Start vandaag nog jouw gratis proefperiode van 21 dagen
Administratie inrichten – Scouting
Welkom bij de pagina ‘Administratie inrichting’ voor Scoutinggroepen in Nederland. Hier hebben we een aantal onderwerpen op een rijtje gezet waar jij als gebruiker bij de inrichting gebruik van kunt maken. Mochten er gedurende deze handleiding vragen ontstaan, neem gerust contact met ons op zodat wij je er verder bij kunnen helpen.
Administratie inrichten
Het eerste wat je in Conscribo kunt doen is het volgen van onze ‘Administratie inrichten’ Wizard. Dat helpt je door de eerste stappen heen, door de testadministratie te resetten en een begin te maken met je eigen administratie.
Wanneer je met een nieuw account begint kun je direct “Administratie inrichten” (3) gebruiken. Dit kan ook via het menu ‘Instellingen’ (1) > ‘Administratie inrichten’ (2).
Als eerste vullen we de basisinstellingen in. Deze basisinstellingen hebben invloed op het verloop van de administratie inrichten wizard.
Standaard staat de organisatievorm al op vereniging. Je kunt hier aangeven is dat je een Scouting vereniging bent, in plaats van een generieke vereniging (1).
Vervolgens kun je al je organisatie gegevens invullen, zoals naam, website, adres, etc. (2) Als al deze gegevens naar wens zijn ingevuld, kun je klikken op de knop ‘Opslaan en volgende’ (3) om door te gaan naar de Specialisatie: Scouting.
Het volgende onderdeel is de Specialisatie: Scouting. Hierin geef je aan welke speleenheden je bij jouw vereniging hebt, zodat Conscribo daar in het relatiebeheer en mogelijk in de financiële administratie op aangepast kan worden. Dat gebeurt in sectie (1). Heb je een eigen speleenheid die niet in de lijst staat, dan kun je altijd op het groene plusje (2) onderaan klikken. Eventueel kun je met de rode kruisjes ook een van de genoteerde speleenheden verwijderen.
Sommige Scoutinggroepen hebben per speleenheid een bankrekening. Door de checkbox aan te vinken, zal Conscribo voor elke genoemde speleenheid een grootboek rekening aanmaken voor de bankrekening van deze speleenheid. (3).
Als je klaar bent met het instellen van deze pagina, dan kun je deze opslaan en doorgaan naar de volgende sectie (4), Financieel: Algemeen.
In de sectie Financieel: Balans maken we een eerste opzet voor de balans van jouw financiële administratie. Als eerste wordt gevraagd om de bankrekeningen die jouw administratie zal bevatten. De bankrekening en spaarrekening wordt standaard genoteerd. Als je bij Specialisatie: Scouting hebt aangegeven dat elke spelgroep een bankrekening bevat, zal hier voor elke spelgroep een bankrekening ingevuld worden. Al deze rekeningen zijn naar wens te verwijderen of te hernoemen en het staat je vrij om er zelf nog een aantal toe te voegen. Als er al een beginsaldo bekend is van de bankrekening op de startdatum van de eerste periode, kun je deze vast invullen. Anders is dit in het Rekeningschema altijd aan te passen.
Vervolgens kun je een lijst maken van alle kassen die je vereniging bezit (2). Ook hier staat het je vrij om kassen toe te voegen, te verwijderen of te hernoemen.
Als je deze pagina hebt voltooid, klik je op ‘Opslaan en volgende’ (3) om door te gaan naar de sectie Financieel: Resultaat.
In de sectie Financieel: Resultaat wordt je resultaat vast aangevuld met wat standaard rekeningen. Als eerste is er een aantal uitgave groeperingen die veel verenigingen gebruiken (1). Controleer of jij als vereniging ook deze groeperingen nodig heeft. Als je zo’n groepering niet nodig hebt, dan kun je deze uitvinken en zal deze niet in je administratie geplaatst worden. Deze rekeningen zijn achteraf ook altijd nog te verwijderen als blijkt dat deze toch niet gebruikt worden.
