Op een zonnige zaterdag in september rijden wij (Anne en Bianca) richting Herenboerderij ’t Tullse Veld in de provincie Utrecht. Op het erf is al volop bedrijvigheid. Dat past goed bij een organisatie waarin alles draait om samen doen. Samen investeren, samen werken op de boerderij en samen genieten van wat er wordt verbouwd.
Maar achter al dat gezamenlijke werk zit ook een administratie die behoorlijk complex kan zijn.
Dat ontdekken we wanneer we met Bert van der Horst in gesprek gaan. Hij is één van de vijf ICT’ers binnen de organisatie en houdt zich onder andere bezig met de inrichting van de administratie. Officieel is hij misschien crediteurenadministrateur, maar zelf noemt hij zich vooral een verenigingsman en ICT-nerd in hart en nieren.
Bert vindt het vooral leuk om te ontdekken wat software allemaal kan en daar vervolgens de handigste toepassingen voor te bedenken. Bij de Herenboerderij krijgt hij daarvoor alle ruimte. Een Herenboerderij is namelijk geen gewone vereniging en ook de administratie werkt net even anders.
Samen boeren, samen organiseren
Een Herenboerderij is een coöperatie van huishoudens die samen eigenaar zijn van een kleinschalige boerderij. De deelnemers investeren gezamenlijk in de boerderij en werken samen aan een duurzame manier van voedsel produceren. De 2 boeren verbouwen de gewassen en verzorgen de dieren, terwijl de deelnemers samen verantwoordelijk zijn voor de organisatie eromheen.
Bij de Herenboerderij zijn inmiddels zo’n 250 certificaathouders, goed voor ongeveer 450 monden. En juist die monden zijn belangrijk.
Het aantal monden bepaalt namelijk mede hoeveel voedsel er voor de huishoudens wordt geproduceerd. Daarmee is het niet zomaar een stukje informatie in de ledenadministratie, maar een gegeven dat onderdeel is van de manier waarop de hele Herenboerderij georganiseerd is.
En dus moet je dat goed bijhouden. Daar komt Bert om de hoek kijken.
Van geïnteresseerde naar certificaathouder
Wie zich voor de Herenboerderij interesseert, begint niet direct als certificaathouder. De reis begint bijvoorbeeld met een interesseformulier. Vanuit daar kan iemand worden uitgenodigd voor een rondleiding, vervolgens aspirantlid worden en uiteindelijk certificaathouder.
Ook wanneer iemand weer stopt, blijft die geschiedenis relevant. De einddatum wordt geregistreerd en de persoon wordt oud-lid. Die hele levensloop van een lid, van eerste interesse tot certificaathouder en uiteindelijk oud-lid, ligt binnen de ledenadministratie overzichtelijk vast.
“Het mooie is dat je in Conscribo je eigen model kunt maken en precies kunt inrichten zoals het voor jouw organisatie logisch is’, vertelt Bert. ‘Je kunt bijvoorbeeld de verschillende gegevens die je nodig hebt overzichtelijk bij elkaar zetten. Daardoor hoef je niet steeds op zoek naar informatie en wordt het voor de gebruiker heel intuïtief.”
En juist die vrijheid om zelf te bepalen hoe je de administratie inricht, blijkt voor de Herenboerderij belangrijk.
Eén van die bijzondere gegevens: het aantal monden
Een mooi voorbeeld daarvan is het jaarlijkse moment waarop certificaathouders hun aantal monden controleren.
Voor de Herenboerderij is dat een belangrijk gegeven, maar voor de administratie betekent het ook ieder jaar opnieuw een flinke hoeveelheid werk. Daarom zijn er speciale velden toegevoegd aan de ledenadministratie. Via het ledenportaal kunnen certificaathouders deze gegevens zelf bekijken en aanpassen.
In oktober wordt iedereen gevraagd om het aantal monden te controleren. Verandert er niets? Dan blijft de bestaande situatie gewoon staan. In december moet alles definitief zijn.
Dat klinkt eenvoudig, maar wie ooit met een grote groep leden heeft gewerkt, weet hoeveel werk er achter zo’n ogenschijnlijk simpel proces kan zitten.
Mailtjes sturen. Reacties bijhouden. Controleren wie iets heeft aangepast. Nog een keer vragen. En uiteindelijk alle wijzigingen handmatig verwerken.
Dat is bij de Herenboerderij inmiddels grotendeels verleden tijd.
De leden kunnen zelf hun gegevens aanpassen en de administratie doet zoveel mogelijk van het voorbereidende werk automatisch. Precies dát is waar Bert enthousiast van wordt.:
“In sommige systemen moet je voortdurend zoeken naar de informatie die je nodig hebt. In Conscribo kun je zelf bepalen welke gegevens belangrijk zijn en hoe je die presenteert.”
Het resultaat is een administratie die niet alleen informatie opslaat, maar ook daadwerkelijk helpt bij de processen van de Herenboerderij.
Het plezier in databases begon al vroeg
Dat Bert daar zoveel plezier aan beleeft, is misschien ook niet zo verrassend. Zijn liefde voor databases begon namelijk al toen hij jong was.
Zijn vader haalde computers in huis en Bert ging ermee aan de slag. Hij vond het interessant om zelf velden te maken en informatie op een logische manier vast te leggen.
Zijn moeder werkte als kraamverzorgster en hield allerlei gegevens bij in een dik boek. Bert digitaliseerde die gegevens later. Naam, gewicht, volgorde van het kind: alles kreeg een eigen veld.
