen.

In dit voorbeeld laten we zien hoe u via Excel snel en eenvoudig gegevens bij relaties kunt wijzigen en weer terug in Conscribo bijwerkt.

We zullen in dit voorbeeld een veld 'Datum incassocontract' toevoegen en bij leden invullen. We hebben hiervoor dit veld al aangemaakt.
Het aanpassen gebeurt in een aantal stappen:

- Het relatieoverzicht met een koppelbaar relatienummer en relevante kolommen naar Excel exporteren
- Wijzigingen in Excel doen en het bestand opslaan als CSV bestand
- Het bestand in Conscribo importeren en de resultaten synchroniseren

Het exporteren

We gaan nu naar het relatieoverzicht 'Relaties' > 'Personen', en gaan vervolgens naar de Weergaveinstellingen (rechtsboven in het scherm, de knop met de schroevendraaier).

In dit scherm vinken we bij zichtbare gegevens alles uit, en het 'Relatienummer', het veld 'Relatie' en het te wijzigen veld 'Datum incassocontract' aan(1):

weergave van het overzicht wijzigen


Na het opslaan ziet het overzicht er als volgt uit:

weergave van het overzicht


Zoals u ziet is omdat we het veld 'Datum incassocontract' net hebben toegevoegd, dit veld nog leeg (1). We kunnen dit nu direct in Conscribo aanpassen (2), maar we kunnen het ook naar Excel exporteren en het daar aanpassen. Als u op de excelknop (rechtsboven) (3) klikt, opent hetzelfde overzicht in Excel.

Hier vullen we nu de datums van het incassocontract in, en slaan het bestand tijdelijk op uw computer op als CSV bestand.

De ingevulde excelsheet: (We hebben voor het voorbeeld maar een beperkt aantal datum ingevuld.)

wijzigingen aanbrengen in excel


Het importeren

Nu importeren we het bestand weer in Conscribo.

Ga in het menu 'Relaties' naar 'Relaties importeren' en selecteer het bestand van uw computer:

Importeer het bestand uit Excel


Klik op volgende en wijs (waar nog automatisch gedetecteerd) het relatienummer en het gewijzigde veld 'Datum incassocontract'(1) aan:

Importeer het bestand uit Excel


Vink hierna 'Eerste regel bevat veldnamen' aan(2) en klik op volgende.

Kies nu 'Alleen actualiseren'(1):

Importeer het bestand uit Excel


En klik op importeren.

Het relatieoverzicht bevat nu de contractdatums! :

Importeer het bestand uit Excel


U kunt dit natuurlijk ook voor meerdere velden tegelijk doen, voor een selectie van de leden, voor wijzigingen in al ingevulde velden enzovoorts!