Incasso uitvoeren

Incasso uitvoeren

>> Terug

Het ontvangen van contributies is over het algemeen geen probleem, zolang uw leden dat op tijd doen. Om meer controle te hebben over de tijdstippen waarop uw leden betalen, kunt u gebruik maken van een automatische incasso. Dan zal de bank het te ontvangen bedrag bij uw relaties incasseren.

Als u bij leden of klanten (verder relaties genoemd) van uw organisatie automatisch geld wilt innen, dan heeft u allereerst een incasso-overeenkomst nodig van de bank waarbij uw organisatie bankiert. In deze overeenkomst staat dat u geld mag innen van relaties als deze een incassocontract met u hebben getekend. De voorwaarden in dit contract zijn verschillend, maar vaak worden er afspraken gemaakt over de maximale frequentie en de maximale hoeveelheid geld dat u mag innen per ‘batch’ (opdracht) en per transactie.

Nadat u een incassocontract krijgt, krijgt u van de bank toegang tot een online omgeving waar u incasso-opdrachten kunt aanleveren, en een ‘Incassant-id’ die u vermeld bij elke opdracht.

Om geld te mogen innen bij uw relaties, dient de relatie een incassomachtiging te ondertekenen. In deze machtiging geeft de relatie toestemming van zijn/haar rekening geld af te schrijven voor het vermelde doel.

Een machtiging dient aan een aantal voorwaarden te voldoen:

  • De NAW gegevens en land van uw organisatie dienen te worden vermeld
  • Uw incassant-id moet zijn vermeld
  • U dient een voor de relatie uniek kenmerk te vermelden wat u zowel in de incasso-opdracht als op de machtiging publiceert
  • De NAW gegevens van de relatie dienen op de machtiging te zijn vermeld
  • Het IBAN nummer van de relatie (en voor buitenlandse incassanten ook het BIC nummer) dient te worden vermeld
  • U dient aan te geven of het een doorlopende of eenmalige incassomachtiging betreft.
  • Het woord ‘SEPA’ dient in de titel van de machtiging voor te komen
  • Er moet een datum en plaats van ondertekening aanwezig zijn
  • De machtiging moet zijn ondertekend door de relatie.

Nadat u een incassocontract en een machtigingsformulier heeft kunt u beginnen met het verkrijgen van machtigingen bij de relaties waarvan u geld wilt innen. Van de relaties die een incassomachtiging hebben ondertekend heeft u de volgende gegevens digitaal nodig:

  • Rekeninginformatie (Een veld van het type ‘Bankrekening’). Deze bevat een IBAN nummer, een BIC nummer (Wordt bij Nederlandse rekeningnummers automatisch gevuld) en een tenaamstelling van de rekening
  • Een ‘Kenmerk machtiging’: Een uniek nummer wat ook op de machtiging vermeld wordt. U kunt hier eventueel ook het lidnummer voor gebruiken en hoeft hier dus geen apart veld voor aan te maken
  • Een ‘Datum ondertekening’: Hierin vermeld u wanneer de machtiging is afgegeven.

Hierna stelt u uw incasso-instellingen in. Deze instellingen zouden er als volgt uit kunnen zien:

Het maakt niet uit of het een automatische of incidentele inning is, maar voor een incasso heeft u een lijst nodig met betalingen die u wenst te incasseren. Conscribo zal een incasso aanmaken met alle gegevens die in deze inning staan, dus hoe completer de inning, hoe makkelijker Conscribo een incasso voor u aanmaakt.

Meer informatie daarover vindt u bij:

Bij zowel een automatische als incidentele inning kunt u incasso-opdrachten aanmaken door op de knop ‘Incasso-opdrachten bij deze ronde’ te klikken nadat de boekingen zijn aangemaakt. Vervolgens kunt u daar een nieuwe incasso batch aanmaken en komt u bij de instellingen voor de incassobatch. Hier geeft u aan welke relaties meegenomen dienen te worden in de batch, wanneer de bank de batch moet incasseren en wat de omschrijving wordt bij de relaties waarbij u int.

