Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo boekhouding   /  Financieel gebruik   /  Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen)   /  Voorbeelden

  Voorbeeld herhalende verzamelinkomsten: Eenvoudige verzamelinkomst voor abonnementsgeld


In dit voorbeeld wordt het contributietraject en inrichting van de administratie getoond.
Op deze manier ziet u precies hoe dit in zijn werk gaat en heeft u alle informatie om zelf eenvoudig contributie te innen.
Op basis van dit voorbeeld worden in andere onderdelen diverse uitbreidingen gedemonstreerd.

In dit voorbeeld maken we gebruik van een Conscribo lite administratie waarin alleen het relatietype persoon gebruikt wordt. De benodigde functionaliteiten kunt u dus in elk Conscribo product gebruiken.

De vereniging:

In ons voorbeeld hebben we een muziekvereniging met ongeveer 100 leden. De leden dienen 1 keer per jaar een vast lidmaatschapsbedrag van 40 euro te betalen. Deze muziekvereniging biedt een mogelijkheid om per incasso te betalen, maar men kan de contributie ook overmaken op de bankrekening van de vereniging onder vermelding van het lidnummer.

Om de contributie te kunnen registreren gaan we eerst de Conscribo administratie inrichten voor dit voorbeeld. Hierna wordt het traject van een 'contributie verzamelinkomst' (in ons geval 1 keer per jaar) doorgelopen.

Het inrichten van de administratie voor contributie-inning


Om te beginnen gaan we ervoor zorgen dat de benodigde gegevens in het relatiebeheer (de ledenadministratie) aanwezig zijn. Aangezien de meeste gegevens die we willen gebruiken standaard al in het relatiebeheer kunnen worden ingevoerd, willen we in ons voorbeeld enkel een gegeven maken zodat we bij de leden kunnen aangeven of ze een incassomachtiging hebben afgegeven.

We doen dit als volgt:

In het menu klikt u in het menu Instellingen > Relatietypes.
Hier ziet u de verschillende relatietypes die in uw administratie bestaan. Alle leden in ons voorbeeld zijn personen, en we hoeven dus geen extra relatietypes aan te maken.

voorbeeld_relatietypes.png


U kunt nu gaan naar Instellingen > Gegevensvelden bij personen om de velden bij dit relatietype te definiëren.
U ziet nu de velddefinities van het relatietype persoon. Dit zijn alle gegevens die u op dit moment bij relaties kunt opslaan.

We gaan nu een gegeven toevoegen. U klikt op de knop 'Veld toevoegen'. We noemen dit veld 'Betaling via' en kiezen bij datatype 'Opsomming'. Hier geven we de waardes 'Incasso' en 'Handmatig' op.
Het formulier ziet er nu zo uit:

voorbeeld_velddefinitie_aan.png


Klik op 'Opslaan' om het veld toe te voegen.

Het vullen van de betaalwijze

Nu u het gegeven betaalwijze heeft aangemaakt gaan we bij de leden de betaalwijze invullen. U kunt dit op drie verschillende manieren doen:

  1. Stuk voor stuk, door in het overzicht Relaties > Personen naar de details van een lid te gaan en het daar te wijzigen.
  2. Doormiddel van de waarde van het veld betaalwijze te importeren via de relatieimport (zie hiervoor het onderdeel » Relaties importeren)
  3. In de bewerkmodus van het relatieoverzicht. Hiervoor gaat u in het menu 'Overzicht per relatietype' naar 'Personen'.

voorbeeld_weergave_instelli.png


U gaat naar de Zichtbare filters en kolommen en voegt u het veld 'Betaalwijze' toe door deze aan te vinken onder 'Zichtbare gegevens' en op opslaan te klikken.
Terug in het relatieoverzicht ziet u nu de kolom 'Betaalwijze':

voorbeeld_bewerk_gegeven.png


U klikt op het potlood icoontje (1) om naar de bewerkweergave te gaan. Nu kunt u bij de relaties aangeven op welke wijze deze relatie wenst te betalen.

Het aanmaken van de Herhalende verzamelinkomst

U heeft nu de benodigde gegevens in uw ledenadministratie. We gaan een automatische inning aanmaken om Conscribo duidelijk te maken welke leden wanneer contributie moeten betalen, en vervolgens de voortgang van de betaling te registreren.
Dan kunt u de verzamelinkomst aanmaken, zoals omschreven in » Herhalende verzamelinkomsten.

De verzamelinkomst gebruiken

Dan kunt u de verzamelinkomst gebruiken zoals omschreven bij » Herhalende verzamelinkomst gebruiken.