Maandagtips

📘Heeft jouw studie-, studentenvereniging of dispuut ook net een nieuw bestuur gekregen? Geef de nieuwe gegevens door!

🔹Wanneer gebruiken?

Om ons de meest actuele gegevens van jouw vereniging door te geven. Denk aan contactpersoon (penningmeester), adres, emailadres etc.

💡Voorbeeld

Je bestuur is net gewisseld en de nieuwe penningmeester gaat aan de slag met Conscribo. Om zicht te houden op wie welke wijziging heeft doorgevoerd, en om te zorgen dat de oude en de nieuwe penningmeester eventueel nog tegelijkertijd in Conscribo kunnen werken, maak je een nieuwe gebruiker aan voor de nieuwe penningmeester. Geef de naam van de nieuwe penningmeester en het telefoonnummer door aan ons, zodat we weten we kunnen bereiken indien nodig.

📌Hoe werkt het?

Ga naar: https://www.conscribo.nl/wijzigen-contactgegevens/ en vul het formulier in.

📖Meer informatie?

Handleiding

Onlangs is de evenementenmodule voor evenementen waarvoor je je moet inschrijven live gegaan.

Om nog beter tegemoet te komen aan de wensen van verenigingen, hebben we hier nu de ‘evenementen ticketverkoop’ aan toegevoegd.

Wanneer gebruiken?

Als jouw vereniging een evenement organiseert waar je tickets voor wilt verkopen.

Voorbeeld

Jouw dameskoor geeft over 3 maanden een concert en daar wil je tickets voor verkopen.

Er zijn tickets met verschillende prijzen voor kinderen tot 12 jaar en tickets voor volwassenen beschikbaar.

Er is plek voor maximaal 200 mensen totaal in de zaal.

Hoe werkt het?

Ga naar de evenementenmodule en selecteer bij ‘soort evenement’ dat het om een ‘evenement met ticketverkoop’ gaat.

Hierna kun je op de gebruikelijke manier je evenement configureren.

Je kunt hierbij ook verschillende ticketsoorten toevoegen en een maximumaantal bezoekers per ticketsoort opgeven.

Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/evenementen_met_tickets_instellen.html/

𝘿𝙚 𝙢𝙖𝙖𝙣𝙙𝙖𝙜𝙩𝙞𝙥: 𝙜𝙚𝙗𝙧𝙪𝙞𝙠𝙚𝙧𝙨𝙧𝙚𝙘𝙝𝙩𝙚𝙣 𝙥𝙚𝙧 𝙧𝙚𝙡𝙖𝙩𝙞𝙚𝙜𝙧𝙤𝙚𝙥

Lees meer over de nieuwe mogelijkheden voor het beheren van gebruikersrechten binnen het relatiebeheer in deze maandagtip.

Wanneer gebruiken?

Om binnen het relatiebeheer relatiegroepen aan te maken en vervolgens te bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot welke relatiegroepen. Hierdoor kun je gebruikers veel gerichter toegang geven dan voorheen.

Voorbeeld

Stel dat gebruikersgroep ‘beverleiding’ alleen gegevens mag zien van de relatiegroep ‘bevers’. Deze relatiegroep valt onder het relatietype ‘lid’, maar ook relatiegroepen ‘welpen’ en ‘scouts’ vallen onder ditzelfde relatietype.

Met rechten op alleen het relatietype ‘lid’ zou de beverleiding alle leden kunnen bekijken. Door rechten toe te kennen aan alleen de relatiegroepen ‘bevers’, blijven de overige relatiegroepen afgeschermd.

Daarnaast kan ‘beverleiding’ bijvoorbeeld leesrechten hebben op het relatietype ‘leiding’. Via de bestaande veldrechten kun je vervolgens bepalen welke gegevens daarbij zichtbaar zijn.

Het resultaat: ‘everleiding’ heeft volledige toegang tot de eigen groepen en alleen beperkte leestoegang tot de gegevens die voor hun functie relevant zijn.

Hoe werkt het?