Vervolgens hebben we speciaal voor Scouting een groepering gemaakt voor elke spelgroep (2). Zie een voorbeeld voor de bevers (3). Door deze optie aan te vinken, zal Conscribo rekeningen toevoegen voor elke spelgroep in je resultaat. Zo kun je alle inkomsten en uitgaven splitsen per spelgroep.
Los van de spelgroepen en andere uitgaven, zijn er ook inkomstenrekeningen benodigd in het resultaat (4). Standaard hebben we al 5 rekeningen klaargezet. Ook hier ben je vrij om een inkomstenrekening toe te voegen, te verwijderen of te hernoemen.
Als je klaar bent met het instellen van je resultaat, kunnen we de knop ‘Opslaan en volgende’ (5) klikken om door te gaan naar sectie Relatiebeheer.
Voor het relatiebeheer hebben wij in samenwerking met Scouting Nederland zoveel mogelijk overeenkomsten gemaakt met het relatiebeheer van Scouts Online (1). Als je dan een export maakt van Scouts Online, zal deze eenvoudig in Conscribo in te laden zijn en heb je alle velden die je nodig hebt.
Omdat het Conscribo Lite pakket een beperkter aantal velden heeft en je nog extra velden nodig zou kunnen hebben voor de financiële administratie, zijn de opties ‘Overige informatie’ en ‘Oudergegevens’ optioneel (2). Mogelijk heb je deze onderdelen niet nodig, omdat Scouts Online de primaire ledenadministratie blijft. Zo behoud je voldoende ruimte voor eventuele eigen velden.
Als je deze pagina hebt voltooid, klik je op ‘Opslaan en volgende’ om door te gaan naar het uitvoeren van de inrichting (3).
De laatste stap tot het uitvoeren van de inrichting is het accorderen van de inrichting (1). Hiermee geeft u aan dat alle gegevens die nu in de administratie verwijderd mogen worden en dat de inrichting kan worden uitgevoerd (2). Dan zal de administratie overeenkomen met al uw aangegeven wensen en kunt u aan de slag met Conscribo.
Ledenadministratie inlezen of bijwerken
Is je ledenadministratie helemaal up-to-date in Scouts Online en wil je de gegevens inlezen of bijwerken in Conscribo zodat de gegevens in Conscribo overeenkomen met de gegevens van Scouts Online? Lees dan in deze handleiding hoe dit werkt.
Om te beginnen hebben we een export nodig van al je leden in Scouts Online. Deze ledenlijst is te vinden via Organisatie (1) en dan Scoutinggroep Leden (2). Dit geeft een overzicht van al je leden in Scouts Online, welke te exporteren zijn.
Rechts onderaan de ledenlijst, zit de Export (1) knop. Hier kun je op klikken en het bestand kun je vervolgens opslaan op je eigen computer of meteen openen met Excel.
Open het gedownloade .XML bestand in Excel, zodat deze omgezet kan worden naar een .CSV bestand. Dit doe je door te kiezen voor bestand ‘Opslaan als’. Als type bestand geef je vervolgens aan dat je een CSV (Comma Delimited) of CSV (Kommagescheiden) bestand wilt hebben (1). Vervolgens klik je op ‘Opslaan’ (2) om het bestand op te slaan als CSV bestand.
Als je het bestand gedownload hebt en hebt omgezet naar CSV, dan kun je de relaties gaan importeren of bijwerken in Conscribo. Dat doe je door in het menu ‘Nieuwe relatie’ (1) te selecteren en vervolgens te klikken op ‘Relaties importeren’ (2). Hier kun je relaties importeren en bijwerken voor alle relaties die zijn opgenomen in het CSV bestand.
De eerste stap nu is het uploaden van het bestand. Je selecteert het omgezette bestand en geeft deze aan bij (1). Vervolgens kun je op ‘volgende’ klikken om naar de volgende stap te gaan.
