Een studentenvereniging besturen is één ding. Maar wat als je als organisatie verantwoordelijk bent voor het ondersteunen van maar liefst 120 studentenverenigingen? Dan gaat het niet alleen over je eigen ledenadministratie en boekhouding. Je bent ook vraagbaak, belangenbehartiger, kennisplatform en verbindende schakel tussen allerlei verenigingen.
Dat is precies de rol van VIDIUS; Voor Iedereen Die In Utrecht Studeert. Als combinatie van koepelvereniging en belangenorganisatie zet VIDIUS zich in voor het studentenleven in Utrecht. We spraken met Stefan, voorheen penningmeester en aftredend secretaris van VIDIUS, over de organisatie, het werken met Conscribo en de uitdagingen waar studentenverenigingen vandaag de dag mee te maken hebben.
Van rechtshulp tot een vraagbaak voor verenigingen
VIDIUS is er in de eerste plaats voor de aangesloten verenigingen. Inmiddels zijn dat er zo’n 120. De organisatie probeert het studentenleven in Utrecht op zoveel mogelijk manieren te ondersteunen.
Dat kan heel praktisch zijn. Verenigingen kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van gratis rechtshulp, een kennisbank en een marktplaats waarop verenigingen spullen aan elkaar kunnen verhuren. Maar VIDIUS houdt zich ook bezig met grotere vraagstukken.
Hoe pak je het aan als je als vereniging een vertrouwenspersoon wilt aannemen? Wat doe je als je iets wilt veranderen aan je openingstijden? Bij wie moet je zijn als er iets speelt rondom openbaar vervoer? En hoe krijg je als vereniging een bepaald onderwerp op de agenda bij de gemeente of de universiteit?
“Als we het antwoord zelf niet weten, weten we meestal wel wie het antwoord wél weet.”
Juist dat netwerk is volgens Stefan een van de grote waarden van de organisatie. VIDIUS brengt verenigingen met elkaar in contact, maar heeft ook contact met bijvoorbeeld de gemeente, de universiteit en politieke partijen.
Een bijzondere combinatie: belangenbehartiger én koepel
Er zijn in Nederland verschillende koepelorganisaties en belangenorganisaties. Maar de combinatie van die twee is volgens Stefan vrij bijzonder.
Aan de ene kant vertegenwoordigt VIDIUS de belangen van studenten en studentenverenigingen. Aan de andere kant is de organisatie er heel concreet voor de aangesloten verenigingen en probeert VIDIUS het studentenleven op langere termijn te versterken.
Dat betekent dat goed contact met politieke partijen en andere belangrijke partijen in de stad essentieel is.
“Als er ergens over studenten wordt gesproken, worden we inmiddels vaak uitgenodigd. Maar dat kan nog beter. We willen onze lobby verder versterken.”
Al sinds 2014 werken met Conscribo
VIDIUS werkt inmiddels al sinds de oprichting in juli 2014 met Conscribo. Conscribo wordt gebruikt voor zowel de ledenadministratie als de boekhouding. Daarbij gaat het niet alleen om individuele leden, maar ook om de aangesloten lidverenigingen.
Dat maakt de administratie behoorlijk veelzijdig.
De huidige bestuurswissel vormt daar een mooi voorbeeld van. Stefan was eerst penningmeester en werd later secretaris. Inmiddels draagt hij het zijn bestuursfunctie weer over. En juist bij zo’n wisseling is het prettig als niet alles opnieuw hoeft te worden uitgevonden. Een goed ingericht systeem helpt daarbij. Veel staat bij een bestuurswissel al klaar. De nieuwe bestuurder hoeft dus niet helemaal opnieuw te beginnen, maar kan voortbouwen op de bestaande inrichting.
Dat is misschien wel een van de minder zichtbare voordelen van online verenigingssoftware: de kennis van een vereniging zit niet alleen in de hoofden van individuele bestuurders, maar ook in de administratie zelf.
Overzicht zonder eindeloos rekenwerk
Voor de penningmeester zit een belangrijke meerwaarde in het financiële overzicht.
“Er zit normaal gesproken heel veel rekeningwerk in het maken van een financieel overzicht.”
Met Conscribo kunnen overzichten eenvoudig worden gemaakt en geëxporteerd. Dat is niet alleen handig voor de penningmeester. Ook de secretaris gebruikt de exportmogelijkheden regelmatig.
Flexibel genoeg voor een organisatie met een eigen werkwijze
Een van de voordelen die VIDIUS ervaart, is de flexibiliteit van Conscribo.
“Het geeft je de kans om van alles te automatiseren en is flexibel genoeg om het in te richten zoals je zelf wilt.”
