Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Inrichting en beheer / Het rekeningschema

Rekeningen aanmaken en bewerken

Artikelen bij: Het rekeningschema

1	Rekeningen aanmaken en bewerken
2	Rekeningen verwijderen

In dit onderdeel wordt beschreven hoe rekeningen kunnen worden aangemaakt in Conscribo. Wat rekeningen zijn, en wat er mee mogelijk is, leest u in het hoofdstuk » Rekeningen.

U kunt rekeningen in Conscribo volledig naar wens inrichten. Als u een nieuwe administratie aan het inrichten bent, kunt u ook een standaard rekeningschema importeren en deze naar uw wens aanpassen. Hoe dit gaat leest u in het onderdeel » De administratie inrichten

Rekeningen toevoegen

Een rekening aanmaken gebeurt door in het menu 'Instellingen' > 'Rekeningenschema' op 'Nieuwe rekening toevoegen' te klikken.

Hierdoor krijgt u het volgende scherm te zien:

Rekeningnummer (1): Een rekening in Conscribo wordt gerepresenteerd door een nummer. U kunt deze willekeurig kiezen, maar voor de rekening nummers is het gebruikelijk dat veelgebruikte balansrekeningen een nummer beginnend met een 1 krijgen (b.v. 1023), kostenrekeningen een nummer beginnend met een 4 , inkomstenrekeningen een nummer beginnend met een 8 en tijdelijke/overige rekeningen beginnend met een 9. (Zie hoofdstuk » Rekeningen voor details). Dit nummer dient uniek te zijn in uw administratie.
Naam van de rekening (2): Een rekening in Conscribo dient een naam te hebben. Zo kunt u eenvoudig zien om welke rekening het gaat.
Type van de rekening (3): Er zijn twee type balansrekening. De eerste is een winst/verlies rekening. Deze rekeningen komen op het resultaat terecht. Daarnaast is er de optie voor een balans rekening. Verdere opties voor de balansrekening, ziet u later in deze handleiding.
Valt onder andere rekening (4): Voor betere overzichten, kunt u de rekeningen groeperen. Hieronder bij het kopje 'Hoofdrekeningen en subrekeningen' wordt daar meer over omschreven.
Inkomsten/uitgaven kunnen boeken op de rekening (5): In Conscribo wordt rekening gehouden met deze instelling. Als u geen vinkje hier zet, gaat Conscribo er vanuit dat u er niet op wenst te boeken (bijvoorbeeld omdat het een hoofdrekening is). Op deze manier kunt u en uw andere gebruikers niet zomaar op een rekening boeken waarop geen transacties gewenst zijn.
Beschikbaarheid in periodes (6): Op deze manier kunt u aangeven in welke boekingsperioden uw rekening beschikbaar is. Zo kunt u tijdelijke rekeningen aanmaken, wat in latere jaren niet meer voorkomt, of bijvoorbeeld uitzetten voor de toekomst om een nieuw rekeningschema te definiëren.
Toevoegen/Opslaan (7): Hier kunt u de rekening mee opslaan en daarna is deze te gebruiken in uw administratie.

Rekeninginstellingen:

Hoofdrekeningen en subrekeningen

U kunt het gedrag en de weergave van een rekening aanpassen.

Bij (4) kunt u de rekening 'onder' een andere rekening laten vallen. Dit is vooral handig bij winst-/verliesrekeningen waar u een hiërarchie wilt aanbrengen.

Een voorbeeld is dat een vereniging een activiteitencommissie heeft met verschillende activiteiten. Eerst wordt dan een 'hoofdrekening' 'Activiteiten' aangemaakt waaronder per activiteit een aparte 'onderliggende' rekening aangemaakt wordt.

Dit heeft onder andere als voordeel dat overzichten duidelijk gegroepeerd kunnen worden.

U plaatst een rekening onder een andere rekening door het vinkje 'Valt onder andere rekening' (4) aan te vinken. Nu verschijnt een invulveld waar u de rekening waaronder u de rekening wilt laten vallen kunt invullen.

Een rekening die onder een andere rekening valt heet een subrekening.
Op het moment dat u de naam van de rekening invult in het tekstvak krijgt u terwijl u typt keuze uit een aantal rekeningen. Dit 'Rekeningveld' vindt u overal terug in de administratie. Meer informatie hierover vindt u in het onderdeel » Rekeningen selecteren.

