Met meer dan 700 leden, vrijwilligers en wachtenden is de Albert Schweitzergroep in Woerden allesbehalve een kleine vereniging. Sterker nog: ze behoren tot de top 3 grootste scoutinggroepen van Nederland. En dat merk je. Niet alleen in hun activiteiten, maar vooral ook in hun administratie.
Want hoe houd je overzicht als honderden leden doorstromen, ouders betrokken zijn en vrijwilligers continu wisselen?
We spraken met penningmeester Siebren, secretaris Jolanda en ledenadministrateur Barbara over hun overstap naar Conscribo en wat dat hen dat heeft opgeleverd.
Een grote vereniging met een rijke geschiedenis
De Albert Schweitzergroep bestaat dit jaar 60 jaar en is nog altijd volop in beweging. Met verschillende speltakken (leeftijdsgroepen), een grote groep vrijwilligers en een constante instroom van nieuwe leden is het een levendige organisatie.
De structuur is herkenbaar voor veel scoutinggroepen: een bestuur met rollen zoals voorzitter, penningmeester en secretaris, aangevuld met beheerders en spelbegeleiders. Bij deze vereniging ligt de ledenadministratie niet bij de secretaris, maar bij een aparte vrijwilliger; iemand met veel kennis van de data en processen.
En dat is geen overbodige luxe.
“Met zoveel leden moet je echt structuur hebben. Anders raak je het overzicht kwijt.”
Van langs de deuren naar digitaal
De administratie van de Scoutinggroep in Woerden heeft in de loop der jaren een flinke ontwikkeling doorgemaakt.
Eerst gingen vrijwilligers zelf langs de deuren. Daarna maakten leden zelf de contributie over. Vervolgens kwam een scouting-specifiek systeem.
En nu Conscribo: een moderne online oplossing.
De overstap was geen overbodige luxe, maar noodzaak.
“Het oude systeem werkte niet goed en was niet intuïtief. Voor een incasso moest je veel handelingen doen, en dat wil je niet met zoveel leden.”
Bovendien moesten er nog regelmatig handmatige aanpassingen gedaan worden. Dat maakte het foutgevoelig en tijdrovend.
Grip op ledenstromen: overvliegen en contributie
Waar deze Scoutinggroep ook zeker winst heeft geboekt, is in de ledenadministratie. Deze vormt het hart van de organisatie.
Barbara heeft het systeem volledig naar haar eigen hand weten te zetten, met slimme velden en filters.
Een mooi voorbeeld is het zogeheten overvliegen: het moment waarop kinderen doorgaan naar een volgende leeftijdsgroep.
“We hebben een veld gemaakt met een overvliegdatum en een vinkje. Op basis daarvan maken we automatisch lijsten voor de leiding. Zo weten zij precies wie er komt en gaat.”
Daarnaast werken ze met:
– Zoekopdrachten (query’s) voor geboortedata en e-mailadressen
– Contributiecodes per groep
– Overzichten per speltak
Alles is snel op te bouwen en direct bruikbaar.
“Je kunt het zo maken dat je eruit haalt wat je nodig hebt.”
Efficiënt incasseren voor honderden leden
Ook op financieel gebied is er veel verbeterd. Waar contributie innen vroeger omslachtig was, lukt dat nu in korte tijd.
“Met drie incassobestanden zijn we in een half uurtje klaar. Dat scheelt enorm.”
Toch vraagt het systeem nog wel enige kennis.
“Het is niet moeilijk, maar je moet wel even weten hoe het werkt. Daar zou je iets meer begeleiding in mogen krijgen.”
De Albert Schweitzergroep heeft zowel automatische incasso’s als handmatige betalingen en beide lopen nu netjes door elkaar heen in het systeem.
Samenwerken met vrijwilligers: kansen en uitdagingen
Met zoveel vrijwilligers is samenwerken cruciaal maar ook complex.
Per speltak hebben nu meerdere mensen toegang tot het systeem. Dat werkt praktisch, maar brengt ook uitdagingen met zich mee:
– Lastige rechtenstructuur bij veel groepen
– Query’s die moeilijk te delen zijn
Toch is het beheer goed geregeld: één persoon bepaalt wie toegang krijgt en wanneer die weer wordt ingetrokken.
Wat werkt goed en wat kan beter?
Wat Scouting Woerden waardeert:
– Flexibele inrichting van de ledenadministratie
– Snel lijsten en overzichten maken
– Efficiënte incasso
– Goede en bereikbare helpdesk
– Mogelijkheid om processen zelf in te richten
Wat nog beter kan:
– Overzicht van query’s (veel scrollen)
– Duidelijkheid rondom e-mailfunctionaliteit (hoeveel mails kun je nou versturen)
– Exporteerbare historie van leden
Slimme tips voor andere (scouting)verenigingen
De Scouting Albert Schweitzergroep heeft inmiddels veel geleerd en deelt graag hun inzichten:
1. Begin gewoon
“Je moet het gewoon doen. Je komt er gaandeweg achter wat voor jou werkt.”
2. Maak gebruik van maatwerkvelden
“Denk verder dan standaardvelden, want juist daar zit de kracht.”
3. Werk met een duidelijke structuur per groep
Bijvoorbeeld met contributiecodes en leeftijdsindelingen.
4. Bel Conscribo als je er niet uitkomt
“Met de handleidingen kom je al een heel eind, maar bellen werkt soms gewoon het snelst.”
5. Denk na over je ideale inrichting
Wat wil je écht weten van je leden? Dat bepaalt je structuur.
Op naar het 60-jarig jubileum (en verder)
Scouting Woerden kijkt vooruit. Dit jaar vieren ze hun 60-jarig bestaan met een reünie, en volgend jaar staat er een groot Jubelkamp op de planning.
Daarbij denken ze ook aan het verder inzetten van het systeem, bijvoorbeeld voor evenementenregistratie.
“Er zit nog veel meer in wat we kunnen gebruiken. Dat gaan we de komende jaren verder ontdekken.”
Tot slot: bouwen aan een toekomstbestendige vereniging
De overstap naar een modern administratiesysteem heeft de Albert Schweitzergroep geholpen om grip te krijgen op hun groei en complexiteit.
Niet alles is nog perfect, maar de basis staat, en dat geeft rust.
“Je kunt het helemaal naar je eigen vereniging vormen. Dat maakt het zo waardevol.”
Voor een vereniging met honderden leden, meer dan 100 vrijwilligers en een rijke historie is dat misschien wel het belangrijkste: overzicht houden, zonder de menselijke kant te verliezen.
