Home » Handleiding

Handleiding

Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo algemeen / Inrichting en beheer / Administratiekoppeling

Connectie met het Watersportverbond

Artikelen bij: Administratiekoppeling

1	Administratiekoppeling inrichten
2	Connectie met het Watersportverbond
3	Connectie met Scouting Nederland

Sinds september 2024 heeft Conscribo een koppeling gerealiseerd, samen met » het Watersportverbond. Deze koppeling kan ervoor zorgen dat de ledenadministratie bij de bond en de ledenadministratie in Conscribo met elkaar synchroon staan, om ervoor te zorgen dat de administratie altijd gelijk is aan elkaar.

Instellingen bij het Watersport verbond

Voordat je de koppeling tussen het Watersport verbond en Conscribo kunt maken, dien je eerst bij het Watersportverbond aan te geven, dat je zo'n koppeling wilt maken.

Open de koppeling-instellingen bij het Watersportverbond

Als je ingelogd bent bij de omgeving van het Watersportverbond, ga je naar je ledenoverzicht. Daar zul je bovenaan een link zien "Ledengegevens automatisch uitwisselen met je ledenbeheer-pakket (1)".

Instellingen voor de koppeling

Als eerst dien je aan te geven bij welk pakket je de koppeling wenst te maken. Dat zal in ons geval Conscribo zijn.
Als tweede kun je in de tekst zien wat je organisatienummer is. Dat nummer dien je te noteren, want die hebben wij nodig als soort van 'gebruikersnaam' van de koppeling.
Tot slot dien je zelf een wachtwoord toe te kennen voor deze koppeling. Omdat je dit zelf in beheer hebt, raden wij aan hier een sterk wachtwoord van te maken. Dat ten behoeve van de veiligheid van je eigen gegevens.

Koppeling maken als nieuwe klant

Als je als nieuwe klant bij Conscribo komt en deze koppeling wilt maken, dan kan Conscribo tijdens » De administratie inrichten al de koppeling worden gemaakt, en worden mogelijk je relaties meteen in Conscribo overgenomen.

Basisinstellingen: Soort vereniging

De eerste optie bij deze inrichting, zijn de basisinstellingen. Bij deze instellingen vraagt Conscribo wat voor soort organisatie je bent, zodat we de wizard zo goed mogelijk op je situatie kunnen aanpassen. Bij soort vereniging (1) dien je aan te geven dat je aangesloten bent bij het Watersportverbond. Dan krijg je nog opties voor de koppeling en wordt de ledenadministratie zo aangepast, dat het aansluit bij de gegevens van het Watersportverbond.

Specialisatie: Aansluiting met het Watersportverbond

Vervolgens kom je op de pagina voor de instellingen van deze koppeling om Conscribo de gegevens door te geven, die we nodig hebben om de synchronisatie te maken.

Bij het Watersportverbond heb je een organisatie nummer en je hebt bij de instellingen van de koppeling daar ook een wachtwoord ingevoerd. Deze gegevens dien je hier in te vullen. Op het moment dat de gegevens correct zijn, zul je aan de rechterkant ervan een groen vinkje zien. Bij een rood kruis wil dat zeggen dat we de koppeling niet kunnen maken.

Koppeling maken als bestaande klant

Instellingen aanzetten om gebruik te maken van de koppeling

Als je al klant bij ons bent, dan dien je eerst in te schakelen dat je gebruik wilt maken van de koppeling met het Watersportverbond. Dat doe je bij Instellingen > Basisinstellingen > Externe verbindingen (1). Als je dan het vinkje aanzet bij 'Koppeling tussen het Watersportverbond en Conscribo' (2), dan kun je de instellingen voor de koppeling gaan configureren.

Configureren van de instellingen voor de koppeling

Als de koppeling is aangezet, dan kun je de instellingen vinden bij "Instellingen" > "Algemeen" > "Watersportverbond".

Bij het Watersportverbond heb je een organisatie nummer en je hebt bij de instellingen van de koppeling daar ook een wachtwoord ingevoerd. Deze gegevens dien je hier in te vullen. Op het moment dat de gegevens correct zijn, zul je aan de rechterkant ervan een groen vinkje zien. Bij een rood kruis wil dat zeggen dat we de koppeling niet kunnen maken.
In het gevel dat er wijzigingen bij Conscribo worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn deze ook bij het Watersportverbond te wijzigen. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als je deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor je klaar worden gezet en kun je dat achteraf alsnog accorderen.
In het geval dat er wijzigingen bij het Watersportverbond worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn dat dit ook bij Conscribo gebeurt. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als je deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor je klaar worden gezet en kun je dat achteraf alsnog accorderen.

Configureren van de veld verwijzingen

Het Watersportverbond heeft zijn velden en in Conscribo zijn je velden naar eigen wens ingericht. Nu dient er een link gemaakt te worden tussen deze velden, zodat we weten welke gegevens met elkaar vergeleken dient te worden.

