Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / De ledenadministratie / het relatiebeheer gebruiken

E-mails versturen

Artikelen bij: De ledenadministratie / het relatiebeheer gebruiken

1	Inleiding tot het Relatiebeheer / Ledenadministratie
2	Het relatieoverzicht
3	Relaties toevoegen en bewerken
4	Relaties verwijderen en archiveren
5	Het verschil tussen relatietypes en relatiegroepen
6	Lijsten maken
7	E-mails versturen
8	Relaties en categorieën
	Documenten
	Relatiegroepen

In Conscribo is het mogelijk om e-mails te versturen. Om e-mails te mogen versturen, dien je gebruik te maken van het » Conscribo pakket. Zonder dit pakket is de e-mailfunctie niet beschikbaar

Voordat e-mails verzonden kunnen worden, dient jullie e-mailadres geconfigureerd worden in Conscribo om te mogen e-mailen. Zie daarvoor de handleiding: » Je adminstratie instellen om e-mail te kunnen versturen.

Om een mail te kunnen versturen naar je leden, ga je in het menu naar Communicatie > Inbox ....

Met het drukken op de knop E-mail opstellen kan je de e-mails opstellen.

E-mail sturen naar leden

Hieronder een voorbeeld van een e-mail die naar een lid van de organisatie gestuurd kan worden

Hier kan het verzend e-mailadres geselecteerd worden. Deze is ingesteld bij de instellingen, zoals eerder in deze handleiding aangegeven.
Hier maak je de relatieselectie voor de leden die je wilt selecteren. Nu is een losse selectie aangemaakt, maar alle selecties die je wilt kunnen hier gemaakt worden.
Kies hier in welk veld het e-mailadres van de ontvanger staat.
Het onderwerp en het bericht zal voor zichzelf spreken. Een specifiek iets van Conscribo is het Gegevensveld invoegen, de knop helemaal rechts. Daarmee kunnen verwijzingen naar de ledenadministratie gemaakt worden, om de e-mails helemaal persoonlijk te maken. Zo kun je automatisch de voornaam van elk lid in de aanhef zetten.
Indien gewenst is om een bijlage toe te voegen aan een e-mail, kan deze hier geselecteerd worden.
Omdat naar Conscribo relaties wordt verstuurd en deze mail persoonlijk kan zijn per relatie, wil je graag van tevoren weten hoe een e-mail eruit komt te zien. Wat deze knop verder doet, leggen we hieronder wat uitgebreider uit.
Met de knop E-mail versturen worden alle e-mails direct verstuurd op de datum en tijd aangegeven.
Mocht je nog niet klaar zijn met de mail of later nog terug willen kijken, kan je dit als concept opslaan en later vanuit de concepten map opnieuw openen.

Voorbeelden van de e-mails bekijken

Met behulp van de voorbeelden knop, kan je voor alle relaties alvast inzien hoe de mail eruit komt te zien. Met het vergrootglas (1) aan het begin van de regel kan je per relatie de mail inzien en dat komt er als volgt uit te zien (2):

Deze voorbeelden werken ook bij de andere locaties waar je e-mails kunt verzenden. Denk daarbij aan facturatie, vooraankondigingen van incasso en documenten.

E-mail sturen naar iemand buiten het ledenbestand

Het komt een keer voor dat een mail gestuurd moet worden naar iemand anders, buiten het relatiebestand van Conscribo. En als deze niet aan het relatiebestand toegevoegd moet worden, kan ervoor gekozen worden deze te sturen naar een extern e-mailadres.

De werkwijze verder is vergelijkbaar met hoe het werkt richting de Conscribo relaties. Waar je rekening mee dient te houden is dat deze mail niet wordt uitgesplitst over alle e-mailadressen die zijn geselecteerd en dat je geen verwijzing kan maken naar het relatiebeheer. Verder werkt dit hetzelfde.