Handleiding

  Kascontrole


Doel van de controle

Het doel van de kascontrole is het controleren van het financieel verslag en naar aanleiding van de controle advies aan de algemene vergadering uit te brengen over het wel of niet goedkeuren van dit verslag. De commissie heeft dus een adviserende rol waarin het advies gehoord dient te worden, maar niet bindend is.

Het financieel verslag bestaat uit de balans, de resultatenrekening (ook wel genoemd: exploitatierekening of, staat van baten en lasten) en de toelichting daarbij.
Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek schrijft in artikel 48 voor dat deze controle jaarlijks moet geschieden door “een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken”. De statuten van verenigingen (en van veel stichtingen en soortgelijke organisaties) bevatten meestal ook een dergelijke bepaling. De bepaling in de statuten mag niet in strijd zijn met artikel 48 (dus de staten mogen bijv. wel een aantal van drie kascommissieleden voorschrijven, maar niet één lid). Buiten deze wet is het verstandig om bij het kiezen van de commissie, er rekening mee te houden dat de leden in de commissie zo neutraal mogelijk zijn, zodat ze geen belang hebben bij eventuele fouten in de financiën.

De kascontrole is dus primair gericht op het financieel verslag en niet op de boekhouding. Om te kunnen controleren of het financieel verslag correct is, moeten natuurlijk ook onderdelen van de boekhouding worden gecontroleerd. Die controle van de boekhouding is echter geen doel, maar een middel.

Frequentie van de controle

Het is verplicht de controle door de commissie over het jaarverslag te laten plaatsvinden. Elk jaar dient deze dus te gebeuren (eindcontrole). In verenigingen waar veel financiële handelingen verricht worden of waar vaak van penningmeester wordt gewisseld is het verstandig de controle vaker plaats te laten vinden (tussencontrole). Dit scheelt werk in de eindcontrole (je hoeft immers niet alle boekingen na te kijken), helpt beginnende penningmeesters weten of ze op de goede weg zijn, en alle penningmeesters om de administratie tijdig op orde te hebben.
Alhoewel een onverwachte controle wellicht een beter beeld op de gang van zaken schetst, is het binnen een vereniging verstandig met de penningmeester een afspraak voor controle te maken, waarbij op de afgesproken datum de penningmeester belooft, de administratie volledig bijgewerkt en controleerbaar te hebben. Dit scheelt tijd en ingewikkelde situaties.

Fouten in het financieel verslag

Om een kascontrole goed uit te voeren, moet elk afzonderlijk onderdeel van het financieel verslag worden beoordeeld op juistheid en volledigheid. Eventuele fouten van enige omvang, zowel onopzettelijke als opzettelijke fouten behoren bij zo’n controle aan het licht te komen. Een kascommissie zal niet alle kleine fouten en foutjes hoeven te ontdekken; het gaat er uiteindelijk ook om dat het financieel verslag een correct “beeld” van het financiële reilen en zeilen geeft. Daarvoor is het niet nodig dat alles precies tot op de laatste eurocent klopt.

Bij opzettelijke fouten is sprake van fraude; voorbeelden van fraude ofwel van creatief boekhouden vindt u hieronder.
Van onopzettelijke fouten kan sprake zijn als de penningmeester bijvoorbeeld niet goed op de hoogte is van de belastingwetgeving. Als een vereniging bijvoorbeeld belastingplichtig is voor de omzetbelasting en de vereniging heeft geen aangifte gedaan, is er een schuld aan de belastingdienst die niet in de balans is opgenomen en derhalve is de balans niet correct.

Werkwijze

Alhoewel er geen verplichting is tot een bepaalde werkwijze, is het verstandig om de volgende punten in ieder geval in de eindcontrole aan bod te laten komen:
  • Beginbalanscontrole
    In het jaarverslag staat een beginbalans vermeld. Komt deze overeen met de eindbalans van het vorige jaarverslag en met de balans in de administratie?

  • Eindbalanscontrole
    Komen de saldi in de eindbalans in het jaarverslag overeen met wat er aanwezig was in de kassen en op de bankrekening? Dus was het saldo op de 31-12-2020 echt €67.003,10? zat er toen echt €561,20 in de kas? Klopt de inventarislijst? en de debiteurenlijst?