Op de volgende pagina kun je controleren of alle instellingen goed zijn ingesteld. Bij de kolom met alle selectie velden (1)–(6) wordt aangegeven in welke velden de gegevens ingelezen moet worden. Als het goed is, worden de gegevens meteen goed herkend en in de correcte velden geplaatst. Het is nooit verkeerd om een keer te controleren of dat in jouw situatie ook zo is.
Je ziet vervolgens dat de eerste regel bestaat uit namen van de kolommen. Dit is geen relatie die geïmporteerd dient te worden. Vandaar dat je bovenaan de pagina bij ‘Eerste regel in het bestand bevat veldnamen’ (7) kunt aangeven dat deze regel niet geïmporteerd dient te worden. Na het aanvinken van deze optie zal de eerste regel ook verborgen worden in het overzicht.
Als je deze pagina voltooid hebt, klik je op ‘Volgende’ (8) om verder te gaan naar de volgende pagina.
Op de volgende pagina vraag Conscribo wat er met de gegevens dient te gebeuren. Ons advies zal zijn om te kiezen voor ‘Actualiseren en Toevoegen’ (1). Dit zorgt ervoor dat Conscribo kijkt naar alle relatienummers in de lijst en gaat kijken of deze relatienummers in de administratie staan. Mochten ze bekend zijn, dan zal Conscribo deze relatie bijwerken met de nieuwe gegevens, zodat deze up-to-date zijn. Mocht het zo zijn dat het relatienummer niet bekend is, dan zal Conscribo een nieuwe relatie toevoegen. Zo zijn je gegevens altijd up-to-date ten opzichte van Scouts Online.
Klik op Importeren (2) om Conscribo de opdracht te geven om alle relaties te importeren.
Tot slot geeft Conscribo aan hoe de actie is verlopen. In onze situatie is alles goed gegaan, maar wie weet is in het in jouw situatie zo dat enkele relaties niet geïmporteerd kunnen worden. Daar wordt dan een melding van gemaakt met een bijbehorende reden. Mocht dit niet helemaal duidelijk zijn, neem dan gerust contact met ons op en dan helpen wij je graag verder.
Contributie herhalende verzamelinkomsten configureren
Binnen je Scoutinggroep zul je ongetwijfeld contributie innen bij je leden. Wellicht zou je dit ook per speleenheid willen aangeven en misschien is er ook een bedrag per speleenheid dat geïnd dient te worden. Wij helpen je graag bij deze instellingen, zodat je daarna de contributie eenvoudig kunt verwerken.
Om de contributie per speleenheid te configureren, hebben wij na het inrichten van de administratie elke speleenheid een code gegeven. Deze code is te vinden bij ‘Instellingen’ (1) en dan ‘Gegevensvelden bij personen’ (2).
Door naar ‘Gegevensvelden bij personen’ te gaan, zie je alle velden die ingericht zijn in de ledenadministratie van Conscribo. Onderaan deze pagina vind je het veld ‘Speleenheidcode’ (1). Hier hebben wij elke speleenheid een code gegeven, waarnaar te verwijzen is in de contributieinning. Klik op het vergrootglas om de details van dit veld te bekijken.
In de details van het veld zie je welke speleenheid in onze testadministratie een code heeft gekregen. Dit zijn de codes van onze testadministratie:
- Bevers: 1
- Welpen: 2
- Scouts: 3
- Explorers: 4
- Roverscouts: 5
- Plusscouts: 6
Deze codes dien je bij de hand te houden als je de contributieinning aanmaakt voor de scouting.
Nu gaan we de contributie verzamelinkomsten aanmaken. Dat doen we met behulp van onze module ‘Herhalende verzamelinkomsten’. Deze is te vinden bij ‘Transacties’ (1) en vervolgens ‘Herhalende verzamelinkomsten’ (2).
Over het algemeen gebeurt de contributie niet eenmalig, maar wordt het periodiek herhaald. De een doet het per maand, de ander per jaar en de volgende misschien per kwartaal. Omdat het periodiek zal zijn dat het geïnt wordt, kiezen we voor het aanmaken van een herhalende verzamelinkomst (1).
