Architectura et Amicitia (AetA) is geen gewone vereniging. Het is een Genootschap waarbij de liefde voor de architectuur hen als vrienden bindt. Sinds de oprichting in 1855 combineert de club dan ook twee pijlers die je niet vaak samen ziet: architectuur én vriendschap.
De vereniging heeft een serieuze impact op de architectuur in Nederland. Bekende namen als oud voorzitter Berlage maar ook Dudok en Hertzberger waren ooit actief betrokken leden. De ‘club’ is actief en bruist van de activiteiten: zo publiceert het alweer tachtig jaar het eigen magazine Forum, organiseert het vele binnenlandse alsook buitenlandse studiereizen voor haar leden: van Azië tot Zuid-Amerika. Hierbij worden dan plaatselijke architecten in het, dikwijls overvolle, programma betrokken.
Momenteel telt de vereniging ruim 300 leden. De gemiddelde leeftijd van de leden is bovengemiddeld, al is de aanwas van de jongere leden groeiende. In het afgelopen jaar kwamen er ruim dertig leden bij. Het zeven kopppige bestuur bestaat uit een mooie mix van jonge, getalenteerde vrouwen en door de wol geverfde, ervaren mannen.
We spreken Remko Veenstra, de penningmeester van deze bijzondere vereniging, in een prachtig vrijstaand huis in Hilversum. Het pand, een rijksmonument, is precies honderd jaar geleden ontworpen door Dudok.
Hij vertelt over de rijke geschiedenis van AetA, de (inter)nationale activiteiten van het Genootschap. Maar ook over de administratie; een ergerniswekkend zorgenkind van het bestuur. Althans, dat was het.
Excel
Jarenlang werkte Architectura et Amicitia met een omvangrijk Excel-bestand. Van elk lid werden vele gegevens bijgehouden. Zo kende het bestand wel 45 kolommen per lid. Ongemerkt waren in de loop van de jaren fouten in het bestand geslopen. En het kostte de bestuursleden die er mee werkten erg veel tijd.
“Met 300 tot 400 leden gaat zo’n Excel op een gegeven moment niet meer. Verschuivingen, foutjes, spookleden … je houdt het niet tegen.”
In het oude ‘systeem’ ontbrak het overzicht. Dit werkt nog eens versterkt doordat meerdere bestuursleden in verschillende versies werken. Niet is zo frustrerend als tijd verspillen aan een onbetrouwbaar en onduidelijk systeem. Je ziet nauwelijks waar het fout gaat en hebt nooit het gevoel dat alles klopt. Daarnaast is het onhandig om zo’n Excel bestand te delen. Ook een heldere structuur van toegangsrechten ontbreekt.
De financiële administratie liep via een klein extern kantoor. Toen de eigenaar aankondigde te gaan stoppen, moest er iets gebeuren. De overstap naar een modern online systeem werd noodzakelijk.
Hoe AetA Conscribo inzet in het dagelijks bestuur
Sinds de overstap op Conscribo werkt de vereniging met online ledenbeheer, facturatie, webformulieren en het ledenportaal. Zo verwerkt de secretaris nieuwe leden via een door het aspirant lid ingevuld webformulier, beheert de penningmeester de contributie en facturen en verzorgt het PR bestuurslid de nieuwsbrief. Allemaal erg eenvoudig.
Via het ledenportaal kunnen leden zelf gegevens wijzigen of aanvullen, bijvoorbeeld voor activiteiten. Tijdens een recente excursie met 35 deelnemers is het ledenportaal daarop met succes getest.
“Mensen konden zelf voedselallergieën, noodcontacten en verzekeringsinformatie invullen. Alles netjes op één plek. Dat werkte fantastisch.”
Remko realiseerde zich niet eerder het belang van vrij indeelbare velden voor de ledenadministratie. Hij kwam daar achter toen hij Conscribo ging gebruiken. Het kunnen uitbreiden en aanpassen van velden bleek een groot voordeel. Waar je bij een ander ledenadministratiepakket moet werken met de standaard voor gedefinieerde velden die niet uitbreidbaar zijn, is die vrijheid in het Conscribo pakket er wel.