Relatiegroepen maak je aan via Instellingen > Relatiebeheer > Relatiegroepen. Vervolgens kan je dan gebruikersrechten wijzigen via Instellingen > Algemene Instellingen > Gebruikers en beveiliging. Je opent een gebruikersgroep met het vergrootglas, en onder het tabblad ‘relatiebeheer’ vind je de mogelijkheid om rechten toe te kennen op basis van relatietype, relatiegroep, of beiden.

Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/Gebruikers_en_Groepen/toegang_en_gebruikersbeheer.html

📘Vanaf nu is Conscribo ook beschikbaar in het Engels!

🔹Wanneer gebruiken?

Als jouw vereniging internationale bestuursleden, leden of vrijwilligers heeft die het Nederlands (nog) niet goed beheersen.

💡Voorbeeld

De nieuwe penningmeester van jouw studievereniging is een internationale student. Pas gemakkelijk de weergavetaal aan zodat hij Conscribo nog gemakkelijker kan gebruiken.

📌Hoe werkt het?

Ga met je muis over je naam linksbovenin. Klik op ‘je gegevens’. Kies ‘weergaveinstellingen’ en pas de weergavetaal aan naar het Engels en sla je instellingen op.

Je kunt ook de systeemtaal van Conscribo aanpassen zodat alle onderdelen die voor de gehele administratie gelden worden aangepast.

📖Meer informatie?

Voor het aanpassen van de weergavetaal: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/je_gegevens_en_weergaveinstellingen.html/

Voor het aanpassen van de systeemtaal: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/de_instellingen_pagina.html/

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar het inrichten van je e-mailinstellingen

🔹Wanneer gebruiken?

Wanneer je e-mails wilt kunnen sturen vanuit je administratie, zoals bijvoorbeeld bij facturatie of bij het evenementen inschrijfsysteem.

💡Voorbeeld?

Je hebt al een e-mailadres met een eigen domein vanuit je domeinbeheerder, en wil deze ook gebruiken om te kunnen mailen vanuit Conscribo.

📌Hoe werkt het?

Via Instellingen > Communicatie, kun je e-mailadressen toevoegen. Indien je hiervoor een eigen domein hebt, kun je deze aangeven als verzend e-mailadres. Hierbij is het belangrijk dat ook de SPF en DNS instellingen goed worden ingesteld in de domeininstellingen bij je provider. Indien je wilt mailen vanuit een @ [domeinnaam].conscribo.nl mailadres, kan je dit ook instellen door een mailadres aan te maken wat ook kan ontvangen in Conscribo.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/uw_adminstratie_instellen_om_e-mail_te_kunnen_versturen.html

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar het inrichten van de verzamelinkomsten.

🔹Wanneer gebruiken?

Herhalende verzamelinkomsten gebruik je bij terugkerende inningen, zoals jaarlijkse contributie, of maandelijkse abonnementsgelden.

💡Voorbeeld?

Je wil ieder jaar op 1 september het bedrag open zetten dat je leden moeten betalen als contributiebedrag. Je gaat naar Transacties > Verzameltransacties > Herhalende verzamelinkomsten en maakt een nieuwe aan met als boekdatum 1 september, en maakt vervolgens een incasso aan voor 14 september.

📌Hoe werkt het?

Je geeft in de verzamelinkomsten aan wat de boekdatum moet zijn en het interval waarin de verzamelinkomsten rondes aan moeten maken. Vervolgens geef je aan welke relaties geselecteerd moeten worden voor de betalingsverplichting. Dan geef je aan wat de omschrijving is van de transactie, en wat de (variabele) prijs moet zijn. Als je de instellingen opslaat, maak je vervolgens met drie knoppen je betalingsverplichtingen en facturen of incasso’s aan.

📖Meer informatie?

https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/inningen__Lidmaatschappen___Contributie___Inschrijvingen_/inningen_aanmaken.html of voor meer verschillende opties voor de opbouw: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/Inningen__Lidmaatschappen___Contributie___Inschrijvingen_/Voorbeelden

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar het inrichten van je rekeningschema.

🔹Wanneer gebruiken?
Bij het starten van je financiële administratie in Conscribo heb je een rekeningschema nodig. Dit betreft de grootboekrekeningen die je gebruikt om je inkomsten en uitgaven op te boeken. Als je dit goed inricht, hoef je hier later (hopelijk) niet meer veel aan te veranderen.

