Incasso uitvoeren

Extra informatie

Conscribo

Incasso uitvoeren

Het ontvangen van contributies is over het algemeen geen probleem, zolang uw leden dat op tijd doen. Om meer controle te hebben over de tijdstippen waarop uw leden betalen, kunt u gebruik maken van een automatische incasso. Dan zal de bank het te ontvangen bedrag bij uw relaties incasseren.

Als u bij leden of klanten (verder relaties genoemd) van uw organisatie automatisch geld wilt innen, dan heeft u allereerst een incasso-overeenkomst nodig van de bank waarbij uw organisatie bankiert. In deze overeenkomst staat dat u geld mag innen van relaties als deze een incassocontract met u hebben getekend. De voorwaarden in dit contract zijn verschillend, maar vaak worden er afspraken gemaakt over de maximale frequentie en de maximale hoeveelheid geld dat u mag innen per ‘batch’ (opdracht) en per transactie.

Nadat u een incassocontract krijgt, krijgt u van de bank toegang tot een online omgeving waar u incasso-opdrachten kunt aanleveren, en een ‘Incassant-id’ die u vermeld bij elke opdracht.

Om geld te mogen innen bij uw relaties, dient de relatie een incassomachtiging te ondertekenen. In deze machtiging geeft de relatie toestemming van zijn/haar rekening geld af te schrijven voor het vermelde doel.

Een machtiging dient aan een aantal voorwaarden te voldoen:

  • De NAW gegevens en land van uw organisatie dienen te worden vermeld
  • Uw incassant-id moet zijn vermeld
  • U dient een voor de relatie uniek kenmerk te vermelden wat u zowel in de incasso-opdracht als op de machtiging publiceert
  • De NAW gegevens van de relatie dienen op de machtiging te zijn vermeld
  • Het IBAN nummer van de relatie (en voor buitenlandse incassanten ook het BIC nummer) dient te worden vermeld
  • U dient aan te geven of het een doorlopende of eenmalige incassomachtiging betreft.
  • Het woord ‘SEPA’ dient in de titel van de machtiging voor te komen
  • Er moet een datum en plaats van ondertekening aanwezig zijn
  • De machtiging moet zijn ondertekend door de relatie.

Nadat u een incassocontract en een machtigingsformulier heeft kunt u beginnen met het verkrijgen van machtigingen bij de relaties waarvan u geld wilt innen. Van de relaties die een incassomachtiging hebben ondertekend heeft u de volgende gegevens digitaal nodig:

  • Rekeninginformatie (Een veld van het type ‘Bankrekening’). Deze bevat een IBAN nummer, een BIC nummer (Wordt bij Nederlandse rekeningnummers automatisch gevuld) en een tenaamstelling van de rekening
  • Een ‘Kenmerk machtiging’: Een uniek nummer wat ook op de machtiging vermeld wordt. U kunt hier eventueel ook het lidnummer voor gebruiken en hoeft hier dus geen apart veld voor aan te maken
  • Een ‘Datum ondertekening’: Hierin vermeld u wanneer de machtiging is afgegeven.

Hierna stelt u uw incasso-instellingen in. Deze instellingen zouden er als volgt uit kunnen zien:

Het maakt niet uit of het een automatische of incidentele inning is, maar voor een incasso heeft u een lijst nodig met betalingen die u wenst te incasseren. Conscribo zal een incasso aanmaken met alle gegevens die in deze inning staan, dus hoe completer de inning, hoe makkelijker Conscribo een incasso voor u aanmaakt.

Meer informatie daarover vindt u bij:

Bij zowel een automatische als incidentele inning kunt u incasso-opdrachten aanmaken door op de knop ‘Incasso-opdrachten bij deze ronde’ te klikken nadat de boekingen zijn aangemaakt. Vervolgens kunt u daar een nieuwe incasso batch aanmaken en komt u bij de instellingen voor de incassobatch. Hier geeft u aan welke relaties meegenomen dienen te worden in de batch, wanneer de bank de batch moet incasseren en wat de omschrijving wordt bij de relaties waarbij u int.

Vervolgens krijgt u alle details te zien van de huidige incassobatch. Hier wordt samengevat voor welke leden er welke bedragen worden geïncasseerd. Daarnaast kan het voorkomen dat Conscribo een relatie niet in de batch kan meenemen omdat er bijvoorbeeld geen goede machtiging is, geen rekeningnummer bekend is of andere redenen. Die worden dan onderaan dit overzicht getoond. Als u het eens bent met de incassobatch, kunt u het PAIN-XML downloaden en deze uploaden bij de bank, zodat de bank dit kan incasseren. Daarnaast is het ook mogelijk om naar al de relaties die geïncasseerd te informeren over de toekomstige incasso. Daarvoor kan je vooraankondigingen sturen naar de desbetreffende relaties.

Als u een incasso in Conscribo heeft aangemaakt, zal bij Bankmutaties inlezen vanzelf deze transacties langs komen, inclusief eventuele storneringen. In principe is het de bedoeling dat Conscribo dat direct herkent en koppelt (zoals hieronder te zien). Mocht Conscribo dat om onbekende reden niet kunnen, dan kunt u zo’n koppeling daar ook direct maken.

Incasso_verwerken.png