Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / Inrichten / Gegevens/velden toevoegen en bewerken

Gegevensvelden bewerken en aanmaken

Artikelen bij: Gegevens/velden toevoegen en bewerken

1	Gegevensvelden bewerken en aanmaken
2	Samengestelde Velden
3	Handmatig in te vullen datatypes (Tekst, Getal, Bedrag, Opsomming, Bankrekening, Datum, E-mailadres)
4	Bewerkingen op andere velden (Als..dan, berekening, Jaartal, Leeftijd)
5	Bewerking op een verbinding (kopieren, opsommen, gemiddelde, ... )

De ene organisatie is de andere niet, en bij elke organisatie worden voor relaties verschillende gegevens bijgehouden.

Conscribo ondersteunt de mogelijkheid om eigen gegevens in uw administratie toe te voegen. Het Conscribo Lite pakket pakket heeft de mogelijkheid tot 30 eigen velden. Het Conscribo pakket tot 45 eigen velden en in combinatie met de Volume module kunt u 100 eigen velden toevoegen.

Welke gegevens er bij een relatie worden bijgehouden vindt u door (als gebruiker met beheerdersrechten) in het menu 'Relatiebeheer' op 'Gegevens bij *het relatietype*' te klikken.

Het overzicht van deze gegevens ziet er ongeveer als volgt uit:

Voor elke relatie zijn een aantal gegevens (velden) voorgedefinieerd. (deze horen bij elke relatie), en mogelijk een aantal velden die per relatietype kunnen verschillen.

Er zijn altijd 3 vaste velden,

Een relatienummer/code: Dit nummer of code identificeert de relatie uniek in de gehele administratie. Het relatienummer is verplicht.
Een naam van de relatie: Een naam van de relatie. Verplicht vanuit het verleden.
Een selectienaam. Dit is een samengesteld gegeven. Het bestaat normaal gesproken uit een relatienummer en de naam, maar u bent vrij om dit te wijzigen. De waarde van dit veld wordt op alle plekken in Conscribo gebruikt waar een relatie kan worden geselecteerd.

Onder de vaste velden ziet u de velden die specifiek voor het geselecteerde relatietype zijn. (2)
Elk veld heeft een specifiek datatype welke rechts vermeld staat (1). Verschillende datatypes hebben verschillende mogelijkheden in Conscribo. Een veld kan een datatype hebben wat handmatig dient gevuld te worden of een 'Samengesteld' datatype. Een samengesteld veld wordt automatisch door Conscribo gevuld en onderhouden. U leest meer over de verschillende datatypes in het onderdeel » Handmatig in te vullen datatypes (Tekst, Getal, Bedrag, Opsomming, Bankrekening, Datum, E-mailadres)

Onder de gegevensvelden vindt u eventuele verbindingsdefinities (4). Met een verbinding kunt u verbindingen definiëren tussen relaties. Zo kunt u met een verbindingsdefinitie "Gezinsleden" aangeven dat een verbinding "Gezinslid" kan bestaan tussen een relatie van het relatietype "Gezin" en 1 of meerdere personen. Meer over verbindingen leest u in het onderdeel » Verbindingen tussen relaties / relatietypes

Op het moment dat u niet aan de limiet van het aantal eigen velden zit, ziet u onder in het scherm de link 'veld toevoegen' (3)

Dit leidt u naar het volgende formulier:

Hier kunt u de weergavenaam van het veld(1) en een omschrijving van het veld invoeren(2) en de eigenschappen van het veld bepalen.

Waardebepaling

(3)
De eigenschap 'Waardebepaling' geeft aan hoe Conscribo de waarde welke in het veld bij een relatie moet worden ingevuld bepaald. De opties zijn:

Handmatig in te vullen veld (standaard) : Bij handmatige waardebepaling wordt de waarde van het veld bij een relatie bepaald op het moment dat deze wordt aangemaakt en/of geïmporteerd. De meeste gegevens zullen handmatig worden bepaald.
Meer hierover leest u in het onderdeel » Handmatig in te vullen datatypes (Tekst, Getal, Bedrag, Opsomming, Bankrekening, Datum, E-mailadres)
Samenstelling van velden: Op het moment dat u gegevens op een andere manier wilt presenteren, kan Conscribo een waarde bepalen door een combinatie van andere velden te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een veld 'adres', wat bestaat uit de gegevens 'straat' 'huisnummer' 'huisnummer toevoeging', 'postcode' en 'woonplaats'.
Meer hierover leest u in het onderdeel » Samengestelde Velden
Bewerking op een ander veld: Ook kan Conscribo verschillende andere bewerkingen op uw gegevens uitvoeren. Zo kunt u bijvoorbeeld berekeningen, condities en datumgerelateerde bewerkingen uitvoeren.
Meer hierover leest u in het onderdeel » Bewerkingen op andere velden (Als..dan, berekening, Jaartal, Leeftijd)
Bewerking op een verbinding: Op het moment dat u gebruik maakt van verbindingen tussen relaties kan Conscribo ook bewerkingen voor u doen op de gegevens van verbonden relaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het berekenen van de gemiddelde leeftijd van gezinsleden, het overnemen van het adres van de woning waarin een relatie woont.
Meer hierover leest u in het onderdeel » Bewerking op een verbinding (kopieren, opsommen, gemiddelde, ... )
Uitgeschakeld (alleen zichtbaar bij het bewerken van een veld) : Op het moment dat u een veld (tijdelijk) niet wilt gebruiken maar niet alle data die bij de relaties hoort wilt verliezen (wat zou gebeuren op het moment dat u het veld verwijderd) kunt u het veld uitschakelen.

Nadat u dit formulier heeft ingevuld klikt u op opslaan. Het nieuwe veld is nu beschikbaar bij het invoeren van relaties en bij het bekijken van het overzicht.

Veldtypes wijzigen

Op het moment dat een veld al bestaat en u heeft al data ingevoerd in dit veld kunt u nog steeds het veldtype wijzigen. Dit heeft echter in veel gevallen het effect dat indien de datatypes niet 'uitwisselbaar' zijn (bijvoorbeeld een datum kan niet in een e-mailadresveld voorkomen) het effect dat de bestaande data gewist wordt.

Bij wijzigingen NAAR het type 'woord(en)' kan altijd een conversie van de data gebeuren. Hierbij verdwijnt eventueel ingevoerde data dus niet.

Standaardwaarden wijzigen

Op het moment dat u een standaardwaarde wijzigt heeft dit geen effect op de gegevens die al in het veld zijn ingevoerd. Een standaardwaarde is dan ook alleen een hulpmiddel om het invoeren van nieuwe data te vereenvoudigen. (Hierbij wordt het veld standaard op deze waarde ingevuld)

Een veld met standaardwaarde toevoegen

Op het moment dat u een veld toevoegt met een standaardwaarde, wordt voor alle bestaande relaties deze standaardwaarde in het nieuwe veld ingevuld.