Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo boekhouding   /  Inrichting en beheer   /  Boekingsperiodes

  Overgang tussen boekingsperioden


Artikelen bij: Boekingsperiodes
1Overgang tussen boekingsperioden
In het boekhoudprincipes hoofdstuk » Overgang van boekingsperiode en afsluiting boekjaar wordt uitgelegd wat er allemaal bij de overgang tussen boekingsperiodes moet gebeuren. Hier wordt uitgelegd hoe dit technisch in Conscribo werkt.

Als de boekingsperiode klaar, af en goedgekeurd is, moet deze worden afgesloten zodat er geen boekingen meer kunnen worden gedaan in dat boekjaar.

Door de opzet van Conscribo is het niet noodzakelijk om een boekingsperiode af te sluiten. U kunt als u in een nieuwe periode komt gewoon doorwerken met de administratie. Conscribo berekent automatisch alle gegevens door.

Het afsluiten van boekingsperiodes doet u omdat u geen wijzigingen meer wilt aanbrengen in dit deel van de administratie. Als het jaarverslag is goedgekeurd mag u namelijk geen wijzigingen meer aanbrengen in de gerapporteerde boekingsperiode. Ook zorgt u ervoor dat eventuele opvolgers geen gegevens meer in uw administratie wijzigen.

Conscribo biedt de functionaliteit om een boekingsperiode af te sluiten en een nieuwe periode te starten zonder dat u hiervoor veel dingen moet omzetten. Let goed op. Deze actie kan alleen ongedaan gemaakt worden door een back-up terug te zetten: Maak dus een » Backup van de boekhouding met ConscriboBackup voordat u hieraan begint.

Het is belangrijk om te weten dat de overgang van een boekingsperiode een ander proces is dan het initiële inrichten van de administratie. U kunt geen startsaldi instellen. Deze worden door Conscribo automatisch en sluitend aangemaakt.

Het afsluiten van de boekingsperiode gaat als volgt:

Na het einde van de boekingsperiode verschijnt bij de details van een periode (in het menu 'Instellingen > Boekingsperiodes'), de link: 'Deze boekingsperiode afsluiten...'

periode_afsluiten_start.png


Als u hierop klikt, komt u in de afsluit procedure. Dit ziet er als volgt uit:

Boekingsperiode afsluiten starten


Om fouten te voorkomen, kan tijdens dit proces maar 1 gebruiker zijn ingelogd in de administratie. Door in dit scherm op 'Gebruikers uitloggen en doorgaan' te klikken, wordt iedereen behalve uzelf automatisch uitgelogd, en kan niemand behalve uzelf inloggen totdat u, of het proces annuleert, of de periode heeft afgesloten.

Druk op 'Gebruikers uitloggen en doorgaan...'

Nu verschijnt het volgende scherm:

Boekingsperiode afsluiten stap 2


Bovenin zijn opnieuw de resultaatrekening (1) en de balans (2) te zien over de boekingsperiode. Controleer of deze kloppen. Als de periode is afgesloten kunnen deze namelijk niet meer gewijzigd worden.

Het onderste deel heeft te maken met het inrichten van de volgende boekingsperiode. Alle balansrekeningen waarvan het eindsaldo niet 0 is moeten worden voorgezet en komen in dit overzicht (3) terug.

Bij uitgesplitst voortzetten (4) kunt u bepalen of u een balansrekening al dan niet uitgesplitst wilt voorzetten.

Niet uitgesplitst voortzetten

Als u een balansrekening niet uitgesplitst wilt voortzetten, vinkt u bij (4) het vakje niet aan. In dit geval wordt het openstaande bedrag (het bedrag van de eindbalans) als één boeking aangemaakt op de balansrekening. Deze manier van voortzetten wordt geadviseerd bij balansrekeningen zoals de bank, de kas en de inventaris.

Uitgesplitst voortzetten

Als u een balansrekening uitgesplitst wilt voortzetten, vinkt u bij (4) het vakje wel aan. Wat er gebeurt, is dat de balansrekening ook bestaat in de volgende periode, maar de balansboeking niet bestaat uit één boeking met het totaalbedrag, maar uit één of meerdere boekingen met boekregels die nog niet zijn afgehandeld. Deze werkwijze wordt sterk aangeraden bij debiteuren/crediteurenrekeningen.

In de laatste kolom kunnen nog enkele opmerkingen komen te staan. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
  1. In dit geval bestaat de rekening niet meer in de volgende boekingsperiode. Omdat er een bedrag openstaat op deze rekening moet dit bedrag in de volgende boekingsperiode op een andere rekening worden geboekt. Deze rekening kunt u selecteren in de kolom Voortzetten op rekening.
  2. Nog niet alle boekregels bij de rekening 140: Crediteuren zijn afgehandeld. Het wordt aangeraden deze boekregels uitgesplitst mee te nemen naar de volgende boekingsperiode. Hoeveel boekregels dit nog zijn staat in de opmerking vermeld.

Verplaatsen Eigen vermogen

Als laatste kunt u ervoor kiezen een verplaatsing van het eigen vermogen uit te voeren. (7) Standaard wordt uw eigen vermogen doorgeteld op de rekening 1:Balans (en onder het kopje eigen vermogen in de balans). Door dit vermogen te verplaatsen naar een andere rekening, kunt u de resultaten hiervan hierna bijvoorbeeld opsplitsen in reserveringen of andere onderverdelingen. Conscribo telt nu in het nieuwe boekjaar in de balans opnieuw het Eigen vermogen op, op de rekening 1:Balans.

Afsluiting

Nadat u het 'lot' van alle rekeningen heeft bepaald, kunt u bevestigen dat u de periode echt wilt afsluiten.

Het afsluitproces kan even duren naargelang het aantal rekeningen en boekingen in de periode, en ziet er na afsluiting ongeveer als volgt uit:

Boekingsperiode afsluiten, het afsluitproces


De nu afgesloten periode kunt u raadplegen door deze te selecteren/actief te maken bij de periode instellingen.