Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo algemeen   /  Inrichting en beheer   /  Administratiekoppeling

  Connectie met het Watersportverbond


Sinds september 2024 heeft Conscribo een koppeling gerealiseerd, samen met » het Watersportverbond. Deze koppeling kan ervoor zorgen dat de ledenadministratie bij de bond en de ledenadministratie in Conscribo met elkaar synchroon staan, om ervoor te zorgen dat de administratie altijd gelijk is aan elkaar.

Instellingen bij het Watersport verbond

Voordat u de koppeling tussen het Watersport verbond en Conscribo kunt maken, dient u eerst bij het Watersportverbond aan te geven, dat u zo'n koppeling wilt maken.

Open de koppeling-instellingen bij het Watersportverbond

wsv_koppeling_wsv_api_locatie.png


Als u ingelogd bent bij de omgeving van het Watersportverbond, gaat u naar uw ledenoverzicht. Daar zult u bovenaan een link zien "Ledengegevens automatisch uitwisselen met uw ledenbeheer-pakket (1)".

Instellingen voor de koppeling

wsv_koppeling_wsv_api_instellingen.png


  1. Als eerst dient u aan te geven bij welk pakket u de koppeling wenst te maken. Dat zal in ons geval Conscribo zijn.
  2. Als tweede kunt u in de tekst zien wat uw organisatienummer is. Dat nummer dient u te noteren, want die hebben wij nodig als soort van 'gebruikersnaam' van de koppeling.
  3. Tot slot dient u zelf een wachtwoord toe te kennen voor deze koppeling. Omdat u dit zelf in beheer heeft, raden wij aan hier een sterk wachtwoord van te maken. Dat ten behoeve van de veiligheid van uw eigen gegevens.



Koppeling maken als nieuwe klant

Als u als nieuwe klant bij Conscribo komt en deze koppeling wilt maken, dan kan Conscribo tijdens » De administratie inrichten al de koppeling worden gemaakt, en worden mogelijk uw relaties meteen in Conscribo overgenomen.

Basisinstellingen: Soort vereniging

wsv_koppeling_newadmin_basis.png


De eerste optie bij deze inrichting, zijn de basisinstellingen. Bij deze instellingen vraagt Conscribo wat voor soort organisatie u bent, zodat we de wizard zo goed mogelijk op uw situatie kunnen aanpassen. Bij soort vereniging (1) dient u aan te geven dat u aangesloten bent bij het Watersportverbond. Dan krijgt u nog opties voor de koppeling en wordt de ledenadministratie zo aangepast, dat het aansluit bij de gegevens van het Watersportverbond.

Specialisatie: Aansluiting met het Watersportverbond

wsv_koppeling_newadmin_specialisatie.png


Vervolgens komt u op de pagina voor de instellingen van deze koppeling om Conscribo de gegevens door te geven, die we nodig hebben om de synchronisatie te maken.

  1. Bij het Watersportverbond heeft u een organisatie nummer en u heeft bij de instellingen van de koppeling daar ook een wachtwoord ingevoerd. Deze gegevens dient u hier in te vullen. Op het moment dat de gegevens correct zijn, zult u aan de rechterkant ervan een groen vinkje zien. Bij een rood kruis wil dat zeggen dat we de koppeling niet kunnen maken.
  2. In het gevel dat er wijzigingen bij Conscribo worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn deze ook bij het Watersportverbond te wijzigen. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als u deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor u klaar worden gezet en kunt u dat achteraf als nog accorderen.
  3. In het geval dat er wijzigingen bij het Watersportverbond worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn dat dit ook bij Conscribo gebeurt. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als u deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor u klaar worden gezet en kunt u dat achteraf als nog accorderen.
  4. Met de laatste optie kunt u aangeven dat alle relaties die bij het Watersportverbond zijn ingevoerd, dat deze ook in Conscribo terecht komen. Vinkt u deze niet aan, zal deze in het synchronisatie scherm klaar staan voor accordering.



