Handleiding

  Een begroting opstellen


Een organisatie wordt meestal gevraagd om een begroting voor een boekingsperiode/boekjaar op te stellen. Een begroting bevat een schatting van welke kosten en welke inkomsten er zullen gaan plaatsvinden.

De begroting bepaalt wat het 'financiële beleid' is in een boekingsperiode, en kan goed of afgekeurd worden door belanghebbenden zoals leden van de Algemene vergadering in een vereniging, aandeelhouders in een B.V. enzovoorts.

Eigenlijk is een begroting een voorspelling van hoe de resultatenrekening er zal uitzien aan het einde van de boekingsperiode. Het bevat dus een schatting van alle winst-/verliesrekeningen.

Een voorbeeld:

Elk jaar organiseert een vereniging een excursie naar een chocoladefabriek. Om mee te gaan met de excursie moeten mensen entree betalen waarvan de busreis en dergelijke worden betaald. Aan het begin van het boekjaar van de vereniging wordt een budget vastgesteld voor dit uitje. Stel dat er wordt verwacht dat er 100 euro aan inkomsten zijn, en de kosten 300 euro zullen zijn, dan wordt er '200 euro verlies begroot' voor de excursie. de verwachting is dat er 200 euro verlies wordt geleden.

Samen met alle andere begrootte kosten en inkomsten vormen de bedragen de begroting. Deze begroting wordt gepresenteerd in het beleidsplan van de vereniging welke wordt voorgelegd aan de belanghebbenden. Als deze de begroting goedkeuren, dan mag dat bedrag ook echt aan de excursie worden uitgegeven. Mocht het zo zijn dat er aan het eind van de boekingsperiode een groot verschil is tussen het begrote bedrag, en het werkelijke resultaat, dan wordt dit verklaard in het » jaarverslag

Vaak kan de schatting van kosten en opbrengsten worden afgeleid aan eerdere keren dat deze kosten zijn gemaakt door te kijken naar eerdere resultaatrekeningen, natuurlijk in combinatie met een flinke dosis inzicht en strategie over wat er allemaal uit zal worden gegeven en binnenkomt.

Als het de eerste keer is dat een rekening voorkomt omdat iets nog niet eerder gedaan is, is het goed om eerst wat uitzoekwerk te doen naar kosten/inkomsten. Pas wel op, een begroting is een schatting, en het is meestal niet het einde van de wereld als er iets vanaf wordt geweken.

Net als de resultatenrekening worden bij een begroting alle verwachte winsten en verliezen bij elkaar opgeteld. Het bedrag wat uit de optelling komt is het verwachte winst/verlies dat gaat worden geleden.
Het is daarom erg raadzaam om goed op dit bedrag te letten en te kijken of het in combinatie met het huidige eigen vermogen een realistische begroting is.

Wie maakt de begroting?


Wat vooral in het geval van een vereniging zeker niet mag vergeten worden te vertellen is, dat hoewel de penningmeester/boekhouder vaak verantwoordelijk wordt gesteld voor het maken van een begroting, het de taak is van alle bestuurders om deze op te stellen. De penningmeester is enkel verantwoordelijk voor het juist administreren van inkomsten en uitgaven. Natuurlijk is het vaak wel zo dat de penningmeester vaak het beste zicht heeft op al deze inkomsten/uitgaven en hij/zij daarom wel om advies wordt gevraagd.

Hoe u een begroting in Conscribo invoert vindt u in het onderdeel » Een begroting invoeren