Maandagtips

De voorbereidingen voor het kerstconcert zijn in volle gang. De koorleden oefenen, de zaal wordt versierd en de kerstboom mag natuurlijk niet ontbreken. Maar hoe zorg je ervoor dat bezoekers eenvoudig hun kaartjes kunnen bestellen en betalen?

Wanneer gebruiken?

Als je als vereniging een evenement organiseert waarvoor je tickets wilt verkopen. Denk aan een kerstconcert, toneelvoorstelling, jubileumfeest of uitvoering.

Voorbeeld

Je koor organiseert een kerstconcert en ook familie, vrienden en andere belangstellenden zijn van harte welkom. Op de website kunnen bezoekers hun tickets bestellen en direct online betalen. Na afloop van hun bestelling ontvangen ze automatisch een bevestiging. Met e-tickets met QR-code kun je bij de ingang eenvoudig controleren wie er binnenkomt.

Zo hoef je niet zelf alle bestellingen en betalingen bij te houden en heb je meer tijd voor de muzikale voorbereidingen!

Hoe werkt het?

Maak in Conscribo via Communicatie > Evenementen een evenement aan en kies voor ticketverkoop. Stel je ticketsoorten, tarieven en het maximumaantal bezoekers in. Je kunt de verkooppagina op je eigen website plaatsen of via Conscribo beschikbaar maken. Ook kun je instellen wanneer de kaartverkoop opent en sluit.

Wil je bezoekers direct laten betalen en gebruikmaken van e-tickets? Dan kun je de uitgebreide functies inschakelen. Bezoekers ontvangen na hun bestelling automatisch een bevestiging en, bij gebruik van e-tickets, een ticket met QR-code.

Zo regel je de kaartverkoop vanuit Conscribo en houd je je handen vrij voor de rest van de organisatie!

Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/evenementen_met_tickets_instellen.html/

Gegevens opvragen, herinneringen sturen en controleren wie al heeft gereageerd… Het kan behoorlijk wat tijd kosten. Gelukkig kan dat ook slimmer!

Wanneer gebruiken?

Als je ledenadministratie regelmatig bijgewerkt moet worden, bijvoorbeeld bij wijzigingen in contactgegevens, gezinssamenstelling of andere belangrijke gegevens. Zeker als je dit bij veel leden tegelijk moet doen, is het een goed idee het om te kijken hoe je dat proces eenvoudiger kunt maken.

Voorbeeld

Bij Herenboeren ’t Tullse Veld zijn er zo’n 250 certificaathouders, samen goed voor ongeveer 450 monden. Dat aantal is belangrijk, want het bepaalt mede hoeveel voedsel er voor de huishoudens wordt geproduceerd.

Ieder jaar moeten de certificaathouders hun aantal monden controleren. Dat betekende vroeger mailtjes sturen, reacties bijhouden, herinneringen versturen en wijzigingen verwerken. Inmiddels kunnen leden hun gegevens zelf bekijken en aanpassen via het ledenportaal van Conscribo.

Dat scheelt een hoop werk!

Hoe werkt het?

Met Conscribo kun je zelf bepalen welke gegevens je bijhoudt en hoe je jouw ledenadministratie inricht. Via het ledenportaal kunnen leden bovendien zelf gegevens bekijken en aanpassen.

Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens, het aantal gezinsleden of andere gegevens die voor jouw vereniging belangrijk zijn.

Onze tip: kijk eens welke gegevens je ieder jaar opnieuw bij leden opvraagt. Kunnen leden die zelf bijwerken? En kun je het proces zo inrichten dat je niet steeds achter ontbrekende reacties aan hoeft?

Slim inrichten vooraf kan je een hoop werk achteraf besparen!

Meer informatie?

Benieuwd hoe de Herenboerderij dit aanpakt? We gingen op bezoek bij Bert van der Horst en spraken met hem, de voorzitter en de ledenadministrateur over de slimme inrichting van hun administratie. Lees het volledige verenigingsverhaal op onze website en ontdek hoe Conscribo bij de ’t Tullse Veld de onzichtbare motor achter de organisatie is geworden.

https://www.conscribo.nl/de-onzichtbare-motor-achter-de-administratie-van-een-herenboerderij/

O nee, de wedstrijd is verplaatst! Nu moet je er natuurlijk zo snel mogelijk voor zorgen dat iedereen op de hoogte is. Onze e-mailfunctionaliteit is vernieuwd, zodat je dit zo snel en makkelijk mogelijk kunt doen.

Wanneer gebruiken?
Als je vanuit Conscribo een e-mail wilt versturen aan je leden, bijvoorbeeld een verplaatste wedstrijd, een ALV of een andere belangrijke mededeling.

