Leden importeren

Leden importeren

>> Terug

Als je begint met Conscribo heb je vaak al een ledenlijst. Deze is met een CSV bestand eenvoudig te importeren. Op deze manier heb je de huidige leden snel en eenvoudig in de administratie zitten en kan je snel beginnen met de administratie.

Om je leden met een CSV bestand te kunnen importeren, heb je de volgende voorbereidingen nodig:

  • Een CSV bestand met alle leden, met alle gegevens.
  • In de administratie dienen alle gegevensvelden aanwezig te zijn. Anders worden niet alle gegevens uit het CSV bestand meegenomen.
  • Optioneel: een relatienummer

Een relatienummer is in zekere zin niet verplicht, zolang je alle relaties verwijderd en een nieuwe lijst invoert. Als je bestaande leden met het CSV inlezen wilt wijzigen of aan een bestaande lijst wilt toevoegen, dan dient er een relatienummer aanwezig te zijn.

Om te beginnen dient u het gemaakte CSV bestand te uploaden naar Conscribo. U geeft aan in welk relatietype de relaties geplaatst dienen te worden en waar het CSV bestand op uw Computer zich bevindt. Klik op volgende om Conscribo de opdracht te geven het bestand uit te lezen.

Op de volgende pagina kan er gekeken worden hoe het bestand wordt ingelezen. De eerste 25 regels uit het document worden getoond en hier kunt u aangeven welke gegevensvelden uit het systeem corresponderen met de kolommen uit het document. Als in de eerste regel van het document een naam zit dat overeen komt met een veldnaam in Conscribo, dan zal Conscribo deze automatisch aan elkaar koppelen.

Als de eerste regel van het document veldnamen bevat, dan kut u deze overslaan door het vinkje bij (1) aan te zetten. Als het verder klopt, klikt u op volgende.

Vervolgens dient u Conscribo de opdracht te geven om het importeren ook daadwerkelijk uit te voeren. Hier zijn meerdere mogelijkheden voor en er staat ook samengevat wat elke optie doet. Er is te kiezen uit:

  • Verwijderen en vervangen
  • Toevoegen
  • Actualiseren en toevoegen
  • Actualiseren

Als Conscribo de relaties heeft geïmporteerd, zal het systeem een samenvatting geven van wat er wel of niet is geïmporteerd. Conscribo controleert bij het importeren altijd of het IBAN nummer en mailadres correct is. Indien deze niet correct zijn, worden ze ook niet geïmporteerd. Deze dient u dan in het CSV bestand weer aan te passen en opnieuw in te lezen.