Handleiding

  Rekeningen aanmaken en bewerken


In dit onderdeel wordt beschreven hoe rekeningen kunnen worden aangemaakt in Conscribo. Wat rekeningen zijn, en wat er mee mogelijk is, leest u in het hoofdstuk » Rekeningen.

U kunt rekeningen in Conscribo volledig naar wens inrichten. Als u een nieuwe administratie aan het inrichten bent, kunt u ook een standaard rekeningschema importeren en deze naar uw wens aanpassen. Hoe dit gaat leest u in het onderdeel » Het inrichten van het rekeningenschema

Rekeningen toevoegen

Een rekening aanmaken gebeurt door in het menu 'Instellingen' op de pagina 'Rekeningenschema' op 'rekening toevoegen' te klikken.

Hierdoor krijgt u het volgende scherm te zien:

Een rekening aanmaken


Een rekening in Conscribo wordt gerepresenteerd door een nummer en een naam. U kunt beide willekeurig kiezen, maar voor de rekening nummers is het gebruikelijk dat veelgebruikte balansrekeningen een nummer beginnend met een 1 krijgen (b.v. 1023), kostenrekeningen een nummer beginnend met een 4 , inkomstenrekeningen een nummer beginnend met een 8 en tijdelijke/overige rekeningen beginnend met een 9. (Zie hoofdstuk » Rekeningen voor details)

Wat in ieder geval verplicht is, is dat het rekeningnummer per rekening uniek is. U kunt in het nummer van de rekening indien u dit wilt, ook letters en interpunctie gebruiken.

Vul bij (1) het rekeningnummer in en bij (2) de naam van de rekening. Bij (3) kiest u wat voor type rekening u wilt aanmaken.


U kunt de rekening opslaan door bij (6) op opslaan te drukken.

Rekeninginstellingen:


Hoofdrekeningen en subrekeningen


U kunt het gedrag en de weergave van een rekening aanpassen.

Bij (4) kunt u de rekening 'onder' een andere rekening laten vallen. Dit is vooral handig bij winst-/verliesrekeningen waar u een hiërarchie wilt aanbrengen.

Een voorbeeld is dat een vereniging een activiteitencommissie heeft met verschillende activiteiten. Eerst wordt dan een 'hoofdrekening' 'Activiteiten' aangemaakt waaronder per activiteit een aparte 'onderliggende' rekening aangemaakt wordt.

Dit heeft onder andere als voordeel dat overzichten duidelijk gegroepeerd kunnen worden.

U plaatst een rekening onder een andere rekening door het vinkje 'Valt onder andere rekening' (4) aan te vinken. Nu verschijnt een invulveld waar u de rekening waaronder u de rekening wilt laten vallen kunt invullen.

Een rekening die onder een andere rekening valt heet een subrekening.
Op het moment dat u de naam van de rekening invult in het tekstvak krijgt u terwijl u typt keuze uit een aantal rekeningen. Deze 'Rekening selecteerder' vindt u overal terug in de administratie. Meer informatie hierover vindt u in het onderdeel » Rekeningen selecteren.

Standaard BTW tarief

Op het moment dat u een rekening in een boeking gebruikt kan Conscribo automatisch een gebruikt BTW tarief voor u invullen. (4) Heeft u bijvoorbeeld een rekening waarbij u meestal 21% BTW moet afdragen of vorderen, kies dan hier het standaard tarief. Conscribo bepaalt overigens bij het boeken of het een 'Te betalen' of 'Te ontvangen' bedrag wordt.

Beschikbaarheid in boekingsperiodes


Rekeningen kunnen per boekingsperiode beschikbaar worden gemaakt. Door de vinkjes aan of uit te vinken maakt u deze in de betreffende periode beschikbaar. Let op, een rekeningnummer dient uniek te zijn in een boekingsperiode, u kunt een rekening dan ook niet beschikbaar maken in een periode waar dit rekeningnummer al gebruikt wordt. Ook op het moment dat er boekingen zijn gedaan op de rekening in een periode waarin de rekening beschikbaar was kunt u deze periode niet deselecteren. Hetzelfde geldt voor afgesloten periodes waarin de rekening beschikbaar was.