Deze verzamelinkomsten willen we graag een naam geven (1). In onze administratie hebben we deze ‘Contributie’ genoemd, maar voel je vrij om daar een eigen naam aan te geven. Heb je de verzamelinkomsten een naam gegeven, klik dan op de knop ‘Verder’ (2) om door te gaan naar de volgende pagina.
Bij deze instellingen willen we de administratie meegeven wanneer en hoe vaak we de verzamelinkomsten willen uitvoeren. Als eerste geven we de eerste datum van de volgende contributie verzamelinkomsten die je in Conscribo wilt aangeven (1), bijvoorbeeld aan het begin van het jaar.
Als voorbeeld willen we onze contributie elk kwartaal laten innen. Vandaar dat we bij het ‘aantal maanden tussen twee verzamelinkomsten in’ ‘3’ aangeven. Mocht je de contributie jaarlijks innen dan geef je hier ’12’ aan en voor een inning per maand geef je ‘1’ aan.
Als je deze instellingen hebt aangegeven, klik je op ‘verder’ om door te gaan naar de volgende pagina.
Bij deze instellingen wil Conscribo graag weten bij wie er contributie geïnd moet worden. We willen relaties toevoegen op basis van twee voorwaarden, namelijk of ze als relatietype ‘lid’ zijn (1) en of de status van het lid ‘lid’ is en geen ‘oud-lid’ (2).
| De eerste stel je in door op de knop ‘selecteer’ te klikken. Dan zijn er een aantal opties zichtbaar, waarvan je de link ‘Relatietype’ selecteert. Dan hoef je alleen nog maar aan te geven dat ze onderdeel zijn van het ‘Relatietype’ ‘lid’. |  |
| De tweede stel je in door eerst op het groene plusje te klikken en vervolgens weer op ‘selecteer’. Vervolgens op het tabblad ‘Leden’ en daarna op de link ‘Status’. Daar kun je aangeven dat iemand moet voldoen aan de status ‘Lid’. |  |
Je voorwaarden scherm zou er als volgt uit moeten zien. Je kunt nu klikken op ‘Verder’ om door te gaan.
De volgende instelling wordt het instellen van de boeking zelf. Als eerste willen we de boeking een duidelijke naam geven, zodat dit in de administratie duidelijk wordt. Als voorbeeld hebben wij de naam Contributie {display_name} aangegeven. Dit zorgt ervoor dat voor iedereen waarvoor een boeking wordt aangemaakt de boeking een naam krijgt met Contributie en de naam van de relatie erachter, wat extra inzicht creëert in je administratie. De tag {display_name} krijg je door op het te verschijnen dialoog te klikken op ‘Weergavenaam’.
 |
Vervolgens geven we aan dat we een variabel bedrag willen voor elke regel in de administratie (3). We hebben de regels als volgt gedefinieerd met de berekening:
({scouting:speleenheidcode} = ^de speleenheidcode^) * ^contributiebedrag^
Het gedeelte “{scouting:speleenheidcode}” is te krijgen door het menu wat verschijnt als je op het veld klikt. Als eerst ga je naar het tabblad ‘leden’ (1), vervolgens naar de link van de speleenheidcode (2) en dan verschijnt deze code in beeld (3). Deze is natuurlijk te kopiëren vanuit een ander veld of vanaf deze pagina.
Wat Conscribo dan voor ons zou doen is eerst een vergelijking maken met de speleenheid code of voor de gebruiker die overeenkomt. Dat resulteert in een 1 (als het waar is) of 0 (als het niet waar is). Dat zorgt er dus voor dat er het contributiebedrag uitkomt als de code overeenkomt en niets als het niet overeenkomt. Voor onze administratie hebben we elke speleenheid een eigen contributie gegeven. Hoe dat voor jouw Scoutinggroep geldt, kun je zelf aangeven.
