Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Inrichting en beheer / Incasso

Uw administratie inrichten voor automatische incasso's

Artikelen bij: Incasso

1	Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso
2	Uw administratie inrichten voor automatische incasso's

Nadat u een incassocontract en een machtigingsformulier heeft kunt u beginnen met het verkrijgen van machtigingen bij de relaties waarvan u geld wilt innen.

Om later via Conscribo incassobestanden te kunnen aanmaken, moet u ook digitaal een 'mandaatadministratie' (machtigingsadministratie) aanmaken.

U voegt hiervoor in uw relatiebeheer een aantal gegevens toe, en doet een aantal instellingen in de incasso-instellingen.

Gegevens registreren

Van de relaties die een incassomachtiging hebben ondertekend heeft u de volgende gegevens digitaal nodig:

-Rekeninginformatie (Een veld van het type 'Bankrekening'). Deze bevat een IBAN nummer, een BIC nummer (Wordt bij Nederlandse rekeningnummers automatisch gevuld) en een tenaamstelling van de rekening

- Een 'Kenmerk machtiging': Een uniek nummer wat ook op de machtiging vermeld wordt. U kunt hier eventueel ook het lidnummer voor gebruiken en hoeft hier dus geen apart veld voor aan te maken

- Een 'Datum ondertekening': Hierin vermeld u wanneer de machtiging is afgegeven.

Hoe u deze velden aanmaakt leest u hier:

» Gegevensvelden bewerken en aanmaken

Hierna stelt u uw incasso-instellingen in. Dit doet u door in het menu 'Instellingen' naar 'Financiële instellingen' te gaan, en vervolgens naar het tabblad 'Incasso'. Hier ziet u het volgende scherm:

Allereerst geeft u aan welk soort incassocontract u wilt gebruiken (1). Het formaat van incassobestanden die u download hangt hier vanaf.

Hierna vult u uw rekeninginformatie in (2) en uw Incassant-id (3) welke in uw incassocontract staat vermeld.

(Bij het oude binnenlandse contract is dit veld niet verplicht).

Hierna maakt u een koppeling tussen de aangemaakt velden in het relatiebeheer en de incasso-instellingen:

(4) : Het incassokenmerk. U dient een per relatie uniek nummer te hanteren. In het voorbeeld is het lidnummer gekozen met daarvoor een 'K-'. Het incassokenmerk op een machtiging van b.v. een relatie met nummer '1234' is dan 'K-1234'.

(5) : Bankrekeninggegevens. Kies het veld wat gebruikt wordt als bankrekeningnummerveld. Dat dient een veld te zijn met datatype 'Bankrekening'. Standaard wordt gekeken naar zo'n veld met als gemeenschappelijke veldnaam 'Bankrekening'. Dat kan er als volgt uit zien:

(6) : Datum ondertekening. Kies het gegeven wat wordt gebruikt als datum van ondertekening. In het scherm hierboven tekent de relatie zijn incassocontract op de inschrijfdatum van zijn/haar lidmaatschap. Er wordt in dit geval dus de inschrijfdatum gehandhaafd.

Klik hierna op opslaan om de instellingen te kunnen gebruiken bij het aanmaken van incasso-opdrachten:

» Incasso\'s aanmaken en verwerken