Voorbeeld
De hockeywedstrijd van zaterdag is verplaatst naar zondag. Je stuurt alle betrokken leden een e-mail met de mededeling. Wil je de mail eerst nog even bewaren om later af te maken? Sla hem op als concept en bewerkt hem wanneer je er weer tijd voor hebt.

Hoe werkt het?
De Conscribo e-mailfunctionaliteit is vernieuwd! Het scherm voor het opstellen van e-mails is compacter en opent direct op een leeg en volledig scherm. Zo kun je direct beginnen met je e-mail!

Verder kun je nu met ‘Voorbeelden’ bij het verzenden van e-mails in bulk naar relaties, precies zien naar wie de e-mail wordt verstuurd, en per relatie een e-mail voorbeeld bekijken en indien nodig makkelijk aanpassen.

Ook kun je opgeslagen concepten bewerken. En zoek je een eerder verstuurde e-mail? Klik dan rechtsboven op ‘opties’ om de laatste 5 verzonden e-mails op te halen.

Zo houd je je leden ook bij last-minute wijzigingen eenvoudig op de hoogte!

Meer informatie?
Wil je meer lezen over het versturen van e-mails? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/De_ledenadministratie___het_relatiebeheer_gebruiken/e-mails_versturen/

Binnen Conscribo kun je relatietypes en relatiegroepen aanmaken. Ze lijken misschien op elkaar, maar ze hebben allebei een eigen functie. Wat is nou het verschil? Als je weet wanneer je welke gebruikt, wordt je administratie een stuk overzichtelijker!

Wanneer gebruiken?

Een relatietype gebruik je als je verschillende soorten relaties met verschillende gegevens wilt bijhouden. Een relatiegroep gebruik je als je bepaalde relaties bij elkaar wilt zetten, bijvoorbeeld om ze in één keer te kunnen mailen.

Voorbeeld

Je organiseert als vereniging een groot evenement. In de organisatiecommissie zitten drie leden, een vrijwilliger die geen lid is én een contactpersoon van een bedrijf dat het evenement sponsort.

De leden, vrijwilliger en de zijn verschillende soorten relaties (met een eigen relatietype). Toch wil je ze allemaal dezelfde informatie over het evenement kunnen mailen.

Met verschillende relatietypes leg je per soort relatie de juiste gegevens vast. Vervolgens zet je alle commissieleden, ongeacht hun relatietype, in één relatiegroep. Zo kun je ze eenvoudig samen mailen!

Hoe werkt het?

Beide maak je aan via Instellingen > Relatiebeheer. Bij relatietypes stel je ook de bijbehorende gegevensvelden in. Bij relatiegroepen kun je relaties bij elkaar zetten en eventueel in bulk toevoegen.

Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/De_ledenadministratie___het_relatiebeheer_gebruiken/het_verschil_tussen_relatietypes_en_relatiegroepen.html

Organiseert jouw hondenvereniging een hondenshow, clubdag, wandeling, workshop of wedstrijd? Dan komt er al snel meer bij kijken dan alleen een datum prikken. Met Conscribo kun je het evenement online regelen!

Wanneer gebruiken?
Als je een evenement organiseert waarvoor leden, of ook niet-leden, zich moeten aanmelden.

Voorbeeld
Jullie hondenvereniging organiseert een workshop hondenfotografie. Leden betalen €15 en niet-leden €20. Iedereen kan zich via de link aanmelden en direct online betalen. Na inschrijving krijgt de deelnemer automatisch een bevestiging en een e-ticket. Jouw vereniging heeft intussen een overzichtelijke deelnemerslijst.

Hoe werkt het?
Maakt je evenement aan bij Communicatie -> Website -> Evenementen. Hier kun je het evenement helemaal naar wens instellen.

Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/evenementen_registratie_en_controles.html/

Lola, de hond van onze collega Bianca, zit er in ieder geval alvast klaar voor 😉🐶

Een nieuw bestuur betekent vaak dat je ineens penningmeester, secretaris of voorzitter bent. En waar begin je dan?

Wij werken samen met verschillende studentenkoepels, studentensportkoepels en universiteiten en geven daar regelmatig workshops. Bijvoorbeeld over financiën, de administratie van je vereniging en natuurlijk over het werken met Conscribo.

Wanneer gebruiken?

Als je net in een bestuur bent gestart en wel wat extra hulp of uitleg kunt gebruiken.

