De administratie inrichtenStart vandaag nog jouw gratis proefperiode van 21 dagen
Handleiding
Handleidingen kennisbank
/ Handleiding / Conscribo algemeen / Inrichting en beheer
|
|
|
Artikelen bij: Inrichting en beheer
Op het moment dat je met een volledig lege Conscribo administratie start, dan is het noodzakelijk de administratie in te richten. Omdat Conscribo geschikt is voor verschillende soorten verenigingen, maar ook voor ZZP'ers is het goed om eenmalig de administratie voor jouw situatie in te richten.
Als je voor het eerst inlogt, opent er een nieuw venster en wordt er een aantal hulpmiddelen getoond.  Door middel van video’s word je de basis van boekhouden uitgelegd, en geven wij je ook een overzicht van financiën en boeken in de administratie. Er is ook een video die meer uitleg geeft over de ledenadministratie en eentje over gegevens toevoegen en e-mailen. Inrichten van je eigen administratie via een 'wizard':
De demoadministratie in Conscribo laat je voorbeelden zien van een administratie. Je kunt ook gelijk aan de slag te gaan met eigen gegevens. Hiervoor hebben we een wizard ontwikkeld die je in een paar stappen gemakkelijk de administratie laat inrichten. Onder het menu ‘Instellingen’ kun je kiezen voor 'Inrichting' en ‘Administratie inrichten’. Je start dan gelijk met de wizard. Als je eerst meer informatie wilt, selecteer dan ‘Introductie’.  De wizard wijst je de weg, en zorgt dat je basis is gelegd. Nadat je de wizard hebt doorgelopen, dan kun je nog een aantal andere zaken instellen en configureren, zodat je de administratie volledig naar jouw hand zet. Voor uitgebreidere informatie per in te richten onderdeel in het pakket, kun je onderstaande informatie in onze handleiding bekijken. Deze gaat verder in op het inrichten van je administratie. Alle onderdelen van je administratie
In dit onderdeel van de handleiding tonen we je de essentiële zaken om tot een werkend systeem te komen. Daarna laten we zien wat je allemaal verder kunt configureren. Algemeen Als je start met Conscribo dan kun je vanuit een aantal scenario's beginnen. Op het moment dat je ons pakket via jouw administratiekantoor of bond hebt aangeschaft dan is het waarschijnlijk dat er standaard al het één en ander voor jou is geconfigureerd. Neem contact op met ons of je contactpersoon bij de bond of administratiekantoor om hier meer informatie over te krijgen. Productkeuze
Het is natuurlijk goed om met een passend product te beginnen. Voor wie welk product geschikt is, lees je hier » Het juiste Conscriboproduct kiezen Het aanvraagformulier is specifiek voor het product dat je wilt gaan afnemen. Een nieuwe administratie
Beginnen met een lege administratie
Als je een nieuw demoaccount start, dan staan er fictieve gegevens ingevuld. Met deze gegevens kun je Conscribo testen. Als je in je demoaccount wil beginnen met het invullen van je eigen administratie, dan is het aan te raden om deze fictieve gegevens eerst te verwijderen. Hier start jouw inrichting. Bij het overstappen naar een abonnement kun je ervoor kiezen om de inrichting en bijbehorende gegevens te bewaren. Natuurlijk kun je ook starten met een lege administratie. Algemene configuratie
In de algemene configuratie zet je voornamelijk onderdelen aan en uit. Zo kun je er voor kiezen om bijvoorbeeld de BTW administratie of het Relatiebeheer aan of uit te zetten. Lees » De algemene instellingen Gebruikers en groepen
Conscribo biedt de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijk in de administratie te werken. Het is essentieel om altijd een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken. Conscribo registreert namelijk wijzigingen per gebruiker. Tevens kun je per gebruiker rechten toekennen, dus als iemand van verantwoordelijkheid wisselt kun je eenvoudig de rechten aanpassen. In Conscribo is het niet mogelijk om met meerdere personen met het zelfde account te werken. Met verschillende gebruikersnamen is dit wel mogelijk. Het aanmaken van gebruikers is niet het belangrijkste om als eerste te doen. Je kunt gerust eerst de administratie inrichten en vervolgens pas gebruikers aanmaken. Meer informatie over het aanmaken en beheren van gebruikers vind je hier: Lees » Toegang en gebruikersbeheer Financieel Op het moment dat je Conscribo gaat gebruiken om je boekhouding te voeren dan dien je tenminste het volgende in te stellen: Gegevens uit een ander boekhoudpakket (optioneel)