Koppeling maken als bestaande klant

Instellingen aanzetten om gebruik te maken van de koppeling

wsv_koppeling_instellingen_aanzetten.png


Als u al klant bij ons bent, dan dient u eerst in te schakelen dat u gebruik wilt maken van de koppeling met het Watersportverbond. Dat doet u bij Instellingen > Basisinstellingen > Externe verbindingen (1). Als u dan het vinkje aanzet bij 'Koppeling tussen het Watersportverbond en Conscribo' (2), dan kunt u de instellingen voor de koppeling gaan configureren.

Configureren van de instellingen voor de koppeling

wsv_koppeling_instellingen_koppeling.png


Als de koppeling is aangezet, dan kunt u de instellingen vinden bij "Instellingen" > "Algemeen" > "Watersportverbond".

  1. Bij het Watersportverbond heeft u een organisatie nummer en u heeft bij de instellingen van de koppeling daar ook een wachtwoord ingevoerd. Deze gegevens dient u hier in te vullen. Op het moment dat de gegevens correct zijn, zult u aan de rechterkant ervan een groen vinkje zien. Bij een rood kruis wil dat zeggen dat we de koppeling niet kunnen maken.
  2. In het gevel dat er wijzigingen bij Conscribo worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn deze ook bij het Watersportverbond te wijzigen. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als u deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor u klaar worden gezet en kunt u dat achteraf als nog accorderen.
  3. In het geval dat er wijzigingen bij het Watersportverbond worden doorgevoerd, kan het wenselijk zijn dat dit ook bij Conscribo gebeurt. Met deze optie gaat dat direct en automatisch. Als u deze optie niet aanvinkt, dan zal de wijziging voor u klaar worden gezet en kunt u dat achteraf als nog accorderen.


Configureren van de veld verwijzingen

wsv_koppeling_instellingen_velden.png


Het Watersportverbond heeft zijn velden en in Conscribo zijn uw velden naar eigen wens ingericht. Nu dient er een link gemaakt te worden tussen deze velden, zodat we weten welke gegevens met elkaar vergeleken dient te worden.

  1. Als eerste wil Conscribo weten in welk relatietype u uw leden in heeft/wilt bijhouden.
  2. U kunt ervoor kiezen om alle relaties in het relatietype mee te nemen in het vergelijk, maar wellicht heeft u het relatietype gedeeld met andere (soort) relaties. Dan kunt u er ook voor kiezen om te kijken naar een specifieke relatiegroep, zodat u op deze manier kunt splitsen welke relaties meegenomen moeten worden in de synchronisatie.
  3. Als u ervoor heeft gekozen dat een relatie onderdeel moet zijn van een groep, dan kunt u hier aangeven in welke groep de relatie dient te zitten om meegenomen te worden. Indien u gekozen heeft voor alle relaties, zal deze optie niet zichtbaar zijn.
  4. Tot slot hebben we alle velden van het Watersportverbond getoond die meegenomen worden in de synchronisatie. Het is nu aan u om aan te geven in welke velden deze data terecht moet komen. Conscribo doet in eerste instantie al zijn uiterste best om misschien al wat voorstellen te doen, maar alle velden zal niet lukken. Controleer goed of de velden hier goed staan.



Synchroniseren van de gegevens

Alle gegevens vergelijken binnen de systemen

wsv_koppeling_synchronisatie.png


Als eerst kunt u een volledig vergelijk doen tussen het Watersportverbond en Conscribo. Conscribo vergelijkt dan alle relaties en kijkt waar de verschillen zijn. Dan is het daarna aan u of u de gegevens upload bij het Watersportverbond of laad in Conscribo.