Dat is juist voor een koepelorganisatie belangrijk. Niet iedere vereniging werkt hetzelfde en ook de eigen administratie van VIDIUS kent verschillende soorten relaties en processen.
De mogelijkheden om het systeem naar de eigen werkwijze in te richten zorgen ervoor dat het niet nodig is om de organisatie volledig aan te passen aan de software.
Een nieuwe samenwerking: verenigingen helpen om verder te komen
Onlangs werd VIDIUS ook samenwerkingspartner van Conscribo. Voor VIDIUS was dat eigenlijk een logische stap.
De organisatie wil verenigingen ondersteunen en vindt het daarom mooi om aangesloten verenigingen een korting op Conscribo te kunnen bieden. Daarmee wordt het voor verenigingen aantrekkelijker om lid te worden én te blijven.
Maar het gaat verder dan alleen een korting. VIDIUS wil voorkomen dat verenigingen onnodig veel tijd kwijt zijn aan administratieve systemen die niet goed bij hen passen.
“Verenigingen hoeven niet met Excel te blijven werken. Het gaat erom dat ze een goed systeem hebben waarmee ze hun administratie kunnen regelen.”
Daarnaast biedt de samenwerking mogelijkheden om kennis te delen, bijvoorbeeld via een workshop.
De toekomst van studentenverenigingen
De uitdagingen voor studentenverenigingen veranderen. Landelijk ziet VIDIUS dat de interesse in het besturen van studentenorganisaties afneemt. Tegelijkertijd zijn er vanuit universiteiten nog steeds subsidies en andere vormen van ondersteuning.
Sommige verenigingen hebben moeite om nieuwe bestuursleden te vinden. In de zomer kan het gebeuren dat er nog naar opvolging wordt gezocht. Soms wordt zelfs gesproken over een fusie. En dat raakt meer dan alleen de administratie.
Veel studentenverenigingen hebben een eigen cultuur en geschiedenis. Sommige bestaan al tientallen jaren. Als een vereniging opgaat in een andere organisatie, kan een deel van die eigen identiteit verloren gaan.
Daarom wil VIDIUS de plekken waar verenigingen elkaar kunnen ontmoeten en ervaringen kunnen uitwisselen verder versterken.
Na ruim twaalf jaar gebruik zou je verwachten dat alle mogelijkheden inmiddels wel bekend zijn. Toch ontdekte VIDIUS onlangs nog een functie die ze eerder nauwelijks gebruikten: de mogelijkheden rondom e-mail.
Voor nieuwe bestuursleden heeft Stefan eigenlijk één belangrijke tip:
“Je weet niet hoeveel je niet weet, maar de kennis is er.”
Zijn advies is dan ook om vooral rond te vragen. Binnen je eigen vereniging, bij andere verenigingen en bij nieuwe contacten die je onderweg opdoet.
Dat netwerk is volgens hem misschien wel een van de mooiste dingen aan bestuurswerk. Een vraagstuk dat voor jouw vereniging compleet nieuw is, heeft een andere vereniging misschien al eens meegemaakt. En dan is er vaak meer hulp beschikbaar dan je denkt.
Trots op weten wie kan helpen
Als we vragen waar hij zelf het meest trots op is, noemt Stefan niet een bepaald project of een financiële prestatie. Hij is vooral trots op het netwerk dat hij heeft opgebouwd.
Weten wie waarbij kan helpen. Weten welke persoon je mee moet nemen naar een overleg. Weten wie ervaring heeft met een bepaald probleem.
Dat is precies waar VIDIUS voor staat: verenigingen niet alles zelf laten uitzoeken, maar kennis en mensen met elkaar verbinden.
De komende jaren wil VIDIUS die rol verder uitbouwen. De missie, visie en het meerjarenplan vormen daarbij de basis. De organisatie wil de belangenbehartiging verder versterken en ervoor zorgen dat studentenverenigingen ook in de toekomst een sterke stem houden.
Tegelijkertijd blijft de praktische ondersteuning belangrijk. Want achter ieder beleidsvraagstuk zitten uiteindelijk verenigingen die hun activiteiten willen organiseren, vrijwilligers zoeken, leden willen behouden en hun administratie op orde moeten hebben.
De samenwerking met Conscribo sluit daar mooi op aan.
Voor Stefan is het belangrijkste advies aan nieuwe bestuurders misschien dan ook eenvoudig:
“Vraag rond, gebruik de kennis die er is en geniet ervan!”
En voor verenigingen die twijfelen over het digitaliseren van hun administratie heeft hij een even duidelijk advies:
“Gewoon doen. Een goed systeem geeft je de mogelijkheid om veel te automatiseren én om de administratie flexibel in te richten op de manier die bij jouw vereniging past.”
