Maandagtips

Een nieuw boekjaar voelt als een mooi nieuw begin en ruimt lekker op. Alles afgerond, administratie gedaan en tijd voor een nieuwe start.

Maar…. weet je zeker dat je echt klaar bent?

Onze helpdeskcollega Anne weet daar alles van. Zij zat in 2017 zelf in het bestuur van een studievereniging en was toen penningmeester. Juist als penningmeester wil je voorkomen dat je achteraf denkt: Oeps, die had ik nog moeten verwerken….

Wanneer gebruiken?

Als je aan het einde van je boekjaar staat en de administratie helemaal bijgewerkt lijkt.

Voorbeeld?

Je hebt alle inkomsten en uitgaven verwerkt en de cijfers lijken te kloppen. Je sluit je boekjaar af en tijdens de ALV wordt besloten dat een bedrag nog terugbetaald moet worden. Dan heb je een probleem…. Een afgesloten boekjaar is NIET meer te openen. Ook niet door ons 😉.

Hoe werkt het?

Controleer voordat je je boekjaar afsluit:
– of alle transacties zijn verwerkt
– of er een betalingen of terugbetalingen meer moeten worden gedaan
– of er eventuele financiële wijzigingen die besproken zijn tijdens de ALV zijn verwerkt

Pas daarna is het tijd om op ‘boekjaar afsluiten’ te klikken. Dit scheelt je een hoop gedoe!

Meer informatie?

Kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Inrichting_en_beheer/Boekingsperiodes/overgang_tussen_boekingsperioden.html/

Vorige week hebben we verteld wat je doet als je vereniging spullen van waarde aankoopt, en je dit in je inventaris administreert. Elk jaar verliezen deze bezittingen een deel van hun waarde. Dit behoor je af te schrijven op je inventaris.

Wanneer gebruiken?

Wanneer je bezittingen ieder jaar wat aan waarde verliezen.

Voorbeeld

Je hebt als vereniging twee banners toegevoegd aan je inventaris. Deze banners kostten €500,- per stuk, en de vermoedelijke gebruiksduur is 5 jaar. Ieder jaar worden de banners €100,- minder waard, dus na 5 jaar hebben deze geen monetaire waarde meer op je inventaris.

Hoe werkt het?

Vorige week heb je al gelezen hoe je de banners toevoegt aan de inventaris. Nu wil je €200,- totaal van de inventaris afschrijven; €100,- per banner. Dit doe je via de memoriaaltransacties. Hierbij gaat er €200,- van je inventaris af, en boek je deze €200,- op een uitgavenpost, zoals bijvoorbeeld ‘Promotiemateriaal’.

Meer informatie?

Lees meer over afschrijvingen boeken op je inventaris op onze handleidingpagina: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/inventaris_boekingen.html

Als je als vereniging spullen van waarde aankoopt, is dit onderdeel van je administratie. Dit moet dus ook worden geregistreerd, maar hoe?

Wanneer gebruiken?

Als je bezittingen aankoopt die een blijvende waarde hebben over meerdere jaren.

Voorbeeld

Je hebt als vereniging geïnvesteerd in twee banners die je neer kan zetten op evenementen. Deze banners kosten €500,- per stuk, en de vermoedelijke gebruiksduur is 5 jaar. Deze banners neem je mee als kapitaal op je inventaris.

Hoe werkt het?

Je hebt de banners gekocht. De rekening van €1000,- komt binnen. Deze uitgaven boek je op de inventarisrekening op de balans. Deze €1000,- is uitgegeven, maar heb je in materiaal als het ware teruggekregen. Jaarlijks wil je ook een deel van deze waarde afschrijven. Benieuwd hoe je dat doet? Dat leggen we volgende week uit!

Meer informatie?

Lees meer over het boeken van je inventaris in onze handleiding: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/inventaris_boekingen.html

📘 Begin je net als nieuwe penningmeester, of wil je om een andere reden weten hoe je vereniging ervoor staat, bijvoorbeeld voor de ALV? Print je balans en resultatenrekening!

