Leden toevoegen, bewerken en archiveren

Leden toevoegen en bewerken

>> Terug

Voor elke vereniging is een goede ledenadministratie vereist. Voor een penningmeester kan de boekhouding overzichtelijk blijven door aan leden verschillende boekingen te koppelen. Zo kan u per relatie een duidelijk overzicht houden wie wanneer wat betaald heeft.

Alle relaties die wat te maken hebben met je boekhouding kan je onderverdelen in types. Zo kan je dit verdelen in bijvoorbeeld personen of bedrijven. Maar soms kan het ook goed werken om bijvoorbeeld extra gegevens over lessen, instrumenten of andere mogelijkheden als type aan te maken om daar later een eventuele verbinding mee te maken.

In Conscribo kunt u uw relaties indelen in groepen. Zo kunt u bijvoorbeeld leden in een vereniging hebben. U kunt dan een relatiegroep ‘Leden’ aanmaken.

Relatiegroepen en relatietypes staan in Conscribo volledig los van elkaar. Op deze manier kunt u relaties van meerdere relatietypes in 1 relatiegroep plaatsen (U kunt bijvoorbeeld Jan (Relatietype ‘persoon’) en fam. Pieterssen (Relatietype ‘gezin’) in de relatiegroep ‘leden’ plaatsen.  Ook kunt u 1 relatie in meerdere relatiegroepen plaatsen. Jan kan zowel een ‘lid’ zijn, als ‘Bestuurslid’.

Op het moment dat u uw relatiebeheer naar eigen wens heeft ingericht kunt u relaties toevoegen en wijzigen. Elke administratie kan er verschillend uitzien en voor elk relatietype kunt u eigen gegevens bepalen en hier weergeven. Daarover kunt u meer vinden in het gedeelte Lid gegevens.

De kracht van het aanmaken van relatietypes zit in de verbinding die tussen meerdere relatietypes kan worden gemaakt.
Voorbeelden van verbindingen tussen relatietypes zijn bijvoorbeeld:

  • De verbinding “Gezinslid” tussen 1 of meerdere “personen” en een “gezin”
  • Met als doel korting te geven als meer dan x personen van een gezin lid zijn.
  • De verbinding “Contactpersoon” tussen een “personen” en een “organisatie”
    Om bijvoorbeeld meerdere e-mailadressen bij een organisatie op te slaan
  • De verbinding “Gehuurde instrumenten” tussen “personen” en “instrumenten”
    Met als doel te weten wie welk instrument heeft gehuurd en daar het bijbehorende extra contributie mee uit te rekenen.
  • De verbinding “Gehuurde plaatsen” tussen “personen” en “volkstuinen”
    Ook met als doel contributie te heffen aan de hand van eigenschappen van de gehuurde volkstuin(en)

Het is bij een verbinding belangrijk na te denken over hoe de verbinding werkt. Bijvoorbeeld: 1 gezin kan meerdere gezinsleden hebben. Een gezinslid kan maar in 1 gezin zitten.
De keuze van het soort verbinding bepaalt hoe Conscribo met de verbinding omgaat. Op het moment dat u bijvoorbeeld de eerste optie kiest (ongelijkwaardige verbinding tussen 2 relaties), kan elke relatie 1 verbinding hebben, welke elkaar niet mogen overlappen. Dus b.v. Jan mag met Piet zijn verbonden, maar vervolgens is het niet toegestaan om ook Klaas aan Jan te verbinden.

Relaties verwijderen doet u alleen op het moment dat u deze per vergissing of als test heeft ingevoerd. In alle andere gevallen is het verstandiger relaties te archiveren. Op het moment dat relaties niet meer relevant zijn in uw administratie, dan kunt u deze archiveren. Doormiddel van het archiveren worden de relaties niet meer getoond in uw administratie, behalve op plekken waar ze gebruikt zijn voordat ze gearchiveerd waren zoals bijvoorbeeld in boekingen, automatische inningen, facturen enz.. Gearchiveerde relaties tellen ook niet langer mee voor de relatielimiet van uw administratie.

Er zijn twee manieren om relaties te archiveren.

Via het bewerken van een relatie

Door meerderen tegelijk te selecteren in de details van de archief groep

Op het moment dat u relaties archiveert, zou u graag willen dat de relatienummers weer beschikbaar worden gemaakt voor toekomstige relaties. Hiervoor is de functie ‘Relatienummers wijzigen’ onder het algemeen tabblad van de details van een archiefgroep. Door op deze knop te drukken en aan te geven hoe u de gearchiveerde relatienummers wilt aanpassen, zal het weer mogelijk zijn om relatienummers te hergebruiken.

Bij de details van een archiefgroep, vindt u het tabblad privacy. Hier kunt u aangeven of er gegevens verwijderd moeten worden bij het archiveren van relaties. Als er relaties worden gearchiveerd, zullen de gegevens van de aangegeven velden verwijderd worden uit de administratie. Om dit meteen toe te passen op de al gearchiveerde leden, kunt u dat onderaan deze pagina aangeven.

Op het moment dat u relaties archiveert en u heeft aangegeven dat er data verwijderd wordt, krijgt u bijvoorbeeld onderstaande waarschuwingen te zien. Hier wordt precies aangegeven welke velden er worden verwijderd als de relatie wordt gearchiveerd. Bij verschillende archiefgroepen kan je andere gegevens aangeven, zodat u per relatie kunt beslissen welke gegevens verwijderd dienen te worden.