💡Voorbeeld?
Een voorbeeld rekeningschema is het standaard 4000/8000 schema. Dit schema heeft rekeningen met de rekeningnummers 4000 (en subrekeningen als bijvoorbeeld 4100, 4200, 4210, etc.) voor kostenrekeningen en 8000 (en subrekeningen) voor inkomstenrekeningen.

📌Hoe werkt het?
Via de inrichtingswizard of via Instellingen > Financiële instellingen > Rekeningschema kan je je bestaande rekeningschema aanpassen, rekeningen verwijderen (indien deze niet zijn gebruikt), of nieuwe rekeningen toevoegen. Onderaan de pagina kan je ook nieuwe balansrekeningen toevoegen.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Inrichting_en_beheer/Het_rekeningschema/beginnen_met_conscribo__posten_aanmaken

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar verbindingen in de ledenadministratie.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je twee relatietypes hebt die je met elkaar wilt verbinden, en over deze verbindingen gegevens wilt uitwisselen.

💡Voorbeeld
Je verhuurt als muziekvereniging instrumenten aan je leden. Je hebt dan ook het relatietype leden en instrumenten. Met een verbinding kan je bijhouden welk lid, welk instrument huurt.

Of, als tuinvereniging wil je bijhouden welke leden welke tuinen beheren. Dan heb je het relatietype leden en tuinen, en kan je bijvoorbeeld ook berekenen hoeveel tuinen er aan een lid verbonden zijn. Ook medetuinders kan je verbinden aan een hoofdtuinder met behulp van een verbinding binnen hetzelfde relatietype.

📌Hoe werkt het?
Je kan een relatietype aanmaken met een verbinding al ingebouwd. Voor zowel muziekinstrumenten als tuinen is dit al een mogelijkheid. Ga hiervoor naar Instellingen > Relatiebeheer > Relatietypes en maak een nieuw relatietype aan met een verbinding. Indien je een verbinding wilt aanmaken tussen al bestaande relatietypes, open je het bestaande relatietype en klik je op het tabblad verbindingen. Hier kan je dan de verbinding aanmaken.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/verbindingen_tussen_relaties_maken/

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar de ledenadministratie.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je je ledenadministratie graag goed wilt inrichten is het allerbelangrijkste om goed na te denken wat je wilt gaan bijhouden.

Hoe meer gegevens je bijhoudt, hoe ingewikkelder je administratie wordt. Dus houdt alleen gegevens bij waar je ook echt wat mee wilt doen.

💡Voorbeeld
Je wilt graag de leeftijd van je leden bijhouden t.b.v. de verjaardag. Hier hoef je geen apart veld voor aan te maken, want Conscribo kan ook doorrekenen.

Een veld op basis van je veld voor de geboortedatum is dus voldoende om de leeftijd van je leden bij te kunnen houden.

📌Hoe werkt het?
Ga naar Instellingen > Relatiebeheer > Gegevensvelden bij … Hier zie je de al bestaande gegevensvelden. Je kan extra gegevensvelden aanmaken, of gegevensvelden die je niet nodig hebt verwijderen.

Ons motto? Houd het zo simpel mogelijk!

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/Gegevens_velden_toevoegen_en_bewerken/gegevens_velden_bewerken_en_aanmaken.html

Wil je op de hoogte blijven van de technische ontwikkelingen binnen Conscribo en de maandagtips zonder social media te hoeven bekijken?
Check onze website!

Wanneer gebruiken?
Als je benieuwd bent naar wat wij allemaal voor en achter de schermen doen aan ontwikkeling en tips wilt ontvangen over het gebruik van Conscribo of algemene tips voor verenigingen.

Voorbeeld
Evenementenmodule? Gebruik uniek e-mailadres in ledenportaal? Aanpassing in controle IP adres?
Bekijk de technische ontwikkelingen voor alle info!

De penningmeesterchecklist? Gegevens aanpassen? Gebruikers aanmaken? Boekhoudtips?
Bekijk de maandagtips!

Hoe werkt het?
Ga naar onze website en lees!

Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/category/technische-ontwikkelingen/
https://www.conscribo.nl/category/maandagtip/