  • Administratiecontrole
    Dit kunt u steekproefsgewijs doen, maar als het de eerste controle is, of als u fouten tegenkomt in de steekproeven is het beter om hier tijd voor uit te trekken en dit van voor naar achter door te nemen:

    Uitgaven: Is er van elke uitgave een factuur/bon? Is deze uitgave geboekt op de juiste rekening (Kijk hiervoor naar wat er ter motivatie van de rekening in het beleidsplan is vermeld). Kloppen de bedragen? Is alles op de bon ook echt voor het doel bestemd? (Staat er op een supermarktbon voor inkopen voor schoonmaakspullen geen drank / snoep / andere potentiële privé aankopen)
    Inkomsten: Hebben er echt zo weinig/veel mensen aan deze activiteit deelgenomen? Heeft deze debiteur pas na 8 maanden betaald? Waarom betaalt Kees zonder reden maar de helft van de contributie?
    Balansboekingen: Hoe lang zat er tussen het geld uit de kas halen en het storten op de bank? Waarom is er pas afgeroomd toen er al €4.500,00 euro in de kas zat die in het onbewaakte clubhuis staat?

    Het structureel doorlopen van deze boekingen doet u door middel van een uitdraai maken van de administratie. In Conscribo gebeurt dit bijvoorbeeld met de » Visuele export / Printbare rapportages. Hier kijkt u OF naar de boekingen op de balansrekeningen OF naar de winst-/verliesrekeningen en naar de boekingen die van balans naar balansrekening gingen. Per boeking beoordeeld u bovenstaande punten. Gebruikt u geen boekhoudpakket, maar een andere vorm (b.v. excel), dan is het verstandig dit aan de hand van bankafschriften te controleren, om te voorkomen dat er gesjoemeld is met optellingen en weergaves.

  • Andere controles
    Er zijn ook andere controles die verstandig zijn om uit te voeren zoals al eerder vermeld het controleren of de aangifte omzetbelasting is ingediend en beschikbaar is in de administratie. Is er een debiteuren, crediteuren en inventarislijst aanwezig in het jaarverslag en kloppen deze? Zijn er bijvoorbeeld echt nog 60 wijnflessen aanwezig? klopt de optelling van de bedragen op de debiteurenlijst. Hoe lang staan de crediteuren en debiteurenbedragen open?

  • Consistentiecontrole
    Als laatste is het verstandig om te controleren of de optellingen in het jaarverslag kloppen. Het komt maar al te vaak voor dat op de vergadering een lid met de melding komt: Volgens mij is bedrag x + y niet z! Tel indien u de resultatenrekening en balans niet direct uit Conscribo haalt, of hier later nog wijzigingen in maakt de bedragen even na, om hier van behoedt te blijven. Verder is het tijdens de controle ook belangrijk om de consistentie tussen de resultatenrekening en balans te controleren. Een regel in ELKE administratie is dat het totaalresultaat in de resultatenrekening exact gelijk is aan het verschil tussen het Eigen vermogen aan het begin en einde van het jaar. Op het moment dat op de beginbalans het Eigen vermogen bijvoorbeeld €244.045,32 is en de resultatenrekening meldt een totale winst in het jaar van €2.340,23 dan moet het eigen vermogen op de eindbalans precies €246.385,55 bedragen.


Checklists

Een goede kascommissie zal zich altijd vóór de eigenlijke controle adequaat voorbereiden door enig “huiswerk” te doen. Het analyseren van het financieel verslag is daarvan een belangrijk onderdeel.
Verder is het belangrijk dat de kascommissie gebruik maakt van checklists voor de controle. Zelfs ervaren accountants maken bij al hun controles gebruik van checklists, dus zeker voor vrijwilligers in kascommissies is een degelijke controle met checklists erg handig.
In het boek 'De Kascommissiegids' staan praktische checklists opgenomen. Bezitters van deze gids kunnen de checklists ook downloaden en waar nodig helemaal pasklaar maken voor de eigen vereniging.