Wij hebben hier nu de volgende waarden gebruikt:
- Bevers: ({scouting:speleenheidcode} = 1) * 25
- Welpen: ({scouting:speleenheidcode} = 2) * 50
- Scouts: ({scouting:speleenheidcode} = 3) * 75
- Explorers: ({scouting:speleenheidcode} = 4) * 100
- Roverscouts: ({scouting:speleenheidcode} = 5) * 125
- Plusscouts: ({scouting:speleenheidcode} = 6) * 150
Bij elk van deze regels geven we aan op welke grootboekrekening het geboekt moet worden. Zoals je hieronder kunt zien, hebben we per speleenheid een contributierekening ingericht gekregen na de inrichting en kunnen we die per regel aangeven.
Wat hier als resultaat uitkomt, laten we een paar stappen verder zien. Als je klaar bent met deze instelling, klik je op ‘Opslaan en verzamelinkomst bekijken’ (9) om verder te gaan.
Nu is de inning klaar om gegenereerd te worden. Ten eerste klikken we op ‘Relaties selecteren’ om alle relaties die aan de voorwaarden voldoen, mee te nemen in de contributie verzamelinkomsten.
Dan zie je een lijst verschijnen met alle relaties in je administratie, klaar om een boeking voor te genereren. Klik dan op ‘Boekingen aanmaken’ (1) om voor iedereen een boeking te genereren, zoals we dat eerder hebben ingesteld.
Als resultaat krijg je nu te zien hoe de boekingen geworden zijn. Je ziet bij de individuele aanwijspunten, dat elke relatie zijn eigen contributiebedrag heeft. Zo zie je dat wat je hebt ingesteld correct is gegaan en dat iedereen dus op basis van zijn of haar speleenheid een contributiebedrag heeft gekregen.
Omdat we bij de boeking hebben aangegeven dat de contributie op aparte rekeningen geboekt moet worden, zal je in het resultaat van de financiële administratie zien dat voor elke speleenheid zijn eigen totaalbedragen zijn opgeteld.
Als je klaar bent om een nieuwe ronde te gaan maken, kun je klikken op het groene plusje bovenaan de pagina. Dat genereert een nieuwe ronde en zonder de instellingen te wijzigen kun je verder.
Wat als ...
Het toevoegen van een speleenheid gebeurt bij de instellingen van de relatievelden. Daarvoor ga je naar ‘Instellingen’ (1) -> ‘Gegevensvelden bij leden’ (2).
In dit overzicht kan je gaan naar de details van het veld ‘Speleenheid’ (1)
Hier kun je vervolgens je eigen ‘Extra speleenheid’ toevoegen aan de administratie.
Mocht je ook de contributie uitsplitsen per speleenheid, dan dien je ook een speleenheid code toe te voegen aan dat veld. Dat kun je doen bij het veld ‘Speleenheidcode’ (1)
Daar kun je vervolgens een uniek getal toewijzen aan het nieuw toegevoegde speleenheid om zo ook contributie te kunnen innen voor dat veld.
Als je vrijwilligers geen contributie hoeven te betalen, is het verstandig Conscribo te laten weten wie je vrijwilligers zijn. Dat geven we aan Conscribo door aan de hand van een extra relatieveld. Daarvoor ga je naar ‘Instellingen’ (1) -> ‘Gegevens velden bij leden’ (2).
Onderaan deze pagina kun je aangeven dat je een nieuw veld wenst toe te voegen.
Dit veld kan je bijvoorbeeld “Vrijwilliger” (1) noemen. In dit veld gaan wij aangeven of iemand vrijwilliger is of niet. Vandaar dat wij als datatype het veld een ‘Aan/Uit waarde’ (2) geven.
Vervolgens kun je bij alle relaties aangeven of iemand vrijwilliger is of niet. Met deze informatie kun je bij de automatische inning aangeven dat iemand die vrijwilliger is, niet meegenomen hoeft te worden bij de inning. De relatieselectie bij het ‘Instellingen’ tabblad ‘Bij wie’ ziet er zo uit:
Voor de automatische incasso bestaat een apart onderdeel met uitlegvideo op onze eigen uitlegpagina beschreven. Deze is hier te bekijken: