Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik / Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen) / Debiteuren laten betalen

Incasso's aanmaken en verwerken

Artikelen bij: Debiteuren laten betalen

1	Facturen aanmaken vanuit een inningronde
2	Incasso's aanmaken en verwerken
3	Stappenplan bij het maken van een incasso

U kunt in Conscribo Europese incassobestanden aanmaken en verwerken via de incasso functionaliteit.

Incasso's zijn een onderdeel deel van een » Herhalende verzamelinkomsten en van de » Eenmalige verzamelinkomsten.

In beide gevallen kunt u incasso-opdrachten aanmaken door op de knop 'Incasso-opdrachten bij deze ronde' te klikken nadat de boekingen zijn aangemaakt.

Om te kunnen incasseren dienen er eerst een aantal dingen te zijn geconfigureerd. Hoe dit werkt leest u in het onderdeel: » Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso

U krijgt op het moment dat u dit alles heeft ingericht, en op 'Incasso-opdrachten bij deze ronde' klikt, het volgende scherm te zien:

In dit scherm ziet u alle incasso's die voor deze ronde zijn aangemaakt. In het voorbeeld zijn er nog geen incasso's aangemaakt.

U klikt nu op 'Incasso-opdracht aanmaken bij inningsronde' om een nieuwe opdracht aan te maken. U ziet nu het volgende:

Allereerst controleert u of uw rekeningnummer goed is ingesteld en alle gegevens goed staan. Zo niet, dan kunt u deze direct corrigeren via de knop 'Incassoinstellingen wijzigen'.
Conscribo zal standaard pogen om voor alle regels in de inningsronde, die niet zijn afgehandeld een incassoregel aan te maken. U ziet bij hoeveel relaties dat het geval is.
Eventueel kunt u hier nog een selectie instellen als u bijvoorbeeld een betaalwijzeveld in uw relatiebeheer bijhoudt.
Op het moment dat u een incasso heeft aangemaakt, kan het zijn dat er relaties niet zijn meegenomen of dat er nieuwe relaties aan de lijst zijn toegevoegd. Met deze optie kan Conscribo rekening houden met eerder aangemaakte incasso's en deze (indien ze eerder in een incasso voorkomen) overslaan.
Hierna kiest u de verwerkingsdatum van de batch. Conscribo kiest standaard de eerst mogelijke door de bank geaccepteerde verwerkingsdatum (1 werkdag van de huidige datum).
Hierna geeft u een omschrijving wat op het bankafschrift van de debiteur komt te staan. Het is verstandig hier in ieder geval het factuurnummer/boekingsreferentie op te vermelden. Op deze manier kunt u later storneringen makkelijker verwerken.
Klik op 'Opdracht aanmaken...' om door te gaan.

Het volgende scherm verschijnt:

Conscribo maakt nu een incasso-opdracht aan, waarvan u hier de details ziet.

Hier ziet u het aantal regels wat in de incassobatch zijn verwerkt.
Hier ziet u het totaalbedrag van de incasso.
Er zijn een aantal relaties waarbij geen incassoregel kan worden aangemaakt. U ziet de reden hiervan onder het kopje 'Uitgesloten relaties'. Verdere uitleg over de mogelijke redenen vindt u later in dit onderdeel
Als u meer informatie over hoe de incasso-opdracht er uit ziet wilt, of u wilt alsnog relaties uitsluiten of dingen wijzigen, dan klikt u op 'Bekijk/wijzig selectie. Het onderstaande scherm verschijnt.

In dit scherm ziet u alle regels die in de opdracht voorkomen. Indien er regels worden gegroepeerd, dan ziet u dit hier ook.

U kunt eventueel kiezen in 'welke batch' de incassoregels moeten zitten (1). Pas dit alleen aan als u weet wat en waarom u dit doet. Conscribo houdt hiervan zelf de administratie bij, en bij correct gebruik van het pakket, hoeft u dit niet aan te passen.
Ook kunt u kiezen om de regel niet op te nemen in de incasso-opdracht door deze uit te vinken.'(2)

We zitten weer in het scherm 'Details incasso-opdracht'.

Nu is het verstandig om (als u niet vaak incasseert) de betrokken relaties op de hoogte te stellen dat er een incassoafschrijving aankomt. Lees hieronder bij Vooraankondingen meer over.

Vooraankondigingen

Ervaring leert dat als u 1 keer per jaar een incasso doet, het aantal storneringen gemiddeld met meer dan 75% daalt door een voormelding per e-mail te sturen. U doet dit door op 'Vooraankondiging per E-mail versturen' te klikken (6) Details incasso-opdracht (Deze functionaliteit zit alleen in Conscribo producten waarmee u e-mails kunt versturen).

Al u uw e-mailinstellingen gereed heeft en hier op klikt verschijnt het 'E-mailnotificatiescherm':

Een incasso-email opstellen

Bij zowel het onderwerp als de inhoud kunt u de gegevens uit het relatiebeheer en uit de incasso gebruiken.

Nadat u de e-mail inhoud heeft ingevuld klikt u op 'Email(s) aanmaken' om deze aan te maken en te bekijken voor u ze verstuurt, of klikt u op 'Email(s) aanmaken en direct versturen' om deze direct door Conscribo te laten versturen.

U kunt de verzendstatus en de details van uw e-mails zien via het menu 'Start > Inbox'

Om de opdracht daadwerkelijk nu naar de bank te sturen, is het verstandig om een 'Proefbestand te downloaden' (6), en deze aan te bieden bij de bank. Op het moment dat deze geslaagd is geïmporteerd, klikt u op "'PAIN XML bestand' downloaden en administratie bijwerken". Hierdoor werkt Conscribo de administratie bij, en wordt er vanaf dan vanuit gegaan dat de incasso in goede orde is aangeleverd bij de bank.
Let Op: Als dit toch niet het geval is, dan dient u deze opdracht direct te verwijderen, en een nieuwe opdracht aanmaken vanuit de inningsronde. Doet u dit niet, dan krijgt u bij het aanleveren van een vervolgopdracht gegarandeerd problemen bij de bank.

