Gegevensvelden aanmaken

Gegevensvelden aanmaken

>> Terug

De ene organisatie is de andere niet, en bij elke organisatie worden voor relaties verschillende gegevens bijgehouden. Conscribo ondersteunt de mogelijkheid om eigen gegevens in uw administratie toe te voegen. Op dit moment ligt het technische maximum op 55 gegevens, maar in sommige producten is deze limitatie 30 gegevens. Zo kunnen de verenigingen zelf hun ledenadministratie inrichten naar hoe dat bij hen zelf past.

Om de gegevens bij uw relaties te ordenen, kunt u gebruik maken van verschilllende categorieën. Standaard zijn er vier categorieën waar u gebruik van kunt maken: Algemeen, Contactgegevens, Andere gegevens en Samengestelde en berekende gegevens. Hier ziet u een overzicht van de standaard categorieën binnen Conscribo.

Voor elke relatie zijn een aantal gegevens (velden) voorgedefinieerd. (deze horen bij elke relatie), en mogelijk een aantal velden die per relatietype kunnen verschillen. Er zijn altijd 3 vaste velden:

  1. 1Een relatienummer/code: Dit nummer of code identificeert de relatie uniek in de gehele administratie. Het relatienummer is verplicht.
  2. Een naam van de relatie: Een naam van de relatie. Verplicht vanuit het verleden.
  3. Een selectienaam. Dit is een samengesteld gegeven. Het bestaat normaal gesproken uit een relatienummer en de naam, maar u bent vrij om dit te wijzigen. De waarde van dit veld wordt op alle plekken in Conscribo gebruikt waar een relatie kan worden geselecteerd.

Deze tellen niet mee in de maximum aantal velden. Alle velden kunnen vervolgens naar eigen inzicht ingevuld worden. Zo heb je de mogelijk om de volgende types in een handmatig veld te kunnen plaatsen:

  • Woorden
  • Tekst
  • Getal
  • Bedrag
  • Aan/uit
  • Opsomming
  • Meerkeuze
  • Bankrekeningnummer
  • Datum
  • E-mailadres
  • Bestand
  • Map met bestanden

Soms wil je een samenstelling maken van diverse velden. De invulling van deze waarden hangt nergens vanaf. U wilt simpelweg de gegevens van diverse velden samenvoegen tot één veld.  De twee velden waar dit het meest wordt gebruikt is de weergavenaam en het adresveld. Namelijk het volgende:

  • Weergavenaam:
    {voornaam} {tussenvoegsel} {achternaam}
  • Adres:
    {straatnaam} {huisnummer}{huisnummertoevoeging}
    {postcode} {plaats}

U kunt velden toe te voegen die afgeleid worden van andere velden. Dit is erg nuttig als u bijvoorbeeld contributieberekeningen wilt doen. De meest uitgebreide bewerking die u kunt doen is de Als..Dan.. bewerking. Hiermee kunt u aan de hand van een andere waarde beslissen wat de waarde van dit veld wordt.

Een voorbeeld: u wilt voor een bepaalde leeftijdscategorie een ander contributiebedrag innen. U maakt dan een veld leeftijd aan (zie hieronder onder datumgerelateerde functionaliteiten) en dan een veld “Contributiebedrag”

U wilt voor personen onder de 18 40 euro innen, voor personen “tussen de 18 en 65” 70 euro, en voor ouderen 50 euro.

Op het moment dat u in Conscribo gebruik maakt van verbindingen is het mogelijk gegevens uit deze verbindingen bij een relatie op te slaan. Hierbij ligt het aan het type verbinding welk soort bewerkingen u kunt doen.

U kunt een veldwaarde overnemen. Stel u heeft een relatietype gezin met een adres, een relatietype gezinslid, en een verbinding “gezinsleden” aangemaakt, en u wilt het adres niet bij alle gezinsleden hoeven invullen, dan kunt u een veld “adres” aanmaken bij de gezinsleden welke een bewerking op een verbinding is.

In het relatietype Gezin kan je ook een bewerking doen en laten berekenen hoeveel verbindingen er gekoppeld zijn aan de relatie. Met een optelling, minimum, maximum of gemiddelde kan je dan een berekening laten doen op alle verbindingen om dat veld te kunnen invullen.