Stappenplan bij het maken van een incassoStart vandaag nog uw gratis proefperiode van 21 dagen
Handleiding
Handleidingen kennisbank
/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik / Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen) / Debiteuren laten betalen
|
|||||||
|
Artikelen bij: Debiteuren laten betalen
1. Zorg voor een correcte verzamelinkomst.
Alle incasso-opdrachten in Conscribo zijn gebaseerd op een eenmalige of herhalende verzamelinkomst. De selectie met relaties en de bijbehorende te betalen bedragen geeft u bij het gebruik van de verzamelinkomst aan. U hoeft niet een speciale verzamelinkomst voor een incassoopdracht aan te maken maar kunt ook voor een selectie van de relaties uit een verzamelinkomst een incasso aanmaken. Zo kunt u makkelijker werken met meerdere betaalopties. Meer informatie over de verzamelinkomsten vindt u hier: 2. Zorg dat de instellingen compleet zijn
Zowel in de administratie als bij de bank moet het een en ander geregeld worden, voordat er een incasso verwerkt kan worden. De bank moet toegang verlenen tot het innen van incasso’s en de administratie moet basis gegevens hebben om de incasso compleet te maken. Meer informatie vindt u hier:
Informatie bij uw bank: 3. Incasso aanmaken
Vervolgens dient u een incasso-opdracht en bijbehorend bestand aan te maken. Dit gebeurt bij de verzamelinkomst waar u de incasso wilt aanmaken. Zorg dat alle gegevens gecontroleerd zijn en dat de incasso klopt. Bij de relatieselectie wordt het openstaande bedrag geïncasseerd. Op het moment dat een lid al een deel van een transactie heeft betaald, zal dat niet nog een keer geïncasseerd worden. Meer informatie vindt u hier: 4. Incasso aanleveren bij de bank en inlezen in Conscribo.
Als de incasso is aangemaakt, kunt u het incassobestand te downloaden. Deze kunt u via online bankieren bij uw bank aanleveren en die zal de incasso uitvoeren. Als de incasso is verwerkt, zal deze als nieuwe transactie binnenkomen op uw bankrekening. Bij het verwerken van het bankafschrift kunt u deze in de administratie plaatsen. Kies bij de bulkinkomst transactie bij het verwerken van uw afschrift voor Universele boeking en kies als tegenrekening de debiteurenrekening die u ook gebruikt in de verzamelinkomst. Later (dus niet bij het inlezen van het afschrift) kunt u deze via de verzamelinkomst koppelen aan de individuele inkomsten per relatie. Ga na het verwerken van het afschrift naar de details van de verzamelinkomst en ga daar naar "Incasso's". U ziet hier de uitgevoerde opdracht met daarbij de knop "Incasso verwerken". Klik hierop en koppel de via het afschrift geboekte transactie. Meer informatie vindt u hier: 5. Storneringen verwerken
Uw storneringen worden na de batchbetaling als losse boekingen door de bank terug gestuurd. Bijvoorbeeld omdat de ontvanger te weinig geld op de rekening had staan of omdat het rekeningnummer niet bestaat. Deze storneringen worden vaak automatisch gekoppeld aan een van de boekingen uit de verzamelinkomst. Meer informatie: 6. Opnieuw incasseren
Op het moment dat u een nieuwe incasso aanmaakt bij dezelfde verzamelinkomst, zal Conscribo alleen niet afgehandelde transacties meenemen. Zorg ervoor dat u weet wat de reden van de stornering was en dat hier een oplossing voor is bedacht, anders wordt dit bedrag bij de volgende incasso weer gestorneerd. Indien de stornering de melding MD01 (ongeldige machtiging) heeft gehad, dan is het waarschijnlijk dat het rekeningnummer van de relatie is gewijzigd. Dit komt vaak omdat u met hetzelfde incassokenmerk bij een andere rekening probeert te incasseren. Om dit op te lossen kunt u een nieuw incassokenmerk aan de relatie geven, en opnieuw proberen. Meer informatie: | |||||||