Misschien kun je het gewoon als extra toevoegen! Zo kies je precies wat jouw vereniging nodig heeft.”

🔹Wanneer gebruiken?

Je wilt rustig doornemen hoe de vereniging waar je net penningmeester van geworden bent er financieel voor staat. Dan kan het handig zijn om de balans en restultatenrekening uit te printen.

💡Voorbeeld

Ook als je ALV eraan komt dan wil je als penningmeester de resultaten van het afgelopen jaar presenteren. Hoeveel is er binnengekomen? Waar is geld aan uitgegeven? Hoeveel staat er eigenlijk op de bank?

📌Hoe werkt het?

Ga naar ‘Boekhouden’ -> ‘Overzichten’ -> ‘Resultaat en Balans’. Selecteer hier de gewenste periode en geef aan of je de begroting ook getoond wilt hebben. Klink dan rechtsboven op de ‘opties’ knop en selecteer ‘printvriendelijk’.

📖Meer informatie?

Voor meer informatie over de balans ga naar https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/Overzichten_en_rapportages/de_balans.html/

📘 Mis je iets in je administratie?

Misschien kun je het gewoon als extra toevoegen! Zo kies je precies wat jouw vereniging nodig heeft.

🔹Wanneer gebruiken?

Als je te weinig opslagruimte hebt in je bestandsbeheer, je graag een (extra) lopende rekening met de automatische bankkoppeling wil laten verlopen, of als je extra gebruikersgroepen nodig hebt!

💡Voorbeeld

Je hebt het afgelopen jaar meer banktransacties erbij gekregen, dus je moet nu vaker mutatiebestanden ophalen bij de bank. Eigenlijk wil je veel liever dat dit automatisch gebeurt met een bankkoppeling, maar je hebt het Conscribo Lite pakket. De bankkoppeling kan Conscribo los aanbieden!

📌Hoe werkt het?

Neem contact op met ons via de Conscribo Helpdesk. We informeren je graag over de mogelijkheden en we kunnen functionaliteiten voor je aanzetten.

📖Meer informatie?

Stuur een mailtje naar support@conscribo.nl

📘Heeft jouw studie-, studentenvereniging of dispuut ook net een nieuw bestuur gekregen? Geef de nieuwe gegevens door!

🔹Wanneer gebruiken?

Om ons de meest actuele gegevens van jouw vereniging door te geven. Denk aan contactpersoon (penningmeester), adres, emailadres etc.

💡Voorbeeld

Je bestuur is net gewisseld en de nieuwe penningmeester gaat aan de slag met Conscribo. Om zicht te houden op wie welke wijziging heeft doorgevoerd, en om te zorgen dat de oude en de nieuwe penningmeester eventueel nog tegelijkertijd in Conscribo kunnen werken, maak je een nieuwe gebruiker aan voor de nieuwe penningmeester. Geef de naam van de nieuwe penningmeester en het telefoonnummer door aan ons, zodat we weten we kunnen bereiken indien nodig.

📌Hoe werkt het?

Ga naar: https://www.conscribo.nl/wijzigen-contactgegevens/ en vul het formulier in.

📖Meer informatie?

Handleiding

Onlangs is de evenementenmodule voor evenementen waarvoor je je moet inschrijven live gegaan.

Om nog beter tegemoet te komen aan de wensen van verenigingen, hebben we hier nu de ‘evenementen ticketverkoop’ aan toegevoegd.

Wanneer gebruiken?

Als jouw vereniging een evenement organiseert waar je tickets voor wilt verkopen.

Voorbeeld

Jouw dameskoor geeft over 3 maanden een concert en daar wil je tickets voor verkopen.

Er zijn tickets met verschillende prijzen voor kinderen tot 12 jaar en tickets voor volwassenen beschikbaar.