Acties in het overzicht

wsv_koppeling_synchronisatie_acties.png


  1. In deze kolom ziet u een verwijzing naar de administratie in Conscribo. Als een relatie is herkend, zal deze hier genoemd worden en door een muis over de kolom heen te houden, kunt u ook doorverwijzen naar de details van deze relatie. Als de kolom leeg is, dan zijn de gegevens uit het Watersportverbond niet gevonden in de Conscribo administratie.
  2. In deze kolom ziet u het bondsnummer, zoals deze bekend is bij het Watersportverbond. Indien deze kolom leeg is, dan is er een Conscribo relatie die niet is gevonden in de administratie van het Watersportverbond en kan daarna wel toegevoegd worden aan de administratie van het Watersportverbond.
  3. Als u wilt weten welke gegevens niet met elkaar overeenkomen, kunt u deze detailsknop gebruiken. Hoe dit eruit komt te zien, ziet u onder het volgende kopje.
  4. Indien de gegevens uit het Watersportbond de juiste zijn, dan kunt u deze knop gebruiken om de gegevens in Conscribo te laden.
  5. Indien de gegevens uit Conscribo de juiste zijn, dan kunt u deze knop gebruiken om de gegevens te uploaden bij het Watersportverbond.
  6. Als u een selectie heeft gemaakt (eerste kolom) kunt u in één keer alle geselecteerde relaties in Conscribo laden.
  7. Als u een selectie heeft gemaakt (eerste kolom) kunt u in één keer alle geselecteerde relaties uplodaen bij het Watersportverbond.
  8. Als u een selectie heeft gemaakt (eerste kolom) kunt u in één keer alle geselecteerde relaties uitsluiten. Deze relaties worden dan ook niet meer bekeken voor de synchronisatie en zullen bij het vergelijken ook niet meer gevonden worden. Deze zijn altijd terug te vinden onder het tabblad 'Uitgesloten relaties'.


Verschillen bekijken

wsv_koppeling_synchronisatie_vergelijken.png


In dit overzicht kunt u de gegevens in Conscribo en van het Watersportverbond zien. De regels in het geel zijn regels die niet met elkaar overeenkomen. Zo heeft u in één oogopslag zicht welke gegevens bijgewerkt dienen te worden. Met de knoppen onderaan het overzicht, kunt u de gegevens uplodaen bij het Watersportverbond of inladen in Conscribo.


Belangrijk om te weten

Gegevensvergelijken: Gaat op basis van het bondsnummer

Belangrijk om te weten is dat Conscribo alleen een link legt tussen de relaties met hetzelfde bondsnummer. Conscribo gaat geen interpretaties doen op andere gegevens. Als Conscribo de link niet goed legt, kunt u in de Conscribo administratie zelf het bondsnummer invoeren en nogmaals het vergelijken starten om de link als nog te leggen.

Startdatums: Het watersportverbond wil minimaal de dag van vandaag

De bond wil een startdatum altijd minimaal vandaag hebben. Als er dus een startdatum is dat voor vandaag ligt, zal de bond dat zelf veranderen naar vandaag. Dan kan er een verschil zijn tussen Conscribo en het Watersportverbond. Op basis van dit gegeven alleen, zal Conscribo nooit aangeven dat er een verschil is.

De datum in Conscribo wordt niet aangepast als deze anders is bij de bond. Alleen als het veld leeg is zal de datum overgenomen worden van de bond. Wilt u graag dat deze data overeenkomt, dient u handmatig het gegeven in Conscribo aan te passen.

Einddatums: Het watersportverbond wil minimaal de dag van vandaag

Voor de einddatum geldt hetzelfde als voor de startdatum. De bond verwacht dat de einddatum minimaal de dag van vandaag is en wil geen datum in het verleden hebben. Wordt er in Conscribo een datum in het verleden geplaatst, wordt dit door het Watersportverbond veranderd naar de dag van vandaag.

De datum in Conscribo wordt niet aangepast als deze anders is bij de bond. Alleen als het veld leeg is zal de datum overgenomen worden van de bond. Wilt u graag dat deze data overeenkomt, dient u handmatig het gegeven in Conscribo aan te passen.