Vervolgens krijgt u alle details te zien van de huidige incassobatch. Hier wordt samengevat voor welke leden er welke bedragen worden geïncasseerd. Daarnaast kan het voorkomen dat Conscribo een relatie niet in de batch kan meenemen omdat er bijvoorbeeld geen goede machtiging is, geen rekeningnummer bekend is of andere redenen. Die worden dan onderaan dit overzicht getoond.

Als u het eens bent met de incassobatch, kunt u het PAIN-XML downloaden en deze uploaden bij de bank, zodat de bank dit kan incasseren.

Daarnaast is het ook mogelijk om naar al de relaties die geïncasseerd te informeren over de toekomstige incasso. Daarvoor kan je vooraankondigingen sturen naar de desbetreffende relaties.

Op het moment dat u via de automatische inning een incasso-opdracht heeft aangemaakt, en de incasso-opdracht heeft uitgevoerd, dan komt deze op uw afschrift als 1 bijschrijving, en optioneel enkele stornerings transacties. U heeft een inkomst (of twee indoen u een incasso-opdracht met een First en Recurring batch heeft aangemaakt) en ziet deze als inkomst op het bankafschrift. U boekt deze nu als Universele boeking naar de debiteurenrekening.

Na het verwerken van de rest van het bankafschrift (waarbij u storneringen verwerkt zoals verder staat beschreven)
gaat u naar de inning waarbij de incasso-opdracht is aangemaakt. Hier klikt u bij de betreffende ronde op ‘Incasso-opdrachten’. Omdat u bij het aanmaken van de opdracht de aanlevering heeft bevestigd, ziet u nu b.v. het volgende scherm:

U klikt hier op ‘Incassoboeking Koppelen..’ (1)

Nu wordt er gezocht in de administratie naar een universele boeking zoals we die net hebben geboekt. Als deze in eerste instantie niet wordt gevonden, wijzig dan de boekdatum naar de boekdatum van ontvangst. (Let er ook op dat de boeking op de juiste debiteurenrekening is geboekt). U ziet nu het volgende scherm en kan de incasso gekoppeld worden aan de inning.

Conscribo kan direct vanuit het bankafschrift de storneringen koppelen aan een te ontvangen inkomst. Als Conscribo dit niet zelf al voorstelt, gaat u bij de boeking in de bankimport naar het tabblad ‘koppelen aan uitgave’, en zoekt hier de betreffende debiteur op. Het kan zijn dat u moet klikken op ‘In alle soorten boekingen’ en ‘in afgehandelde boekingen zoeken’. U kiest de te ontvangen inkomst, en de stornering wordt verwerkt. Het kan ook zijn dat het openstaand bedrag nu het dubbele wordt van wat er daadwerkelijk openstaat. Dit gebeurt als u de ontvangst van de batch nog niet heeft gekoppeld, en is normaal.

Als u het verwerken en uitvoeren van de automatische incasso wil uitbesteden, kunt u een contract aangaan met Doorbetalers. Deze kan aan de hand van een automatische of incidentele inning een incasso uitvoeren, de storneringen opnieuw uitvoeren en afgehandelde transacties automatisch verwerken.

U heeft bijvoorbeeld contributie waarbij leden via Incasso hun lidmaatschap betalen. Hiervoor heeft u in de automatische inningen een inning aangemaakt. U kunt Doorbetalers de opdracht geven deze bedragen automatisch te incasseren en te verwerken.

Ook kunt u met behulp van Doorbetalers uw factuur e-mails voorzien van een iDeal link. Betalingen via iDeal worden automatisch door Doorbetalers in uw administratie verwerkt

Meer informatie over Doorbetalers vindt u op de Doorbetalers website:

https://www.doorbetalers.nl/conscribo-integratie/