Opties voor Winst-/verliesrekeningen


Als u het type winst-/verliesrekening kiest, wil Conscribo graag weten waarvoor de rekening gebruikt gaat worden, zodat ze bij de juiste boekingen in de selectielijst komen.
U kunt winst-/verliesrekeningen aanmerken om gebruikt te worden voor 'inkomsten' en / of 'uitgaven'.


Opties voor balansrekeningen

Indien u voor een balansrekening kiest breidt het scherm zich uit. dit ziet er als volgt uit:

Een balansrekening aanmaken


U kunt nu kiezen wat voor type balansrekening u wilt gebruiken (1). Het type rekening heeft alleen invloed op aan welke kan van het balans overzicht de rekening staat. Indien u automatisch kiest, zal Conscribo de kant kiezen waarvoor geldt dat het bedrag op de bij het balansoverzicht gekozen begindatum positief is. Laat bij twijfel het type balansrekening op 'Automatisch bepalen' staan.

Rekening als debiteuren/crediteuren rekening gebruiken


Een andere optie is de 'Rekening gebruiken als debiteuren/crediteuren rekening' (2). Indien u deze optie aanzet kunt u deze rekening gebruiken om boekingen af te handelen en openstaande boekingen op bij te houden. Dit soort rekeningen wordt door Conscribo op verschillende plekken gebruikt. Hoe afhandelen van boekingen in zijn werk gaat leest u in het onderdeel » Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)

Alleen koppelbare boekingen toestaan

Op het moment dat u de rekening aanmerkt als debiteuren/crediteuren rekening verschijnt de optie "Alleen koppelbare boekingen toestaan". Deze optie staat standaard aan, en voorkomt dat er losse boekregels op een debiteuren/crediteurenrekening worden geboekt. Op het moment dat er losse regels op een debiteuren/crediteuren regels worden geboekt, dan zorgt dit voor problemen bij het afsluiten van de boekingsperiode, en het bijhouden van het debiteurenbeheer. Bij een losse boekregel kan namelijk geen koppeling met een betaling worden gemaakt, en daardoor kunt u alleen controleren welke debiteuren nog open staan door alle regels na te lopen.

Rekening gebruiken als Financiële en/of als bankrekening

Op het moment dat u een balansrekening als 'Financiële rekening' aanmerkt (3) zal Conscribo deze in betalingsboekingen als optie weergeven als bron van betaling. Voorbeelden van financiële rekeningen zijn de kas, de bankrekening, spaarrekening enz.
Wilt u bankafschriften inlezen bij een financiële rekening dan verschijnt er nadat u de rekening als financiële rekening heeft aangemerkt de optie "Dit is een bankrekening'. Vink deze optie aan om bankafschriften op deze rekening te kunnen inlezen.

Alleen via bankafschrift boeken

Deze optie staat standaard aan en voorkomt dat er handmatige boekingen op de bankrekening gedaan worden. Op het moment dat u gebruik maakt van het inlezen van bankafschriften, dan is het verstandig om dit aan te zetten in uw administratie. Op deze manier ontstaan er minder makkelijk saldoverschillen.


Ingesteld startsaldo

Een ander veld dat kan verschijnen op het moment dat u kiest voor het type balansrekening is 'Ingesteld startsaldo van de rekening'. Dit veld ziet u alleen op het moment dat de rekening beschikbaar is in de eerste boekingsperiode, en de eerste (of enige) boekingsperiode » Werken met boekingsperiodes is.
In het veld kunt u instellen wat het saldo was voor het moment dat u begon te boekhouden met Conscribo (5). Meer informatie hierover vindt u in het onderdeel » Het inrichten van de balans en startsaldi

BTW rekeningen

Bij balansrekening kunnen instellingen voor BTW ingegeven worden. Als bij een balansrekening bij gebruik van de rekening 'Als BTW aangifterekening' wordt ingevuld, dan zijn er speciale opties mogelijk. U krijgt bijvoorbeeld dit scherm:

afbeelding_40_2.png


Naast de standaard instellingen kunt u invullen waar het saldo van deze rekening tijdens de omzet belasting naartoe wordt gezet (1). De mogelijkheden zijn: 1a, 1b, 1c, 1d, 2a, 4a, 4b en 5b. Deze zijn op de afbeelding ook te zien. Alle overige instellingen zijn vergelijkbaar met andere balansrekeningen.