Er is plek voor maximaal 200 mensen totaal in de zaal.

Hoe werkt het?

Ga naar de evenementenmodule en selecteer bij ‘soort evenement’ dat het om een ‘evenement met ticketverkoop’ gaat.

Hierna kun je op de gebruikelijke manier je evenement configureren.

Je kunt hierbij ook verschillende ticketsoorten toevoegen en een maximumaantal bezoekers per ticketsoort opgeven.

Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/evenementen_met_tickets_instellen.html/

𝘿𝙚 𝙢𝙖𝙖𝙣𝙙𝙖𝙜𝙩𝙞𝙥: 𝙜𝙚𝙗𝙧𝙪𝙞𝙠𝙚𝙧𝙨𝙧𝙚𝙘𝙝𝙩𝙚𝙣 𝙥𝙚𝙧 𝙧𝙚𝙡𝙖𝙩𝙞𝙚𝙜𝙧𝙤𝙚𝙥

Lees meer over de nieuwe mogelijkheden voor het beheren van gebruikersrechten binnen het relatiebeheer in deze maandagtip.

Wanneer gebruiken?

Om binnen het relatiebeheer relatiegroepen aan te maken en vervolgens te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot welke relatiegroepen. Hierdoor kun je gebruikers veel gerichter toegang geven dan voorheen.

Voorbeeld

Stel dat gebruikersgroep ‘beverleiding’ alleen gegevens mag zien van de relatiegroep ‘bevers’. Deze relatiegroep valt onder het relatietype ‘lid’, maar ook relatiegroepen ‘welpen’ en ‘scouts’ vallen onder ditzelfde relatietype.

Met rechten op alleen het relatietype ‘lid’ zou de beverleiding alle leden kunnen bekijken. Door rechten toe te kennen aan alleen de relatiegroepen ‘bevers’, blijven de overige relatiegroepen afgeschermd.

Daarnaast kan ‘beverleiding’ bijvoorbeeld leesrechten hebben op het relatietype ‘leiding’. Via de bestaande veldrechten kun je vervolgens bepalen welke gegevens daarbij zichtbaar zijn.

Het resultaat: ‘everleiding’ heeft volledige toegang tot de eigen groepen en alleen beperkte leestoegang tot de gegevens die voor hun functie relevant zijn.

Hoe werkt het?

Relatiegroepen maak je aan via Instellingen > Relatiebeheer > Relatiegroepen. Vervolgens kan je dan gebruikersrechten wijzigen via Instellingen > Algemene Instellingen > Gebruikers en beveiliging. Je opent een gebruikersgroep met het vergrootglas, en onder het tabblad ‘relatiebeheer’ vind je de mogelijkheid om rechten toe te kennen op basis van relatietype, relatiegroep, of beiden.

Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/Gebruikers_en_Groepen/toegang_en_gebruikersbeheer.html

📘Vanaf nu is Conscribo ook beschikbaar in het Engels!

🔹Wanneer gebruiken?

Als jouw vereniging internationale bestuursleden, leden of vrijwilligers heeft die het Nederlands (nog) niet goed beheersen.

💡Voorbeeld

De nieuwe penningmeester van jouw studievereniging is een internationale student. Pas gemakkelijk de weergavetaal aan zodat hij Conscribo nog gemakkelijker kan gebruiken.

📌Hoe werkt het?

Ga met je muis over je naam linksbovenin. Klik op ‘je gegevens’. Kies ‘weergaveinstellingen’ en pas de weergavetaal aan naar het Engels en sla je instellingen op.

Je kunt ook de systeemtaal van Conscribo aanpassen zodat alle onderdelen die voor de gehele administratie gelden worden aangepast.

📖Meer informatie?

Voor het aanpassen van de weergavetaal: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/je_gegevens_en_weergaveinstellingen.html/

Voor het aanpassen van de systeemtaal: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/de_instellingen_pagina.html/