Handleiding

  Rekeningen


In elke boekhouding worden boekingen gegroepeerd. Zoals ook in de » introductie vermeld worden transacties die bij elkaar horen gegroepeerd. Een groep wordt een 'rekening' genoemd.

Een gangbare boekhouding heeft twee soorten rekeningen.

  • Een winst-/verliesrekening: Hierin wordt opgeschreven wat voor kosten en inkomsten er zijn. Een voorbeeld van een winst-/verliesrekening is bijvoorbeeld een rekening 'verjaardag'. waarin wordt bijgehouden wat er op de verjaardag van iemand allemaal is binnengekomen en uitgegeven. De optelling van de bedragen bij de rekening 'verjaardag' geeft dan weer of verjaardag 'winst' of 'verlies' heeft gemaakt.
    Een winst-/verliesrekening wordt ook wel een 'resultatenrekening' genoemd. Dit is omdat een winst-/verliesrekening als enige type rekening op de » resultatenrekening voorkomt.

  • Een balansrekening: Hierin wordt opgeschreven hoe verschuivingen van geld plaatsvinden die geen resultaat zijn. Bijvoorbeeld pinnen bij de bank. Het geld komt van de bank, en gaat in een portemonnee. De bank en portemonnee zijn balansrekeningen.


Hoe kunt u nu onthouden wat het verschil is tussen een balans en een winst/verliesrekening? Een winst/verliesrekening heeft altijd een 'reset' moment. Hoe goed of slecht het jaar ook is verlopen, een nieuw jaar is altijd een frisse start. Een balansrekening is een overzicht van al je bezittingen en deze worden niet 'gereset' aan het eind van een jaar. Je begint namelijk altijd met bezit, zoals een bankrekening.

Een rekening wordt doorgaans gerepresenteerd door een nummer en een naam. U kunt beide willekeurig kiezen, maar voor rekeningnummers is het gebruikelijk dat veelgebruikte balansrekeningen een nummer beginnend met een 1 krijgen (b.v. 1023), winst-/verliesrekening een nummer beginnend met een 4 [uitgaven] of 8 [inkomsten] en tijdelijke/overige rekeningen beginnend met een 9.

Er is zelfs een afspraak over hoe rekeningen horen te worden genummerd. De indeling is als volgt:

Rekeningnummer begint met eenWaarvoorType rekening
0...Lange activa/passiva (de inventaris, gebouwen, apparatuur) Balansrekeningen
1...Korte activa/passiva (de bank, de kas, crediteuren, debiteuren) Balansrekeningen
2...Kruisrekeningen: zie hoofdstuk » kruisrekeningen Kruisrekeningen
3...Voorraad (printerpapier, koffie of verkoopwaar) Balansrekeningen
4...Kosten: Activiteiten, relatiekosten, diversen Winst-/verliesrekening
5...,6...,7...Salarissen, prijsberekeningen Winst-/verliesrekening
8...Inkomsten (sponsoring, rente, verkoop) Winst-/verliesrekening
9...Tijdelijke rekeningen Balansrekeningen


Of u, u aan bovenstaande regels houdt mag u zelf weten (De Conscribo boekhouding verplicht u niet dit aan te houden). Wat in ieder geval belangrijk is, is dat het rekeningnummer per rekening uniek is.

Hoofdrekeningen en subrekeningen
Vaak is de groepering van transacties in rekeningen niet voldoende. Als u bijvoorbeeld vaak per jaar activiteiten organiseert, is het handig om te zien wat de kosten/opbrengsten van alle activiteiten bij elkaar zijn, maar ook wat de kosten per activiteit zijn.

Doorgaans wordt er dan een hiërarchische verdeling gemaakt met hoofdrekeningen en subrekeningen. Als er bijvoorbeeld kosten/inkomsten zijn gemaakt in een subrekening, dan worden deze in de » resultatenrekening ook bij de hoofdrekeningen meegeteld.

Verder lezen: » Rekeningen aanmaken en bewerken