Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik / Facturatie

Het facturenoverzicht

Artikelen bij: Facturatie

1	Het factuurtraject
2	Het facturenoverzicht
3	Een factuur aanmaken
4	Facturen e-mailen

In het facturenoverzicht krijgt u een duidelijk beeld van alle facturen.

Op het moment dat u in het menu naar 'Boekhouden > Facturen overzicht' gaat, ziet u het volgende scherm:

In het facturenoverzicht staan standaard alle openstaande facturen vermeld gesorteerd op factuurdatum (1). U kunt zoals in de meeste overzichten in Conscribo, de sortering aanpassen door op de kolomkop van een kolom te klikken.

U kunt in het overzicht vele acties uitvoeren.

In de kolom actie staan meerdere knoppen. Deze zijn voor het bekijken van de details van de factuur, factuur verwijderen, factuur bekijken/downloaden en e-mailen. Dit zijn knoppen voor de factuur in de aangegeven regel.
Selecteren van alle facturen, zodat u voor meerdere facturen tegelijk een actie kunt uitvoeren.
Hier kunt u voor alle geselecteerde facturen tegelijk een factuursjabloon wijzigen.
Hier kunt u voor alle geselecteerde facturen tegelijk een document downloaden om eventueel te printen en daarna (per post) te verspreiden.
Hier kunt u voor alle geselecteerde facturen tegelijk de factuur verwijderen. Indien dit niet mogelijk is, zal Conscribo dat aangeven.
Vaak wilt u voor een grote selectie tegelijk facturen e-mailen. Dat kunt u met deze knop doen voor alle geselecteerde facturen.
Op het moment dat een factuur is verlopen, wilt u in één keer voor een selectie de status wijzigen. Dat kunt u hier doen.
U wilt soms direct de relatiedetails willen bekijken van de debiteur. Door met de muis over de relatie heen te gaan verschijnt deze knop. Met ctrl -> muisklik wordt dan een nieuw tabblad geopend.

Facturen downloaden

Nadat u een factuur heeft aangemaakt komt deze in dit overzicht terecht op het tabblad 'Te versturen'. U wilt nu het document van de factuur downloaden. Dit kan per stuk door op de download naast de factuur te klikken. U krijgt dan het volgende te zien. In de details van de factuur, komt u dit ook tegen.

Er verschijnt een MS-Word (1) en een PDF (2) knop. Klik op het gewenste formaat om het document in dit formaat te downloaden. Indien het sjabloon niet correct is, kunt u met de sjabloon wijzigen knop (3) het sjabloon aanpassen.

Facturen in bulk downloaden

Vaak komt het voor dat u eens in de zoveel tijd facturen wilt versturen. U wilt dan in 1 keer de documenten downloaden. Maak een selectie van alle facturen die u tegelijk wilt downloaden, en het volgende scherm komt in beeld:

Klik op de Genereer knop (1) om het gewenste document te laten genereren. Er wordt nu een document gemaakt met daarin alle te versturen facturen. Let op: Per sjabloon wordt er 1 document aangemaakt. Het kan nu dus voorkomen dat er meerdere documenten worden aangemaakt.

Sortering

De documenten die u kunt downloaden (waar alle documenten in zitten) worden automatisch gesorteerd. Dat doen wij op basis van Postcode / Huisnummer / Huisnummer toevoeging. In uw ledenadministratie kunt u 3 velden aanmaken met de » Gemeenschappelijke veldnamen 'Primair adres' voor postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging. Op basis van deze velden wordt de sortering toegepast.

Facturen e-mailen

U kunt op deze manier ook in 1 keer de geselecteerde facturen e-mailen. U doet dit door na de facturen te hebben geselecteerd, op de knop 'E-mailen' te klikken (7). Meer over het e-mailen van facturen leest u hier: » Facturen e-mailen

Factuurstatus wijzigen / Herinneringen aanmaken

U kunt in één keer alle facturen een andere status geven. Door de facturen te selecteren en te klikken op de knop 'Factuurstatus wijzigen' komt u in het volgende scherm terecht:

U kunt per huidige status aangeven naar welke status dit veranderd dient te worden.

Facturen verwijderen

U kunt in één keer meerdere facturen verwijderen. Dan komt u bijvoorbeeld in een scherm als dit:

Conscribo geeft aan wat er vervolgens gebeurt. Indien de transactie van de factuur niet verwijderd mag worden, dan zal deze ook niet worden verwijderd. Ook als de transactie uit een verzamelinkomst komt, dan zal de transactie blijven bestaan.

Gegevens wijzigen in het overzicht

U kunt in het overzicht bepaalde gegevens die u mag wijzigen in het overzicht aanpassen. Zie hieronder voor een aantal opties. U kunt dit bewerken door op het veld te klikken wat u wilt wijzigen of op het potlood om in één keer alle wijzigingsvelden te tonen.