Mogelijke redenen waarom een incassoregel niet mee wordt genomen

Er zijn een hoop redenen waarom een incasso-opdracht niet kan worden meegenomen: Hier de meest voorkomende:

Melding	Uitleg
Deze relatie is door u uitgeschakeld	U heeft de relatie zelf uitgeschakeld. Schakel deze in via het scherm 'bekijk/wijzig selectie'
Onbekende status	U heeft iets gewijzigd aan de relatie, Conscribo moet de opdracht opnieuw samenstellen om een juiste incasso aan te kunnen maken. klik op 'Incasso-opdracht opnieuw samenstellen'
Er is bij deze relatie geen IBAN bankrekeningnummer ingevuld	Vul een IBAN nummer in, in het relatiebeheer, en klik op 'Incasso-opdracht opnieuw samenstellen'
Het bankrekeningnummerveld is niet (goed) ingesteld. Controleer de incassoinstellingen	U stelt een gegeven uit het relatiebeheer in, in de incassoinstellingen wat Conscribo gebruikt om het bankrekeningnummer te bepalen. U dient dit te controleren in de incassoinstellingen. zie » Uw administratie inrichten voor automatische incasso\'s
Er is bij deze relatie geen incassokenmerk bekend	Op de machtiging dient een incassokenmerk te staan welke u bijhoudt in het relatiebeheer. Deze is bij de relatie niet ingevuld
De afgiftedatum van de incassomachtiging ligt na de verwerkingsdatum	De datum van ondertekening van een incassomachtiging moet voor de uitvoerdatum liggen van de eerste incasso. Anders wordt deze door de bank geweigerd
Er is bij deze relatie geen omschrijving voor op het afschrift	Een omschrijving voor op het afschrift is verplicht. Maak een nieuwe incasso-opdracht met een omschrijving
Het te innen bedrag bij deze relatie is 0 of minder dan 0 euro	U kunt geen bedragen overmaken met behulp van een incasso-opdracht
Er is geen referentie/ factuurnummer ingevuld. Bij SEPA incasso's dient u een uniek factuurnummer/referentie te hanteren Het factuurnummer is niet uniek. Bij SEPA incasso's dient u een uniek factuurnummer/referentie te hanteren	Elke incassoregel dient een unieke referentie te hebben. Dit is bijvoorbeeld een factuurnummer of een uniek volgnummer. Dit is een onderdeel van de boeking die u in de inning heeft aangemaakt (De boekingsreferentie). U dient in de boekingen van de inning een unieke referentie in te stellen, en deze opnieuw aan te maken. Hierna stelt u de incasso-opdracht opnieuw samen.
Er is geen BIC nummer ingevuld	Indien u bij buitenlandse relaties incasseert dient een BIC nummer bekend te zijn. Corrigeer dit en stel de opdracht opnieuw samen
De referentie / het factuurnummer / machtigingskenmerk mag niet langer dan 35 tekens zijn.	U heeft waarschijnlijk een stuk tekst gebruikt in het aangegeven veld. Dit hoort een code of nummer te zijn van maximaal 35 tekens. Stel dit opnieuw in, maak de boekingen opnieuw aan in de inning en stel de opdracht opnieuw samen
Er is geen geldig datumveld beschikbaar om de machtigingsdatum te bepalen. Controleer uw incassoinstellingen	U stelt een gegeven uit het relatiebeheer in, in de incassoinstellingen wat Conscribo gebruikt om de datum van de machtiging te bepalen. U dient dit te controleren in de incassoinstellingen. zie » Borg betalen Heeft u geen datumveld in uw administratie, dan maakt u deze aan. Het is overigens geen probleem om de datum niet ingevuld te hebben. Conscribo zal in dit geval de eerst mogelijke machtigingsdatum (01-11-2009) gebruiken als machtigingsdatum.
Het maximale bedrag wat volgens uw incassocontract in deze opdracht kan worden geïncasseerd is bereikt. U kunt na het inleveren van deze opdracht bij de bank nog een incasso-opdracht aanmaken voor deze inning. Hier worden dan de overige bedragen in geïncasseerd. Het totaalbedrag wat bij deze debiteur wordt geïncasseerd is hoger dan wat is toegestaan in uw incassocontract. Als er meerdere regels bij deze relatie worden geïncasseerd, kunt u na het inleveren van deze opdracht bij de bank nog een incasso-opdracht aanmaken voor deze inning. Hier worden dan de overige bedragen in geïncasseerd. Het maximale aantal regels wat volgens uw incassocontract in deze opdracht kan worden geïncasseerd is bereikt. U kunt na het inleveren van deze opdracht bij de bank nog een incasso-opdracht aanmaken voor deze inning. Hier worden dan de overige regels in geïncasseerd.	U kunt doorgaan met het aanmaken van de incasso, en deze aanleveren. Na het verwerken van de incassobetalingen, maakt u een nieuwe incasso-opdracht aan. Hier zullen nu deze bedragen in worden geïncasseerd. Let op: Als u direct na het aanleveren een tweede opdracht aanlevert, dan zullen wederom alle regels worden geïncasseerd. Dit heeft dus geen zin. Verwerk eerst de betaling van de incasso.

Het verwerken van een incasso-opdracht

Zie hiervoor het onderdeel
» Een incasso-opdracht verwerken in uw administratie