Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo algemeen / Inrichting en beheer / Administratiekoppeling

Administratiekoppeling inrichten

Artikelen bij: Administratiekoppeling

1	Administratiekoppeling inrichten

De administratiekoppeling functie, kunt u gegevens uit de ledenadministratie uitwisselen met andere administraties.

U dient de functie eerst te activeren. Dit kan in het menu "Instellingen", "Inrichting", "Basisinstellingen". Vink in dit formulier "Relaties tussen administraties kunnen synchroniseren" aan en sla het formulier op.

Na het opslaan ziet u in het menu "Instellingen", "Inrichting" het item "Administratiekoppeling".

Het concept

De koppeling maakt het mogelijk om tussen twee of meer administraties gegevens uit te wisselen. Hierbij zijn altijd 1 of meerdere "bronadministratie(s)" betrokken, en 1 of meerdere "bestemmingsadministratie(s)".

- Geselecteerde gegevens uit de ledenadministratie van een bronadministratie zijn leidend, en worden direct, zodra ze worden aangepast in de bronadministratie ook aangepast in de bestemmingsadministratie.
- Geselecteerde gegevens in een bestemmingsadministratie worden toegevoegd of overschreven met de gegevens uit de bronadministratie.
- Indien een bronadministratie naar maximaal 1 bestemmingsadministratie synchroniseert, kan de bestemmingsadministratie ook de "bron" zijn van andere geselecteerde gegevens, en zo dus "terug synchroniseren".

Conceptueel voorbeeld: Scoutingvereniging met Stichting:

Een scoutingvereniging heeft een vereniging, maar daarnaast is er ook een stichting voor het beheer van de gebouwen. De ledenadministratie wordt in de Conscribo verenigingsaccount gevoerd, maar voor facturatie en declaratiedoeleinden is het nuttig dat contactgegevens en een bankrekeningnummer ook beschikbaar is de Conscribo account van de stichting.

De administratiekoppeling wordt nu in de verenigingsaccount ingeschakeld, en aangemerkt als "bronadministratie". Deze verstuurd gegevens als NAW, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer naar de bestemmingsadministratie (de administratie van de stichting) die als zodanig is ingericht. (Ook hier wordt de administratiekoppeling ingeschakeld en aangemerkt als bestemmingsadministratie)

Conceptueel voorbeeld: Koepelorganisatie/bond met verenigingen:

Een koepel van een aantal verenigingen heeft een Conscribo account, en heeft voor facturatie/opleidingsdoelen een aantal gegevens van leden van haar lidverenigingen nodig. Daarnaast beheert de koepel gegevens over licenties/accreditatie van leden van de lidverenigingen.

De administratiekoppeling wordt in het "koepelaccount" ingeschakeld en aangemerkt als "bestemmingsadministratie". Er worden een aantal gegevens ontvangen van bronadministraties, en een aantal gegevens bepaald door de koepel. Bij elke lidvereniging staat de administratiekoppeling aan, en is ingesteld als "bronadministratie".
Op het moment dat een lidvereniging een lid toevoegt of aanpast, worden geselecteerde gegevens direct naar de koepelorganisatie gestuurd. Als een lid geaccrediteerd wordt door de koepel, wordt dit in de administratie van de koepel geregistreerd. Dit gegeven wordt direct teruggesynchroniseerd naar de bronadministratie van de juiste lidvereniging.

Bronadministratie configureren

Op het moment dat u in het scherm "Administratiekoppeling" opent in de bronadministratie, klikt u bij "Kies manier van synchroniseren" op "Dit is de bronadministratie".
U ziet (gedeeltelijk) het configuratiescherm voor de koppeling:

(1) Geef aan of u ook gegevens wilt kunnen terugontvangen van de bestemmingsadministratie. Dit aanvinken zorgt ervoor dat u per gegeven kunt aangeven of u de bron of bestemming bent van het gegeven.

(2) U geeft aan naar welke administratie gegevens moeten worden verstuurd. Dit is de accountnaam van de bestemmingadministratie. U vindt de accountnaam bijvoorbeeld in de adresbalk van uw browser. Daarin ziet u b.v. https://secure.conscribo.nl/(deaccountnaam)/... .

(3)U kunt per administratie waar u gegevens naar stuurt, selectiecriteria opstellen voor welke relaties worden overgestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat alleen relaties die in de groep "leden" zitten worden overgestuurd, in plaats van alle relaties.

(4)Per relatietype in uw administratie geeft u aan of de relaties van dit relatietype moeten worden overgezet naar de bestemmingsadministraties.

(5)Het kan voorkomen dat relaties in de bronadministratie het relatietype 'persoon' hebben, maar in de bestemmingsadministratie(s) b.v. 'leden'. U maakt een afspraak over welke naam in de synchronisatie voor het relatietype wordt gebruikt, en vult dit in alle administraties in.

(6)Nu kunt u aangeven welke gegevensvelden worden overgestuurd. Selecteer hier de over te sturen velden. U maakt ook hier een afspraak over hoe u het gegeven in de synchronisatie noemt, en vult dit in elke administratie in.

Nadat u alle gegevens heeft ingevuld klikt u op opslaan. Zodra de bestemmingsadministratie ook is ingericht, worden relaties overgestuurd. Eventueel kunt u na het opslaan, rechtsboven (7) kiezen voor 'Draai volledige synchronisatie' Dit verstuurd de volledige dataset opnieuw naar de bestemmingsadministratie(s).

Bestemmingadministratie configureren

Bekijk eerst hoe de bronadministratie is geconfigureerd. U heeft in de bestemmingsadministratie de namen van de relatietypes en gegevensvelden nodig.

U gaat nadat u functionaliteit heeft ingeschakeld naar het menu "Instellingen", "Inrichting", "Administratiekoppeling". Kies bij manier van synchroniseren" op "Dit is de bestemmingsadministratie".