“Dat gevoel heb ik bij Conscribo nog steeds”, glimlacht hij. “Je kunt zelf bedenken welke informatie je nodig hebt en hoe je die wilt vastleggen.”
Want precies dat is wat hij nu ook bij de Herenboerderij doet: kijken naar de manier waarop de organisatie werkt en vervolgens bedenken hoe je de administratie daar zo goed mogelijk op kunt laten aansluiten.
De administratie hoeft niet in een vooraf bedacht stramien te passen. Je kunt het systeem juist aanpassen aan de manier waarop jouw organisatie werkt.
Voor een Herenboerderij, met haar eigen processen en bijzondere manier van werken, is dat een groot voordeel.
Van ledenadministratie naar complete administratie
Op dit moment wordt Conscribo bij de Herenboerderij vooral gebruikt voor de ledenadministratie. Maar Bert kijkt inmiddels alweer een stap verder.
Vanaf 1 januari wil de Herenboerderij ook de volledige boekhouding in Conscribo gaan voeren. De crediteuren- en debiteurenadministratie staat er inmiddels in en ook incasso’s worden al verwerkt.
In het laatste kwartaal wordt parallel gedraaid. De oude en nieuwe werkwijze lopen dan naast elkaar, zodat alles goed kan worden gecontroleerd voordat de volledige overstap wordt gemaakt.
Daarmee ontstaat uiteindelijk één centrale administratie waarin zowel de leden als de financiële gegevens samenkomen.
Voor een organisatie met verschillende geldstromen en een bijzondere ledenstructuur is dat een belangrijke volgende stap.
En eigenlijk past het ook precies bij de manier waarop Bert naar de administratie kijkt: niet als losse onderdelen, maar als één geheel waarin processen met elkaar verbonden zijn.
Eerst nadenken, dan pas inrichten
Die manier van kijken is volgens Bert misschien wel het belangrijkste advies dat hij andere verenigingen kan meegeven.
Niet: begin zo snel mogelijk met digitaliseren.
Maar wel: denk eerst goed na over hoe jouw vereniging werkt.
Welke informatie heb je nodig? Welke processen komen steeds terug? Welke gegevens moeten bestuursleden of leden zelf kunnen aanpassen? En wat kun je automatiseren?
De Herenboerderij heeft bijvoorbeeld een eigen inrichting gemaakt voor certificaathouders, monden en de verschillende fases in het lidmaatschap. De ledenadministratie is daarmee verweven met verschillende processen binnen de Herenboerderij.
Als je eerst goed in kaart brengt hoe die processen lopen, kun je de administratie daar vervolgens op inrichten.
‘Conscribo is eigenlijk de onzichtbare motor.’
En misschien is dat wel precies wat je wilt van een administratiesysteem. Dat het op de achtergrond zoveel mogelijk regelt, zonder dat je er iedere dag bij stil hoeft te staan.
Minder najagen, meer overzicht
Dat merkt ook Hans Cuppens, de ledenadministrateur binnen de Herenboerderij.
Hij is vooral enthousiast over het gemak en de duidelijkheid die het systeem oplevert.
‘Het is een intuïtief systeem. Het gaat geweldig en het is gewoon goede software. Het is erg handig dat je nergens aan hoeft te denken.’
Een mooi voorbeeld vindt hij het werken met leden die tijdelijk stoppen.
‘Het is handig om leden die tijdelijk stoppen duidelijk te kunnen aangeven met het ja/nee-veld bij actief. Je houdt daarmee goed overzicht.’
Het klinkt misschien als een klein detail, maar juist dit soort eenvoudige keuzes maken volgens Bert een groot verschil in het dagelijks gebruik. Hoe overzichtelijker de administratie is ingericht, hoe minder je later hoeft te zoeken, controleren of corrigeren.
En dat is uiteindelijk waar het om draait: minder achter informatie aan, minder losse lijstjes en minder handmatig werk. Meer overzicht en meer tijd voor de dingen waar een vereniging daadwerkelijk om draait.
Een parel als je hem goed weet in te richten
Terwijl we terugkijken op alles wat er achter de schermen gebeurt, wordt duidelijk dat de administratie van de Herenboerderij veel meer is dan een lijst met leden.
Het is een systeem waarin de hele relatie met een certificaathouder kan worden gevolgd: van eerste interesse tot certificaathouder, van aantal monden tot deelname en uiteindelijk eventueel het einde van het lidmaatschap.
En straks komt daar ook de volledige boekhouding bij.
De ledenadministrateur is vooral blij met het gemak en de duidelijkheid die het systeem oplevert. Bert wordt juist enthousiast van de mogelijkheden om het steeds verder in te richten en met andere processen te verbinden.
Misschien vat één van zijn laatste opmerkingen het hele verhaal daarom wel het beste samen:
‘Je krijgt heel veel voor wat je betaalt, Conscribo is eigenlijk spotgoedkoop. Als je het goed weet in te richten, heb je echt een parel te pakken. En als je het daarna ook nog kunt linken met de boekhouding: top.’
Een zonnige zaterdag op de Herenboerderij eindigt daarmee met een conclusie die eigenlijk heel eenvoudig is: goede administratie hoeft niet op de voorgrond te staan om van grote waarde te zijn.
Soms is de beste administratie juist de administratie waar je zo min mogelijk aan hoeft te denken.
