Wat begon als een passie voor bewegen en gezondheid, groeide uit tot een bloeiende vitaliteitsstudio met inmiddels zo’n 150 leden. Met lessen als Zumba, Pilates en speciale programma’s voor verschillende doelgroepen, draait alles om energie, plezier en persoonlijke aandacht.
Maar achter die energieke lessen zat lange tijd een minder soepel proces: de administratie.
We spraken met Joyce van Lieshout, oprichtster en vitaliteitscoach, over hoe zij de stap maakte van Excel naar een compleet systeem met Conscribo, en wat dat haar heeft opgeleverd.
Van passie naar praktijk (en administratie)
De studio begon klein. Eerst als freelancer, later met een eigen locatie en een groeiend aanbod aan lessen. Inmiddels zijn er naast Joyce ook twee freelancers actief die lessen verzorgen.
Met 150 leden en verschillende abonnementsvormen, van strippenkaarten tot vaste lessen, werd de administratie al snel complexer.
“Ik ben goed met cijfers en Excel, maar op een gegeven moment werd het gewoon te veel en te omslachtig.”
Naast lessen worden er ook evenementen georganiseerd, online trainingen gegeven via Zoom en is er een ledenapp in gebruik. Al die onderdelen moesten ergens samenkomen, en dat bleek een uitdaging.
De zoektocht naar één overzicht
Voorheen werkte de administratie grotendeels in Excel. Daarnaast waren er losse tools voor:
- ledenbeheer
- automatische incasso’s
- evenementen en ticketverkoop
- lesregistratie
Die versnippering zorgde voor onduidelijkheid.
“Alles zat overal en nergens. Je moest steeds schakelen tussen systemen, en dat kostte gewoon veel tijd.”
De kosten begonnen ook op te lopen. Sommige oplossingen werden duurder naarmate het aantal leden groeide, zonder dat ze echt aansloten op de behoefte.
Het werd tijd voor iets anders.
De keuze voor Conscribo: (bijna) alles onder één dak
Bij de keuze voor een nieuw systeem stond één vraag centraal: Wat is écht belangrijk voor mijn onderneming?
Samen werd gekeken naar de kern: ledenbeheer, boekhouding, overzicht en flexibiliteit.
“Ik ben gewoon gaan testen. Demoaccount aangemaakt, leden toegevoegd, webformulieren gebouwd. Gewoon doen en kijken hoe het werkt.”
Na een eerste lichte chaos met demogegevens en testboekingen werd het serieus aangepakt. Met hulp van een boekhouder werd Conscribo goed ingericht.
Grip op de boekhouding (zonder ingewikkeld gedoe)
Waar de grootste winst zit? In de boekhouding.
Met Conscribo worden nu alle inkomsten en uitgaven op één plek verwerkt. Denk aan:
- contributies en incasso’s
- losse betalingen
- zaalhuur (achteraf geboekt met aangepaste resultaatdatum)
- inkoopfacturen
“Het boekhouden is echt zoveel makkelijker geworden. Alles zit op één plek en klopt gewoon.”
Ook complexere boekingen, zoals memoriaaltransacties of het werken met verschillende btw-tarieven (bijvoorbeeld voor kinderlessen), zijn goed te verwerken.
“Je moet er even inkomen, maar dat ligt meer aan boekhouden zelf dan aan het systeem.”
Slim omgaan met verschillende inkomstenstromen
De studio werkt met verschillende vormen van inkomsten:
- abonnementen (bijvoorbeeld 1 les per week)
- strippenkaarten
- losse tickets voor evenementen
Daarnaast is er een aparte spaar- of bankrekeningstructuur voor bepaalde geldstromen.
Door alles goed in te richten binnen Conscribo, ontstaat er overzicht in zowel de balans als het resultaat.
“Het fijne is dat je alles netjes kunt terugzien. Dat geeft rust.”
Evenementen en groeiambities
Naast reguliere lessen organiseert de studio ook evenementen. Daarvoor wordt nu nog gebruikgemaakt van een externe ticketoplossing, vanwege de uitgebreide statistieken en visuele mogelijkheden.
Toch ziet de eigenaar kansen:
“Als ik straks het aanmelden en betalen in één systeem kan doen, zou dat echt ideaal zijn.”
De evenementenmodule binnen Conscribo wordt daarom met interesse gevolgd, zeker met functies zoals:
- online betalingen
- QR-codes
- wachtlijsten
Persoonlijke ondersteuning maakt het verschil
Wat deze ondernemer misschien nog wel het meest waardeert, is de ondersteuning.
“De medewerkers zijn altijd aardig en nemen echt de tijd. Soms kijken ze mee via TeamViewer, dat is super fijn.”
Voor iemand zonder boekhoudachtergrond maakt dat een groot verschil.
“Voor hen is het logisch, voor mij soms niet. Maar ze helpen je er goed doorheen.”
Tips voor andere ondernemers en verenigingen
- Begin met een demo en test het zelf
- Denk goed na over wat je écht nodig hebt
- Haal er eventueel een boekhouder bij voor de inrichting
- Houd het in het begin simpel
Toekomst: alles op één plek
De ambitie is duidelijk: nog meer integratie en overzicht.
Met name op het gebied van:
- aan- en afmelden voor lessen
- koppeling met leden en betalingen
- verdere automatisering
“Als dat straks allemaal samenkomt, heb ik echt alles wat ik nodig heb.”
Tot slot: “Ja, doen!”
Twijfel je als vereniging of ondernemer om over te stappen naar een online administratie, dan is het antwoord van Joyce duidelijk:
“Ja! Doen! Het geeft zoveel meer overzicht en rust. Je kunt weer focussen op waar het echt om draait.”
En in dit geval is dat niet de administratie, maar mensen in beweging krijgen!
