Handleiding

  Het beleidsplan


Een hulpmiddel om duidelijk te maken hoe en wat er allemaal in het komende jaar gaat gebeuren is door het schrijven van een beleidsplan. Het financiële gedeelte is daarin erg belangrijk. Dit gedeelte geeft buiten wat er financieel aan winsten en verliezen verwacht worden ook weer, hoe er met de administratie zal worden omgegaan. Uiteraard is dit altijd een schatting. Het is niet erg als hiervan wordt afgeweken, als dit maar gemotiveerd wordt.

De begroting

Allereerst staat er in het beleidsplan een begroting. Deze begroting geeft weer waaraan welke uitgaven zullen worden gedaan en wat de verwachtte opbrengsten zullen zijn. Het doel van de begroting is dat iedereen inzicht krijgt in wat er financieel staat te gebeuren dit jaar, en zodanig dat iedereen hier ook een mening over kan vormen. Een meer gedetailleerde uitleg over de begroting vindt u in het onderdeel » Een begroting invoeren

In de begroting zelf wordt zichtbaar hoeveel er zal worden uitgegeven en er binnenkomt. Daarbij hoort echter een deel wat vooral bij de controle van de financiën later in het jaar erg belangrijk is: de motivatie wat er met dat geld zal gebeuren. In de meeste gevallen zal dit erg triviaal zijn en dus wellicht overbodig om op te schrijven. Het is onnodig om te zeggen dat je voor de activiteit bowlen geld gaat uitgeven voor het huren van een baan. Sterker nog, door erg specifiek bij die zaken te zijn limiteert de organisatie zich.

"Algemene" rekeningen

Op het moment dat je het echter gaat hebben over de begroting in rekeningen als: Bestuurskosten, administratieve kosten, representatiekosten, afschrijving en over diverse kosten dan wordt het anders.
Zorg ervoor dat er bekend is waarvoor deze rekening precies dienen. Op het moment dat er koffie bij een vergadering wordt gehaald, valt dit dan onder bestuurskosten, diverse kosten of nog iets anders? Printen voor ledenbrieven : Administratieve kosten? representatiekosten? Door dit soort zaken duidelijk te krijgen en te vermelden, bespaar je je als penningmeester de onduidelijkheid bij declaraties, en als bestuur en kascontrolecommissie is er een handvat om te zien of de uitgaven terecht en goed geboekt zijn.

Het vergaren van informatie

Het opstellen van het financiële deel in het beleidsplan wordt meestal aan de penningmeester overgelaten. Hierbij geldt: De penningmeester is verantwoordelijk voor het juist administreren van inkomsten en uitgaven. Het hele bestuur dient het over de cijfers eens te zijn. Natuurlijk is het vaak het handigst als de penningmeester een voorstel maakt, maar bespreek dit voorstel uitgebreid met de overige bestuursleden.

Het belangrijkste hulpmiddel bij het opstellen van een beleidsplan is het beleidsplan en het jaarverslag van de jaren ervoor. Veel van de kosten in inkomsten die in het jaar zullen worden gemaakt zijn vaak ook al in eerdere jaren gemaakt. In het geval van een vereniging zijn er vaak commissies die een en ander gaan uitgeven en binnenbrengen. Ga ook met hun om de tafel om te bespreken wat er allemaal verwacht wordt uit te geven.