Automatische Inning aanmaken


Bij het aanmaken stelt u eerst in hoe vaak u een bedrag wilt innen en wanneer, hoe de betalingsverplichting er uit komt te zien, en onder welke voorwaarden er bij een relatie geld moet worden geïnd. Hierna maakt Conscribo automatisch de eerste boekingsronde aan en kunt u beginnen met het bijhouden van de inning.

U maakt een inning aan door in het menu Financiën naar Automatisch innen te gaan. Hier klikt u op 'Eenmalig geld innen bij relaties' als u 1 keer wilt innen, of 'Periodiek geld innen bij relaties' op het moment dat u vaker voor hetzelfde wilt innen (bijvoorbeeld contributie of abonnementen).

Op het moment dat u op 'innen bij relaties' klikt ziet u het volgende scherm:

Inning aanmaken


Hier geeft u een naam aan de inning en klikt op 'Verder..'

Tijdstippen

Bij een periodieke inning ziet u nu het scherm Tijdstippen (Bij een eenmalige inning is dit niet van toepassing).

Op dit scherm geeft u aan wanneer er, en hoe vaak er bij een relatie wordt geïnd.

U kiest eerst voor 'Inning uitvoeren op'. Standaard staat dit op Vaste datums. Dit houdt in dat de te ontvangen inkomstboekingen per inningsronde op dezelfde datum worden geboekt. Ook de factuurdatum is deze datum. Dit is van toepassing bij b.v. contributie en andere zaken waar u steeds op 1 tijdstip een bedrag wilt boeken.

De 'Per relatie bepaalde datums' zijn bedoeld voor Abonnementen waarbij de dag waarop een relatie een abonnement heeft genomen bepalend is voor wanneer deze persoon een factuur ontvangt.

Innen op vaste datums (Contributie)


U ziet het scherm tijdstippen:
auto_inning_tijdstippen1.png


U selecteert hier 'Inning uitvoeren op "Vaste datums"' (1).

Nu kiest u de eerste datum waarop de inning wordt geboekt (2). Vanuit hier worden ook alle vervolgdatums berekend. Wilt u bijvoorbeeld een jaarlijkse contributie instellen, dan wordt er elk jaar op die dag een boeking aangemaakt.

Nu kunt u kiezen na welke datum er niet meer mag worden geïnd(3). Deze kunt u leeg laten als u doorlopend int.

Alleen innen tussen start en einddatum van een relatie

Als u te maken heeft met Contributie, dan wilt u graag alleen innen bij leden die lid zijn. Hiervoor houdt u in uw relatiebeheer een startdatum en einddatum van het lidmaatschap bij.
U vinkt nu 'Alleen innen bij relaties als de inningsdatum tussen een start en einddatum valt' aan. (4)

auto_inning_tijdstippen2.png


U geeft nu er onder aan in welke velden in het relatiebeheer de start en einddatum worden bijgehouden (1,2)
Conscribo zal nu per inningsronde een selectie maken van relaties:
- Met een startdatum lidmaatschap voor of op de datum van de inningsronde,
- En met een niet ingevulde einddatum, of een ingevulde einddatum die op of na de datum van de inningsronde ligt.

Als u wilt dat er ook relaties worden geselecteerd die na de datum van de inningsronde lid zijn geworden, dan vinkt u nu 'Ook innen bij een relatie, als startdatum van de relaties binnen een periode na een inningsdatum valt' aan.(3). U kunt hierna de periode invullen. Dit is handig als u bijvoorbeeld in de jaarlijks contributie van 2015 iedereen die het eerste kwartaal van 2015 lid is geworden, ook nog in deze inning wilt betrekken.

Interval

Verder geeft u aan om de hoeveel maanden een debiteur een bedrag dient te betalen. Als u jaarcontributie int, i dit bijvoorbeeld 12, bij maandcontributie 1. U kunt er ook voor kiezen om dit per lid te bepalen (4 in de afbeelding aan het begin). U krijgt op deze manier een inning waar verschillende intervallen door elkaar kunnen lopen. Als u dit goed inricht, is dit erg krachtig, maar we adviseren u dit alleen te doen, als u comfortabel bent met het gebruik van de inningen. In andere gevallen maakt u meerdere inningen aan.