Met dank aan onder andere drs. Maarten den Ouden RA., auteur van het volledige naslagwerk: "De Kascommissiegids" www.kascommissiegids.nl.

Voorbeelden van “creatief boekhouden” (fraude)

Als u wilt vaststellen dat het financieel verslag correct is, is het handig om enigszins op de hoogte te zijn van de mogelijkheden van “creatief boekhouden”. Daarom hieronder een aantal gebruikte tactieken:
  • Uitgaven worden naar andere rekeningen geboekt: Op het moment dat er in een begroting maar een bepaald bedrag is gereserveerd voor een bepaald doel en men dreigt over dit bedrag heen te gaan, wordt vaak geprobeerd bepaalde uitgaven onder andere rekeningen te schuiven. Een voorbeeld, de kosten van een activiteit waarbij vervoer benodigd is, vallen een stuk hoger uit dan aanvankelijk geschat. Om dit niet merkbaar te maken, worden de kosten van dit vervoer op een algemene rekening 'vervoerskosten' geboekt.

  • Er wordt geld geleend. Op het moment dat er meerdere personen bij de financiën van de vereniging kunnen, komt het nog wel eens voor dat er geld uit de kas geleend wordt en bijvoorbeeld daarna op de bankrekening wordt gestort. In de boekhouding wordt dit dan als afromen omschreven. Er gaat geld uit de kas en dit komt er weer bij op de bank. Maar in de tijd daartussen wordt het geld “geleend” en gebruikt voor andere doeleinden. Een manier om te zien of dit gebeurt, is door bij afroomacties de manier van storten te controleren, op het moment dat het 'geleende' geld weer terug in dezelfde kas wordt gedaan is de enige methode om te controleren, het onverwacht uitvoeren van kastellingen.

  • Iets wat niet bewust hoeft te gebeuren maar wat wel vaak voorkomt is het kopen van producten op kosten van de vereniging. Op het moment dat er bijvoorbeeld bij een supermarkt wordt ingekocht, kan het voorkomen dat de bon producten bevat die niet voor kosten van de vereniging zouden mogen komen. Iemand doet bijvoorbeeld inkopen voor een verenigingsweekend en wil graag de commissie bedanken door ze allemaal een fles wijn te geven. Het is nu moeilijk om te zien of deze uitgaven valide of niet valide zijn. Bij twijfel is het goed om navraag te doen of een inventaris bij te houden.

  • Het achterhouden van inkomsten. Omdat in een vereniging vaak alleen controle wordt uitgevoerd over de uitgaven (dat is niet goed want de kascommissie hoort óók de ontvangsten te controleren!) wordt dit vaak pas na lange tijd ontdekt. Als voorbeeld gebruiken we een activiteit: barbecueën, waar wel geld voor betaald moet worden maar waar inschrijven niet verplicht is. Op het moment dat er geen controle is of iedere deelnemer betaald heeft en of al het geld in de kas terecht komt, kan het voorkomen dat er verlies wordt geleden. Ook dit is erg moeilijk te controleren. In sommige gevallen kan controle worden uitgeoefend door inschrijving verplicht maken. Op deze manier kunt u controleren of er minimaal het aantal personen dat zich heeft ingeschreven hebben betaald. Een andere methode is ervoor zorgen dat er altijd twee personen bij de financiële handelingen zijn. Vaak is dit natuurlijk erg omslachtig en is het goed om de penningmeester op zijn eerlijkheid te vertrouwen.

Bij een kascontrole is het goed om de te controleren administratie op papier beschikbaar te hebben. Op deze manier kunnen er aantekeningen/opmerkingen op de administratie worden gemaakt en kan later gecontroleerd worden of wijzigingen doorgevoerd zijn. In Conscribo kan de administratie op een voor de kascontrolecommissie overzichtelijke manier worden geëxporteerd. Lees hier meer over in het hoofdstuk » Visuele export / Printbare rapportages

Het is vaak erg nuttig een kascontrole uit te voeren als een nieuwe boekhouder een paar maanden bezig is. Door dit al vroeg te doen wordt er duidelijk gemaakt wat belangrijk gevonden wordt en hoe met bepaalde situaties moet worden omgegaan.