Je kunt op het moment dat je eerder een ander boekhoudpakket gebruikte, gegevens uit dit pakket importeren in je Conscribo administratie. Conscribo overschrijft hiermee alle gegevens in je administratie, dus dit is de eerste stap. Meer informatie over het inlezen van gegevens uit andere pakketten lees je hier: Lees » Boekingen importeren uit andere boekhoudpakketten met XAF Een eerste boekingsperiode
Voor het overzicht van je administratie kun je het beste met boekingsperiodes werken. Je geeft hierbij aan vanaf welke datum je de administratie in Conscribo beschikbaar maakt, en van wanneer tot wanneer elk boekjaar loopt. Je maakt de boekingsperiodes aan van oud naar nieuw. Conscribo verplicht je alleen de boekingsperiodes op elkaar aan te laten sluiten. Lees » Werken met boekingsperiodes Het rekeningschema (grootboekschema)
Het rekeningschema geeft aan hoe de resultatenrekening en de balans er uit komen te zien. Je kunt een basisschema gebruiken en deze uitbreiden of wijzigen naar jouw behoefte. Het is belangrijk om eerst het rekeningschema op te stellen en dan pas andere zaken in te richten, omdat deze sterk van het rekeningschema afhankelijk zijn. In een vooringerichte administratie is dit al voor je gedaan. Je hoeft bij de inrichting alleen rekeningen toe te voegen en weg te halen waar je dat nodig vindt. Meer over het inrichten van het rekeningschema en standaardschema's vind je hier: Lees » Rekeningen aanmaken en bewerken Algemene financiële instellingen
Conscribo heeft een aantal financiële zaken nodig, zoals welke debiteurenrekening je standaard wilt gebruiken en hoe de nummeringen moeten werken. In vooringerichte administraties is dit al ingesteld, maar het is aan te raden om hier toch even goed naar te kijken: Lees » Financiële instellingen De startsaldi (de balans)
Als je organisatie langer bestaat dan dat je de boekhouding in Conscribo voert, dan dient Conscribo de financiële situatie te kennen voordat je begon met boekhouden in Conscribo. Je stelt via de startsaldi het saldo van bijvoorbeeld de kas en bank in, maar ook welke openstaande debiteuren er waren. Je hoeft de startsaldi niet direct in te stellen (het systeem werkt ook zonder startsaldi), maar de balans zal niet het juiste financiële beeld van je organisatie geven totdat de startsaldi zijn ingesteld. De startsaldi stel je per balansrekening in. Meer informatie over het instellen van de startsaldi vind je hier: Lees » Het inrichten van de balans en startsaldi De begroting (optioneel)
In Conscribo kun je per boekingsperiode of boekjaar een begroting ingeven. Vervolgens kun je in de resultatenrekening de begroting vergelijken met de actuele cijfers. Meer informatie over het instellen van de begroting vind je hier: Lees » Een begroting invoeren Facturatie (niet in Conscribo Lite)
Om te kunnen werken met facturatie, heeft Conscribo gegevens nodig zoals postadres, bankrekeningnummer en een logo. Ook kun je in Conscribo facturen aanmaken voor verkopen, en je eigen factuursjablonen ontwerpen. Meer informatie over het instellen van facturatie vind je hier: Lees » Facturatie inrichten (financiële instellingen) Btw / omzetbelasting (niet in Conscribo Lite)