Innen op variabele datums

Bij abonnementsdiensten, zoals bijvoorbeeld uw abonnement op Conscribo, wordt er gebruik gemaakt van innen op variabele datums.

auto_inning_tijdstippen2.png


Als u dit aangeeft dan dient u een start een gegeven op te geven voor een start en een einddatum(1,2) en geeft u een (eventueel variabel (3)) interval(4). De inning zal maandelijkse inningsrondes aanmaken, en op het moment dat bij een relatie de datum is ingevuld, automatisch in de juiste ronde een boeking voor deze relatie aanmaken. Als u bijvoorbeeld een kwartaallidmaatschap heeft, dat is begonnen op 21 april, dan wordt er een boeking aangemaakt op 21 april, 21 juli, 21 oktober en 21 januari tot de einddatum. Als er geen einddatum is ingevuld bij de relatie blijft de inning doorlopen.

De relatieselectie

Na het opgeven van de tijdstippen (of niet bij eenmalige inningen), stelt u criteria op, waaraan relaties in het relatiebeheer moeten voldoen om geselecteerd te worden in de inning. Bijvoorbeeld: 'Alleen leden', en 'met contributiesoort x of y'. De selectie opstellen gebeurt met de relatieselector. Hier leest u meer over in het onderdeel » Relaties selecteren op basis van selectie criteria.

Let op dat de criteria die u in het filter ingeeft worden gebruikt op het moment dat u tijdens het gebruiken van de inning relaties selecteert. Het is dus niet zo dat zodra u de selectiecriteria opslaat, de relaties waarbij geïnd wordt vaststaan.

Beschrijving van de boeking

Nadat u de criteria heeft ingevuld, komt u in het 'boekingscherm'. Dit ziet er zo uit:

Inning aanmaken: Beschrijving inning


In dit scherm maakt u een sjabloon voor hoe de 'te ontvangen inkomst boeking' er uit gaat zien bij elke relatie Aan de hand van de gegevens in dit formulier worden de betalingsverplichtingsboekingen later aangemaakt.

Allereerst omschrijft u wat er geïnd gaat worden (1). Deze omschrijving wordt gebruikt bij het aanmaken van de betalingsverplichtingen. Op het moment dat u met de cursor in het veld omschrijving staat kunt u Gegevensvelden invoegen. Deze worden later per relatie vervangen door de waarde bij de relatie in het relatiebeheer.. Meer informatie over het invullen van gegevensvelden vindt u hier: » Een veld waar gegevensvelden kunnen worden ingevoegd

Hierna kunt u kiezen hoe het boekstuknummer er dient uit te zien(2) (optioneel). We raden u aan dit automatisch te laten bepalen.

Hetzelfde geldt voor het veld referentie (3) (Verplicht). Indien u gebruik maakt van automatisch factuurnummering (Conscribo Advanced, Premium en Business), dan kunt u deze gebruiken (Is ook aanbevolen) . De referentie wordt gebruikt bij de betalingsverplichting, en kan later ook als factuurnummer gebruikt worden en op bijvoorbeeld de omschrijving van een incassoregel.

De referentie dient u uniek bepaalt te worden zodat Conscribo later betalingen kan koppelen aan de aangemaakte betalingsverplichtingen waarin de betaling de zelfde referentie heeft als de betalingsverplichting.

Vervolgens kiest u een 'Te gebruiken Debiteurenrekening' (4). U kunt hier ALLEEN een balansrekening selecteren waarvoor de optie 'Deze rekening als debiteuren/crediteurenrekening gebruiken' aanstaat (zie » Rekeningen aanmaken en bewerken).

Op deze rekening worden de betalingsverplichtingen afgehandeld. Meestal kunt u hier rekening 1300: Debiteuren invullen. De betalingsverplichting wordt dan geboekt tussen een winst-/verliesrekening en rekening 1300.

Het is overigens verstandig om indien u bij grote hoeveelheden relaties gaat innen, een aparte debiteurenrekening aan te maken voor de inningen (Bijvoorbeeld 1310: Debiteuren contributie). Op deze manier houdt u ook overzicht over andere te innen debiteuren!