“We gebruikten bij Excel al bijna 45 kolommen. In Conscribo kun je tot wel 100 velden maken. Dat is goud waard voor ons.”
Financiële administratie: fluitje van een cent
Vorig jaar is de vereniging in het tweede kwartaal overgestapt. Hierbij is de keuze gemaakt dat de externe financiële administratie tot en met eind van dat jaar nog de officiële boekhouding bleef. Op Conscribo werd tegelijk een schaduwboekhouding bijgehouden. Inmiddels is sinds begin dit jaar de financiële administratie volledig in eigen beheer van de vereniging.
De controle ligt bij de financiële commissie (in veel verenigingen de kascontrolecommissie geheten). Anders dan voorheen kunnen zij, met leesrechten in Conscribo, dit in principe het hele jaar door doen. Zij kunnen alle stukken rechtstreeks inzien. Het opmaken van de jaarrekening blijft in handen van de accountant.
“De financiële administratie was verrassend eenvoudig. Importeren ging goed, en de opbouw klopte meteen. Echt een verademing.”
Alles op orde
Vanaf het eerste moment had het bestuur het gevoel dat ze controle kregen over hun administratie.
“We zijn vanaf het begin enthousiast over Conscribo en we zijn nooit teleurgesteld.”
Bij het importeren ontdekte Remko dat er van verschillende leden geen geboortedatum bekend was. Ook weer zo’n nadeel van werken met Excel. Deze leden hebben bij het importeren een fictieve geboortedatum gekregen zodat hij of de secretaris weet dat daar nog naar gekeken moet worden.
Hoewel het samenwerken met Conscribo binnen het bestuur nog in ontwikkeling is, ontstaan er al goede routines. Het bestuur heeft wel een wens voor een gezamenlijke ‘to-do’ lijst. Een to-do lijst is momenteel alleen nog privé beschikbaar in Conscribo. Eén lijst zichtbaar voor het hele bestuur zou handig zijn!
Overal en altijd werken
Meerdere bestuursleden kunnen overal inloggen en tegelijkertijd in het systeem werken, zonder versie- of rechtenproblemen, 24 uur per dag, 7 dagen per week!
Minder afhankelijk van externen
De administratie is nu volledig in eigen beheer, is toekomstbestendig en goedkoper. AetA maakt ook veel gebruik van de mogelijkheden voor de contributiestructuur. Zo zijn leden boven de 80 jaar vrijgesteld van de verplichte contributie. Dat is eenvoudig te organiseren.
Lessen voor andere verenigingen die willen digitaliseren
De penningmeester is helder:
“Je moet het gewoon dóen. En onderschat niet hoe fijn het is dat je deledenadministratie volledig kunt uitbreiden naar je eigen wensen.”
En verder:
Kies een systeem dat je kunt aanpassen aan je vereniging. Niet andersom.
Maak velden op maat. Van ereleden tot introducees en verzekeringsinfo.
Een goede importfase voorkomt veel opstartproblemen!
Tot slot
De overstap naar Conscribo was voor AetA niet alleen technisch, maar ook organisatorisch een opluchting. Vooral de ondersteuning wordt enorm gewaardeerd.
“De klantenservice is super. Er zijn altijd meerdere manieren om iets te doen, en als ik mail, krijg ik snel en goed antwoord.”
Ook de handige bonnetjesapp is inmiddels geïntegreerd in de vereniging. Soms moet even uitgelegd worden dat ‘rekeningnummer’ eigenlijk het grootboekrekeningnummer is en dat die ook leeg gelaten mag worden. Dit is nog niet altijd duidelijk.
Transparantie en vertrouwen
Met de nieuwe leesrechten voor de financiële commissie en een goed ingerichte administratie is Genootschap Architectura et Amicitia klaar voor de toekomst.
“Er is niets te verbergen, iedereen mag meekijken. Dat geeft vertrouwen én rust.”
