Voorbeeld: Contributie uitzonderingen maken


Het komt altijd voor dat er bepaalde leden net een andere regeling voor contributie hebben of, dat het te ingewikkeld is een bepaalde uitzondering te automatiseren.
In dit geval kunt u bij deze leden gebruik maken van een uitzonderings contributiebedrag.

Wat we gaan doen is een bedragveld aanmaken bij een persoon, en op het moment dat dit veld is ingevuld bij een lid, de contributieinning dit bedrag laten innen in plaats van het normale contributiebedrag.

In dit voorbeeld gebruiken we de bestaande aangemaakt automatische inning uit het onderdeel » Voorbeeld automatisch innen: Eenvoudige inning voor abonnementsgeld. Het is verstandig eerst dit onderdeel door te lezen om een goed beeld te krijgen van hoe de automatische inningen werken.

Om later deze inrichting ook in ingewikkeldere situaties te kunnen toepassen zullen we het standaard contributiebedrag wat in het gebruikte voorbeeld direct in de inning werd gezet als gegeven in het relatiebeheer opnemen. Later meer hierover.

Wat we gaan doen:

1: Een bedragveld "Afwijkend contributiebedrag" aanmaken bij een persoon zodat deze gebruikt kan worden om afwijkende bedragen in te vermelden.
2: Een automatisch veld "Contributiebedrag" aanmaken welke automatisch het juiste contributiebedrag kiest.
3: Controle of de aangemaakte velden werken
4: De inning aanpassen zodat dit Contributiebedrag wordt geïnd.

Het veld "Afwijkend contributiebedrag" aanmaken


Dit doen we door in het menu "Relatiebeheer" > "Beheer" op "Gegevens bij Personen" te klikken. Hierna klikken we op "Veld toevoegen".
Dit scherm wordt als volgt ingevuld:

Het veld afwijkend contributiebedrag toevoegen


We kiezen als veldnaam "Afwijkend contributiebedrag" (1) en kiezen bij "Datatype" "Bedrag" (2). Vervolgens klikken we op opslaan.

Het veld "Contributiebedrag" aanmaken


Wederom klikken we op "Veld toevoegen". Ditmaal vullen we het scherm als volgt in:

Het veld contributiebedrag toevoegen


Omdat in de gebruikte voorbeeld administratie al een veld "Contributiebedrag" bestond (het veld uit de leeftijdscategorieën) hebben we ditmaal het veld "Gebruikt cont. bedrag" genoemd (1). Het is natuurlijk duidelijker om het normaal gebruikte contributiebedrag "Regulier contributiebedrag" te noemen, en dit veld "Contributiebedrag".

Dit keer gebruiken we als waardebepaling "Bewerking op ander veld" (2), en kiezen we als bewerking "Als ..dan .."(3). Dit zorgt er voor dat Conscribo de waarde van het veld bepaalt aan de hand van de regels die we eronder invullen.
Eerst kiezen we bij "Veldtype resultaat" "Numeriek veld" (4) omdat we straks dit veld in de automatische inning willen gebruiken.
Het te bevragen veld is het net aangemaakte "Afwijkend contributiebedrag".(5)

Nu maken we 1 regel aan welke als het ware het juiste contributiebedrag "selecteert". We kiezen op de bovenste regel "Als afwijkend contributiebedrag gelijk is aan 0" (dus niet is ingevuld) (6), en kiezen als resultaat het "reguliere contributiebedrag" (7).

Dit reguliere contributiebedrag is in ons voorbeeld 40 euro. U kunt hier ook aangeven dat een ander veld dient te worden ingevuld. Als u bijvoorbeeld een contributiebedrag veld heeft aangemaakt, kunt u dat in het venster wat er onder verschijnt aanklikken (8).

Bij de "Anders" regel gaan we naar het veld "Resultaat" en klikken daar in het venster wat verschijnt het net aangemaakte veld "Afwijkend contributiebedrag". Conscribo zal nu dus als er geen bedrag ingevuld is in dit veld het normale contributiebedrag in dit veld zetten, en anders het afwijkende bedrag.
Sla het veld op.


Controle of dit alles werkt.


Hiervoor vullen we eerst bij een lid een afwijkend contributiebedrag in. In ons voorbeeld zullen we dit bij "Abdelatief Dekking" doen. Hij dient slechts 30 euro te betalen:

Een afwijkend contributiebedrag


Na het opslaan zien we bij de details van Abdelatief onder aan de pagina op het tabblad "Samengestelde en berekende velden":

Controle van de werking van de velden


Perfect! Bij het gebruikte cont. bedrag staat nu 30.

We kunnen alle gegevens ook controleren door in het relatieoverzicht de gegevens zichtbaar te maken, Klik daarvoor op in het menu "Relatiebeheer" > "Overzicht per relatietype" op "Personen", klik vervolgens rechtsboven in het overzicht op de knop "Weergaveinstellingen" (het sleutel en schroevendraaierplaatje), en selecteer de twee velden ook.
U ziet na het opslaan een overzicht als dit:

Controle van de werking van de velden 2


Zoals u ziet is bij Abdelatief een afwijkend bedrag ingevuld(1). Het veld "Gebruikt cont.bedrag" (2) is alleen bij hem een ander bedrag. Overigens is het in dit overzicht ook mogelijk om direct de afwijkende waarden te wijzigen (3). (Let op dat u hiervoor in het "Personen" overzicht dient te zitten).

De inning aanpassen


We gaan naar de automatische inning zoals aangemaakt in het eenvoudige voorbeeld uit het onderdeel » Voorbeeld automatisch innen: Eenvoudige inning voor abonnementsgeld.

Klik in het menu "Financiën" > "Boekingen" op "Automatisch innen" en open de lidmaatschapsinning. We gaan naar het tabblad "Boeking". Dit was als volgt ingericht:

Boeking aanpassen in automatische inning


Hier vinken we (als dat in uw inning niet al gebeurt is) "Variabel bedrag" (1) aan, zodat we per lid een ander bedrag kunnen innen.

Nu vervangen we het bedrag van 40 euro door het veld "Gebruikt contr. bedrag":

Boeking aanpassen in automatische inning 2


Op het moment dat u het Variabele bedrag van de regel invult (1) verschijnt het venster "Gegevensvelden invoegen". Kies hier het door ons aangemaakte veld "Gebruikt cont.bedrag" (2) (Als dit niet onder het "Tabblad algemeen staat, vindt u deze onder het tabblad "Personen")

Sla de boekingsdefinitie op. Als we nu in de inning Boekingen aanmaken, zal automatisch het juiste contributiebedrag worden geïnd!