(1) U geeft aan vanaf welke administratie(s) gegevens moeten worden ontvangen. Dit is de accountnaam van de bronadministratie(s). U vindt de accountnaam bijvoorbeeld in de adresbalk van uw browser. Daarin ziet u b.v. https://secure.conscribo.nl/(deaccountnaam)/... .

Administratiecode

Conscribo zal er voor zorgen dat relaties die u ontvangt van een bronadministratie, onderscheden kunnen worden van uw eigen relaties en andere bronadministraties. Hiervoor dient u in de bestemmingsadministratie een gegevensveld aan te maken met b.v. de naam "administratiecode". Als deze waarde bij een relatie leeg is, bestaat de relatie alleen "lokaal".

U vult per bronadministratie een administratiecode (woord of getal) in (2). Bij elke relatie die wordt ontvangen in de bestemmingsadministratie, wordt het veld administratiecode gevuld met deze code. Conscribo accepteert vervolgens alleen wijzigingen voor de relatie van de betreffende bronadministratie, en stuurt eventuele wijzigingen vanuit de bestemmingskant, alleen naar de bronadministratie met de juist administratiecode.

Bijvoorbeeld, u heeft twee bronadministraties: bron-1 en bron-2. U ontvangt relatie "Piet" van administratie "bron-1". Conscribo vult "bron-1" in het adminstratiecodeveld in. Als u ook een relatie "Piet" ontvangt wordt deze ook toegevoegd, maar wordt er in het administratiecodeveld "bron-2" gezet. Wijzigingen voor Piet worden altijd op de juiste relatie toegepast doordat de administratiecode verwijst naar de juiste bronadministratie.

Relatienummers

Elke relatie in Conscribo dient een uniek relatienummer te hebben. Standaard deelt Conscribo deze automatisch uit bij het aanmaken van een relatie. Indien u relaties ontvangt vanuit meerdere administraties komt het dus voor dat deze administraties dezelfde nummers gebruiken voor hun relaties. Ook in de bestemmingsadministratie dient een uniek nummer gebruikt te worden.(3)
U kunt dit op verschillende manieren aanpakken:

Scenario 1, relaties krijgen een "bondsnummer" van de bestemmings(koepel)administratie

Stel, de bestemmingsadministratie is een koepeladministratie, dan is het standaard hier uitgedeelde relatienummer een bondsnummer. U selecteert in koppelingsinstellingen aan de
bestemmingskant nu het relatienummer als "relatienummer". In de bronadministraties, maakt u een veld "bondsnummer" aan, en kiest dit als relatienummer in de koppelingsinstellingen.

Bij het toevoegen van een relatie werkt het nu als volgt: In de bronadministratie wordt een nieuwe relatie aangemaakt. Hierbij vult de administrateur geen bondsnummer in. Conscribo deelt wel automatisch een (lokaal) relatienummer aan, zoals altijd. Conscribo stuurt de relatie nu over naar de koepeladministratie. Bij het aanmaken van de relatie in de koepeladministratie vult de automatische koppeling een bondsnummer in als relatienummer (lokaal gedrag van de koepeladministratie). Dit relatienummer (het bondsnummer), wordt direct teruggekoppeld naar de bronadministratie, en het veld bondsnummer wordt bij de relatie in het veld bondsnummer ingevuld.
Bij vervolgupdates vanuit de bronadministratie, wordt nu het bondsnummer voor de communicatie gebruikt. Het lokale relatienummer in de bronadministratie wordt dus niet overgestuurd.

Scenario 2, relaties krijgen niet conflicterende nummers
Wederom alleen interessant bij een koepel met meerdere administraties. U kies in alle bronadministraties het gegevensveld "relatienummer" als relatienummer. In de bestemmingsadministratie maakt u een gegevensveld 'relatienummer-bron' aan, en kiest dit als relatienummer.

Bij het toevoegen van een relatie vanuit de bronadministratie werkt het nu als volgt. Lokaal in de bronadministratie krijgt de relatie (automatisch) een relatienummer. Deze wordt overgestuurd naar de bestemmingsadministratie. In de bestemmingsadministratie wordt het uitgedeelde nummer van de bronadministratie door de koppeling ingevuld in het veld 'relatienummer-bron'. De relatie krijgt in de bestemmingsadministratie ook een lokaal nummer.

Scenario 3, uniekheid is anders gewaarborgd of niet relevant
Op het moment dat u maar vanuit 1 administratie gegevens ontvangt, is het prima mogelijk om aan beide kanten van de koppelingsinstellingen het veld "relatienummer" te kiezen als relatienummer.

Bij het toevoegen van een relatie vanuit de bronadministratie werkt het nu als volgt. Lokaal in de bronadministratie krijgt de relatie (automatisch) een relatienummer. Deze wordt overgestuurd naar de bestemmingsadministratie. Als hier al een relatie bestaat met dit nummer, wordt de relatie NIET gesynchroniseerd (tenzij in het administratiecodeveld in de bestemmingsadministratie al de administratiecode is ingevuld van de bronadministratie).

Gegevensvelden

U kunt nu kiezen welke gegevensvelden u overstuurd(4). Net als in de bronadministratie maakt u ook hier een afspraak over hoe u het gegeven in de synchronisatie noemt, en vult dit in elke administratie in.

Nadat u alle gegevens heeft ingevuld klikt u op opslaan.

Zodra de bronadministratie ook is ingericht, worden relaties overgestuurd. Eventueel kunt u na het opslaan, in de bronadministratie rechtsboven kiezen voor 'Draai volledige synchronisatie' Dit verstuurd de volledige dataset opnieuw naar de bestemmingsadministratie(s).