Als eerste wil Conscribo weten in welk relatietype je je leden in hebt/wilt bijhouden.
Je kunt ervoor kiezen om alle relaties in het relatietype mee te nemen in het vergelijk, maar wellicht heb je het relatietype gedeeld met andere (soort) relaties. Dan kun je er ook voor kiezen om te kijken naar een specifieke relatiegroep, zodat je op deze manier kunt splitsen welke relaties meegenomen moeten worden in de synchronisatie.
Als je ervoor hebt gekozen dat een relatie onderdeel moet zijn van een groep, dan kun je hier aangeven in welke groep de relatie dient te zitten om meegenomen te worden. Indien je gekozen hebt voor alle relaties, zal deze optie niet zichtbaar zijn.
Tot slot hebben we alle velden van het Watersportverbond getoond die meegenomen worden in de synchronisatie. Het is nu aan je om aan te geven in welke velden deze data terecht moet komen. Conscribo doet in eerste instantie al zijn uiterste best om misschien al wat voorstellen te doen, maar alle velden zal niet lukken. Controleer goed of de velden hier goed staan.

Synchroniseren van de gegevens

Alle gegevens vergelijken binnen de systemen

Als eerst kun je een volledig vergelijk doen tussen het Watersportverbond en Conscribo. Conscribo vergelijkt dan alle relaties en kijkt waar de verschillen zijn. Dan is het daarna aan je of je de gegevens upload bij het Watersportverbond of laad in Conscribo.

Acties in het overzicht

In deze kolom zie je een verwijzing naar de administratie in Conscribo. Als een relatie is herkend, zal deze hier genoemd worden en door een muis over de kolom heen te houden, kun je ook doorverwijzen naar de details van deze relatie. Als de kolom leeg is, dan zijn de gegevens uit het Watersportverbond niet gevonden in de Conscribo administratie.
In deze kolom zie je het bondsnummer, zoals deze bekend is bij het Watersportverbond. Indien deze kolom leeg is, dan is er een Conscribo relatie die niet is gevonden in de administratie van het Watersportverbond en kan daarna wel toegevoegd worden aan de administratie van het Watersportverbond.
Als je wilt weten welke gegevens niet met elkaar overeenkomen, kun je deze detailsknop gebruiken. Hoe dit eruit komt te zien, zie je onder het volgende kopje.
Indien de gegevens uit het Watersportbond de juiste zijn, dan kun je deze knop gebruiken om de gegevens in Conscribo te laden.
Indien de gegevens uit Conscribo de juiste zijn, dan kun je deze knop gebruiken om de gegevens te uploaden bij het Watersportverbond.
Als je een selectie hebt gemaakt (eerste kolom) kun je in één keer alle geselecteerde relaties in Conscribo laden.
Als je een selectie hebt gemaakt (eerste kolom) kun je in één keer alle geselecteerde relaties uplodaen bij het Watersportverbond.
Als je een selectie hebt gemaakt (eerste kolom) kun je in één keer alle geselecteerde relaties uitsluiten. Deze relaties worden dan ook niet meer bekeken voor de synchronisatie en zullen bij het vergelijken ook niet meer gevonden worden. Deze zijn altijd terug te vinden onder het tabblad 'Uitgesloten relaties'.

Verschillen bekijken

In dit overzicht kun je de gegevens in Conscribo en van het Watersportverbond zien. De regels die zijn gemarkeerd zijn regels die niet met elkaar overeenkomen. Zo heb je in één oogopslag zicht welke gegevens bijgewerkt dienen te worden. Met de knoppen onderaan het overzicht, kun je de gegevens uplodaen bij het Watersportverbond of inladen in Conscribo.

Automatisering

Direct uploaden naar het Watersportverbond of direct importeren in Conscribo

Het kan wenselijk zijn om de veranderingen direct te verwerken.

In het geval dat er wijzigingen bij Conscribo worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn deze ook bij het Watersportverbond te wijzigen. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als je deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor je klaar worden gezet en kun je dat achteraf alsnog accorderen.

In het geval dat er wijzigingen bij het Watersportverbond worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn dat dit ook bij Conscribo gebeurt. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als je deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor je klaar worden gezet en kun je dat achteraf alsnog accorderen.

Belangrijk om te weten

Gegevensvergelijken: Gaat op basis van het bondsnummer

Belangrijk om te weten is dat Conscribo alleen een link legt tussen de relaties met hetzelfde bondsnummer. Conscribo gaat geen interpretaties doen op andere gegevens. Als Conscribo de link niet goed legt, kun je in de Conscribo administratie zelf het bondsnummer invoeren en nogmaals het vergelijken starten om de link alsnog te leggen.

Startdatums: Het watersportverbond wil minimaal de dag van vandaag

De bond wil een startdatum altijd minimaal vandaag hebben. Als er dus een startdatum is dat voor vandaag ligt, zal de bond dat zelf veranderen naar vandaag. Dan kan er een verschil zijn tussen Conscribo en het Watersportverbond. Op basis van dit gegeven alleen, zal Conscribo nooit aangeven dat er een verschil is.

De datum in Conscribo wordt niet aangepast als deze anders is bij de bond. Alleen als het veld leeg is zal de datum overgenomen worden van de bond. Wil je graag dat deze data overeenkomt, dien je handmatig het gegeven in Conscribo aan te passen.

Einddatums: Het watersportverbond wil minimaal de dag van vandaag

Voor de einddatum geldt hetzelfde als voor de startdatum. De bond verwacht dat de einddatum minimaal de dag van vandaag is en wil geen datum in het verleden hebben. Wordt er in Conscribo een datum in het verleden geplaatst, wordt dit door het Watersportverbond veranderd naar de dag van vandaag.

De datum in Conscribo wordt niet aangepast als deze anders is bij de bond. Alleen als het veld leeg is zal de datum overgenomen worden van de bond. Wil je graag dat deze data overeenkomt, dien je handmatig het gegeven in Conscribo aan te passen.