Voorbeeld

Je bent sinds kort penningmeester van een studentenvereniging en je wilt graag weten hoe je je financiële administratie goed aanpakt. Misschien organiseert jouw universiteit, koepel of studentensportkoepel binnenkort wel een workshop!

Hoe werkt het?

Informeer eens bij jouw koepel, universiteit of studentenorganisatie of er al workshops voor bestuurders worden georganiseerd. Misschien kun je binnenkort gewoon aansluiten.

En werkt jouw koepel of universiteit nog niet met ons samen? We staan altijd open voor nieuwe samenwerkingen! We denken graag mee over een workshop die aansluit bij de verenigingen en bestuurders binnen jullie organisatie.

Meer informatie?

Ben jij bestuurder en kun je wel wat extra kennis gebruiken? Vraag eens na wat er bij jouw universiteit of koepel wordt aangeboden of stuur ons een mailtje: support@conscribo.nl.

Een nieuw boekjaar voelt als een mooi nieuw begin en ruimt lekker op. Alles afgerond, administratie gedaan en tijd voor een nieuwe start.

Maar…. weet je zeker dat je echt klaar bent?

Onze helpdeskcollega Anne weet daar alles van. Zij zat in 2017 zelf in het bestuur van een studievereniging en was toen penningmeester. Juist als penningmeester wil je voorkomen dat je achteraf denkt: Oeps, die had ik nog moeten verwerken….

Wanneer gebruiken?

Als je aan het einde van je boekjaar staat en de administratie helemaal bijgewerkt lijkt.

Voorbeeld?

Je hebt alle inkomsten en uitgaven verwerkt en de cijfers lijken te kloppen. Je sluit je boekjaar af en tijdens de ALV wordt besloten dat een bedrag nog terugbetaald moet worden. Dan heb je een probleem…. Een afgesloten boekjaar is NIET meer te openen. Ook niet door ons 😉.

Hoe werkt het?

Controleer voordat je je boekjaar afsluit:
– of alle transacties zijn verwerkt
– of er een betalingen of terugbetalingen meer moeten worden gedaan
– of er eventuele financiële wijzigingen die besproken zijn tijdens de ALV zijn verwerkt

Pas daarna is het tijd om op ‘boekjaar afsluiten’ te klikken. Dit scheelt je een hoop gedoe!

Meer informatie?

Kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Inrichting_en_beheer/Boekingsperiodes/overgang_tussen_boekingsperioden.html/

Vorige week hebben we verteld wat je doet als je vereniging spullen van waarde aankoopt, en je dit in je inventaris administreert. Elk jaar verliezen deze bezittingen een deel van hun waarde. Dit behoor je af te schrijven op je inventaris.

Wanneer gebruiken?

Wanneer je bezittingen ieder jaar wat aan waarde verliezen.

Voorbeeld

Je hebt als vereniging twee banners toegevoegd aan je inventaris. Deze banners kostten €500,- per stuk, en de vermoedelijke gebruiksduur is 5 jaar. Ieder jaar worden de banners €100,- minder waard, dus na 5 jaar hebben deze geen monetaire waarde meer op je inventaris.

Hoe werkt het?

Vorige week heb je al gelezen hoe je de banners toevoegt aan de inventaris. Nu wil je €200,- totaal van de inventaris afschrijven; €100,- per banner. Dit doe je via de memoriaaltransacties. Hierbij gaat er €200,- van je inventaris af, en boek je deze €200,- op een uitgavenpost, zoals bijvoorbeeld ‘Promotiemateriaal’.

Meer informatie?

Lees meer over afschrijvingen boeken op je inventaris op onze handleidingpagina: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/inventaris_boekingen.html

Als je als vereniging spullen van waarde aankoopt, is dit onderdeel van je administratie. Dit moet dus ook worden geregistreerd, maar hoe?

Wanneer gebruiken?

Als je bezittingen aankoopt die een blijvende waarde hebben over meerdere jaren.

Voorbeeld

Je hebt als vereniging geïnvesteerd in twee banners die je neer kan zetten op evenementen. Deze banners kosten €500,- per stuk, en de vermoedelijke gebruiksduur is 5 jaar. Deze banners neem je mee als kapitaal op je inventaris.

Hoe werkt het?

Je hebt de banners gekocht. De rekening van €1000,- komt binnen. Deze uitgaven boek je op de inventarisrekening op de balans. Deze €1000,- is uitgegeven, maar heb je in materiaal als het ware teruggekregen. Jaarlijks wil je ook een deel van deze waarde afschrijven. Benieuwd hoe je dat doet? Dat leggen we volgende week uit!

Meer informatie?

Lees meer over het boeken van je inventaris in onze handleiding: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/inventaris_boekingen.html