Hierna geeft u aan welke bedragen u wilt innen en waar deze aan ten goede komen. Stel u int contributie en heeft een rekening 8100: Contributie waarop iedereen 15 euro moet betalen, dan kiest u bij ten gunste van rekening '8100: Contributie' en bij het bedrag 15 euro. Indien u met een BTW administratie werkt kunt u eventueel ook nog een BTW tarief opgeven (5).
Let op: Het opgegeven bedrag is Exclusief BTW.

Geavanceerd: Variabel bedrag


Een krachtig middel bij het innen is het gebruik van een variabel bedrag. Indien niet iedere relatie hetzelfde moet betalen, dan kunt u door 'Variabel bedrag' (6) aan te vinken bij bedrag (7) numerieke, bedragvelden en ja/nee waarden uit uw relatiebeheer gebruiken.

Als eenvoudig voorbeeld: U maakt voor uw leden een bedragveld 'Contributiebedrag' aan. Hierin vult u per relatie in hoeveel contributie de relatie moet betalen. In het veld bedrag (7) kiest u vervolgens het veld 'Contributiebedrag'. Conscribo zal bij het aanmaken van de betalingsverplichtingen nu het contributiebedrag gebruiken.

Mogelijkheden bij het gebruik van variabele bedragen

Allereerst adviseer ik u zoveel mogelijk het te innen bedrag in het relatiebeheer te berekenen, aangezien deze veel krachtigere en uitgebreidere mogelijkheden heeft voor het bepalen van bedragen (zie » Gegevens velden bewerken en aanmaken).

- U kunt in het veld bedrag rekenen! Heeft u bijvoorbeeld alleen het lidmaatschap per maand ({persoon:lidmaatschap_maand}), maar u int per jaar, dan vult u in '12 * {persoon:lidmaatschap_maand}' om het lidmaatschap van een jaar te innen.

- Op het moment dat een dynamisch veld een 'Ja/Nee' waarde bevat, dan wordt er een 1 in het bedrag ingevuld op het moment dat de waarde is aangevinkt, en 0 op het moment dat dit niet het geval is.

- Op het moment dat er uit een dynamisch berekend bedrag '0' komt, dan wordt de regel niet geïnd.

- U kunt dus selectief boeken!. Stel u heeft een contributie, en wilt 5 euro extra rekenen voor personen die per factuur betalen. U heeft een 'ja/nee' veld 'Betaling per factuur' bij uw relatie.
U kunt nu extra geld rekenen voor deze personen door een inningsregel toe te voegen met als rekening bijvoorbeeld '8110: Contributieinkomsten administratief'.
Bij bedrag vult u nu in:
{persoon:betaling_per_factuur} * 5

Conscribo boekt bij personen die per factuur betalen 1 * 5 euro, en bij personen die niet per factuur betalen 0 * 5 euro. Aangezien hier 0 euro uitkomt vervalt de boekingsregel. Natuurlijk kunt u dit zelfs in 1 boekingsregel doen door hier in te vullen: '{persoon:bedrag_lidmaatschap} + ({persoon:betaling_per_factuur} * 5)'

- U kunt 'Of een relatie lid is van een relatiegroep' ook gebruiken in de berekening. Stel u heeft een vereniging met 'juniorleden' en 'seniorleden'. Welk type lid ze zijn hangt af van in welke relatiegroep ze zitten.
U kunt nu de contributie als volgt innen:

8100: Contributie junioren, {_group_member_junioren} * 10
8200: Contributie senioren, {_group_member_senioren} * 20

Nu wordt alleen de betreffende regel geïnd op het moment dat de relatie lid is van de betreffende groep!

- U kunt negatieve bedragen innen: Indien u korting wilt geven in bepaalde gevallen, dan kunt u dit door middel van een negatief bedrag opgeven.

Zoals u ziet, zijn er hier al veel mogelijkheden om uw inningen precies zo in te richten als voor u nodig is.

Klik op Opslaan en inning bekijken.. (8) om verder te gaan.

De inning is nu gereed.