Als je organisatie btw-plichtig is, dan kun je deze administratie ook in Conscribo voeren. Om dit te kunnen gebruiken dien je aan te geven wanneer en hoe vaak je aangifte doet, en of je gebruik maakt van bijvoorbeeld de Kleine OndernemersRegeling (KOR). Ook kun je eventueel andere btw-tarieven aanmaken. Op dit moment ondersteunt Conscribo alleen het Nederlandse belastingstelsel. Meer informatie over het instellen van de btw-administratie vind je hier: » BTW administratie inrichten De ledenadministratie / het relatiebeheer Op het moment dat je Conscribo gaat gebruiken voor je ledenadministratie, dan is het belangrijk het relatiebeheer in te richten. Conscribo geeft je hierin namelijk erg veel vrijheid. De inrichting van het relatiebeheer bestaat uit een aantal zaken: Relatietypes
Een relatietype representeert welke soorten relaties er allemaal in je administratie kunnen voorkomen. Een vereniging kan bijvoorbeeld 'personen', 'gezinnen' en 'organisaties' hebben. Per relatietype kun je verschillende gegevens opslaan. Standaard heeft Conscribo één relatietype: de 'persoon'. Let er bij het inrichten op dat je alleen meer relatietypes gebruikt op het moment dat je verschillende gegevens wilt opslaan van een relatietype. Het is bijvoorbeeld niet verstandig een relatietype 'lid' en een relatietype 'erelid' aan te maken, aangezien deze dezelfde gegevens gebruiken. Je kunt dit beter aangeven door middel van relatiegroepen of een veldnaam 'type lid'. Het gebruiken van relatietypes is erg krachtig, maar maakt je ledenadministratie tegelijkertijd ook een stuk ingewikkelder. Meer informatie over relatietypes lees je hier: Lees » Relatietypes Gegevens (velden) aanmaken en wijzigen
In de vooringerichte en lege administraties is al een aantal velden voor je aangemaakt. Om gelijk goed te kunnen beginnen, is het belangrijk om te kijken naar de velden. Zijn de velden die je nodig hebt aanwezig zijn, of moeten er velden worden toegevoegd? Lees » Gegevensvelden bewerken en aanmaken Relaties importeren
Op het moment dat je jouw relatiebeheer al op een andere wijze bijhoudt dan in Conscribo, dan kun je de ledengegevens waarschijnlijk probleemloos inlezen in Conscribo. Hierbij zorg je ervoor dat je eerst de relatietypes en velden naar wens inricht, en vervolgens importeer je de relaties via een CSV bestand. Mocht je dit teveel werk vinden of je hebt specifieke wensen, neemt dan contact met ons op. We kunnen je dan helpen met het inrichten van de ledenadministratie op basis van een maatwerktarief. Meer informatie over het importeren van relaties lees je hier: » Relaties importeren Relatiegroepen
Als de relatietypes zijn benoemd, dan kun je relatiegroepen aanmaken. Deze zorgen ervoor dat je acties en overzichten kunt maken voor een groep relaties. Bij een vereniging zijn dit bijvoorbeeld 'lid', 'begunstiger', 'sponsor' en dergelijke. Bij een bedrijf kun je denken aan 'afnemers' en 'leveranciers'. Maak in ieder geval een archiefgroep aan, waarin je relaties kunt plaatsen die niet meer van toepassing zijn in de administratie (gearchiveerde relaties tellen niet mee in je limieten). Meer informatie over relatiegroepen lees je hier: » Relatiegroepen Contributie
Contributieinning is een onderdeel waarin Conscribo laat zien dat boekhouding sterk verweven is met ledenadministratie. Door de uitgebreide verschillen en mogelijkheden per vereniging is het goed om hier even bij stil te staan. Door de uitgebreide mogelijkheden vergt het inrichten aanvankelijk enige aandacht, maar eenmaal ingesteld werkt Conscribo grotendeels automatisch. Meer informatie over het inrichten van contributieinning: » Contributies lidmaatschappen en abonnementen Overigen
De basis is nu ingesteld. Diverse andere instellingen kunnen nu nog in je administratie worden aangepast. In de meeste overzichten bestaat de mogelijkheid om 'opgeslagen weergaven' te gebruiken. Deze bewaren de schermstatus, zodat je deze later eenvoudig kunt terugladen. Op die manier kun je snel specifieke overzichten en boekingen bekijken en verwerken. Hulp bij de inrichting
Indien je de inrichting van je administratie liever niet zelf doet, dan zijn hier mogelijkheden voor. De medewerkers van Conscribo kunnen de volledige inrichting en import van data voor je verzorgen. Neem contact met ons op als je hierin geïnteresseerd bent. We bespreken dan je wensen en maken een offerte op maat. |