Standaard BTW tarief

Op het moment dat u een rekening in een boeking gebruikt kan Conscribo automatisch een gebruikt BTW tarief voor u invullen. Heeft u bijvoorbeeld een rekening waarbij u meestal 21% BTW moet afdragen of vorderen, kies dan hier het standaard tarief. Conscribo bepaalt overigens bij het boeken of het een 'Te betalen' of 'Te ontvangen' bedrag wordt.

Beschikbaarheid in boekingsperiodes

Rekeningen kunnen per boekingsperiode beschikbaar worden gemaakt. Door de vinkjes aan of uit te vinken maakt u deze in de betreffende periode beschikbaar. Let op, een rekeningnummer dient uniek te zijn in een boekingsperiode, u kunt een rekening dan ook niet beschikbaar maken in een periode waar dit rekeningnummer al gebruikt wordt. Ook op het moment dat er boekingen zijn gedaan op de rekening in een periode waarin de rekening beschikbaar was kunt u deze periode niet deselecteren. Hetzelfde geldt voor afgesloten periodes waarin de rekening beschikbaar was.

Opties voor Winst-/verliesrekeningen

Als u het type winst-/verliesrekening kiest, wil Conscribo graag weten waarvoor de rekening gebruikt gaat worden, zodat ze bij de juiste boekingen in de selectielijst komen.
U kunt winst-/verliesrekeningen aanmerken om gebruikt te worden voor 'inkomsten' en / of 'uitgaven'.

Opties voor balansrekeningen

Indien u voor een balansrekening kiest breidt het scherm zich uit. dit ziet er als volgt uit:

Een balansrekening aanmaken

U kunt nu kiezen wat voor type balansrekening u wilt gebruiken (1). Het type rekening heeft alleen invloed op aan welke kant van het balans overzicht de rekening staat. Indien u automatisch kiest, zal Conscribo de kant kiezen waarvoor geldt dat het bedrag op de bij het balansoverzicht gekozen begindatum positief is. Laat bij twijfel het type balansrekening op 'Automatisch bepalen' staan.

Rekening wordt gebruikt voor (2)

Debiteuren/crediteuren rekening: Indien u deze optie aanzet kunt u deze rekening gebruiken om boekingen af te handelen en openstaande boekingen op bij te houden. Dit soort rekeningen wordt door Conscribo op verschillende plekken gebruikt. Hoe afhandelen van boekingen in zijn werk gaat leest u in het onderdeel » Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)
Handmatige financiële rekening: Op het moment dat u een balansrekening als 'Financiële rekening' aanmerkt (2) zal Conscribo deze in betalingsboekingen als optie weergeven als bron van betaling. Voorbeelden van financiële rekeningen zijn de kas. Met deze status kunt u ervoor kiezen het te tonen in het menu om eenvoudig een » Boeken op handmatige financiële rekeningen aan te maken.
Bank betaalrekening: Op het moment dat u gebruik wilt maken van » Bankmutaties inlezen, dient u de rekening als bank betaalrekening te selecteren. Daarbij komt de optie 'Alleen via bankafschrift boeken' naar boven. Deze optie staat standaard aan en voorkomt dat er handmatige boekingen op de bankrekening gedaan worden. Op deze manier ontstaan er minder makkelijk saldoverschillen.
Bank spaarrekening: Deze is vergelijkbaar met een handmatige financiële rekening. Hoe om te gaan met de spaarrekening, kunt u lezen in de handleiding » Werken met de spaarrekening.
Als BTW aangifterekening: Deze functionaliteit wordt verder in deze handleiding toegelicht.

Ingesteld startsaldo

Een ander veld dat kan verschijnen op het moment dat u kiest voor het type balansrekening is 'Ingesteld startsaldo van de rekening'. Dit veld ziet u alleen op het moment dat de rekening beschikbaar is in de eerste boekingsperiode, en de eerste (of enige) boekingsperiode » Werken met boekingsperiodes is.
In het veld kunt u instellen wat het saldo was voor het moment dat u begon te boekhouden met Conscribo (5). Meer informatie hierover vindt u in het onderdeel » Het inrichten van de balans en startsaldi

BTW rekeningen

Bij balansrekening kunnen instellingen voor BTW ingegeven worden. Als bij een balansrekening bij gebruik van de rekening 'Als BTW aangifterekening' wordt ingevuld, dan zijn er speciale opties mogelijk. U krijgt bijvoorbeeld dit scherm:

Naast de standaard instellingen kunt u invullen waar het saldo van deze rekening tijdens de omzet belasting naartoe wordt gezet (1). Verdere toepassing van de rekening gebeurt bij de instellingen: » BTW administratie inrichten.