Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Inrichting en beheer / Incasso

Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso

Artikelen bij: Incasso

1	Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso
2	Uw administratie inrichten voor automatische incasso's

Als u bij leden of klanten (verder relaties genoemd) van uw organisatie automatisch geld wilt innen, dan heeft u allereerst een incasso-overeenkomst nodig van de bank waarbij uw organisatie bankiert.

De overeenkomst met de Bank

In deze overeenkomst staat dat u geld mag innen van relaties als deze een incassocontract met u hebben getekend.
De voorwaarden in dit contract zijn verschillend, maar vaak worden er afspraken gemaakt over de maximale frequentie en de maximale hoeveelheid geld dat u mag innen per 'batch' (opdracht) en per transactie.

Nadat u een incassocontract krijgt, krijgt u van de bank toegang tot een online omgeving waar u incasso-opdrachten kunt aanleveren, en een 'Incassant-id' die u vermeld bij elke opdracht.

De incassomachtiging

Om geld te mogen innen bij uw relaties, dient de relatie een incassomachtiging te ondertekenen. In deze machtiging geeft de relatie toestemming van zijn/haar rekening geld af te schrijven voor het vermelde doel.

Een machtiging dient aan een aantal voorwaarden te voldoen:

- De NAW gegevens en land van uw organisatie dienen te worden vermeld
- Uw incassant-id moet zijn vermeld
- U dient een voor de relatie uniek kenmerk te vermelden wat u zowel in de incasso-opdracht als op de machtiging publiceert
- De NAW gegevens van de relatie dienen op de machtiging te zijn vermeld
- Het IBAN nummer van de relatie (en voor buitenlandse incassanten ook het BIC nummer) dient te worden vermeld
- U dient aan te geven of het een doorlopende of eenmalige incassomachtiging betreft.
- Het woord 'SEPA' dient in de titel van de machtiging voor te komen
- Er moet een datum en plaats van ondertekening aanwezig zijn
- De machtiging moet zijn ondertekend door de relatie.

Vaak wordt het machtigingsformulier door uw bank gecontroleerd voor u een incasso-contract afsluit. Ook hebben zij vaak voorbeelden van machtigingsformulieren beschikbaar.

Op het moment dat u een incassocontract met de bank heeft afgesloten kunt u machtigingen bij uw relaties laten invullen en uw administratie hierop inrichten.

Verder lezen: » Uw administratie inrichten voor automatische incasso\'s