Handleiding

  Financiële instellingen


Het inrichten van de boekhouding bestaat uit een aantal zaken die u hier kunt lezen » De administratie inrichten

Een aantal zaken hiervan kunt u instellen via de Financiële instellingen. Op het moment dat u in het menu Financiën, Beheer op Boekingsinstellingen klikt krijgt u het volgende scherm te zien:

boekingsinstellingen.png



Bovenin zijn een aantal tabbladen waarin u dingen kunt instellen:

- (1) Boeken. Hierover leggen we u hieronder meer uit
- (2) Facturatie. Zie het onderdeel » Facturatie inrichten (algemene instellingen)
- (3) BTW. Zie het onderdeel » BTW administratie inrichten
- (4) Incasso. Zie het onderdeel » Uw administratie inrichten voor automatische incasso\'s
- (5) Doorbetalers automatisch innen. Zie het onderdeel » Volledig automatisch incasseren met Doorbetalers: Instellingen

Het tabblad 'Boeken'


Hier worden dingen ingesteld die met het gedrag van boekingen te maken hebben.

Automatisch rekeningen invullen

Allereerst is het verstandig om altijd een standaard crediteuren (6) en debiteurenrekening(7) in te stellen. Zonder deze twee instellingen kunt u geen 'te ontvangen' of 'te betalen' boekingen maken. Deze balansrekeningen dienen van het type 'Debiteuren/crediteuren rekening' te zijn.

Daarnaast kunt u uw administratie sneller doen met behulp van regels voor het automatisch invullen van rekeningen.

automatisch_rekeningaanvulling.png


Stel dat we in de administratie een relatiegroep 'Leveranciers' (1) hebben, waarbij we graag standaard bij uitgaven de rekening 'Kantine: inkoop' (2), dan zal de volgende keer als u een te betalen uitgave boekt, of het bankafschrift inleest, bij iedere relatie die u kiest uit deze groep automatisch de rekening 'Kantine:inkoop' standaard worden voorgesteld. Erg handig dus bij b.v. leveranciers e.d.

Boekstuknummering


De boekstuknummering geeft u de mogelijkheid uw gemaakte boekingen te koppelen aan uw papieren administratie. Op het moment dat u bijvoorbeeld iets aankoopt of een declaratie behandelt, dan maakt u een boeking aan en noteert u op de factuur of declaratie het boekstuknummer. Op deze manier kunt u bij de boeking de 'verantwoording van de boeking' terugvinden.

U kunt de boekstuknummers handmatig ingeven, maar u kunt Conscribo voor ook automatisch voorstellen laten geven. Op deze manier hoeft u zelf de nummering niet bij te houden.

Vink 'Automatisch boekstuknummer voorstellen' aan om gebruik te maken van de automatische nummering.

De vorm van de automatische boekstuknummer (8) bepaalt hoe het boekstuknummer voorstel er uit ziet.
Vult u bijvoorbeeld in 'B-{_boekjaar}-{_volgnummer}' dan worden de voorstellen in boekjaar 2015 met volgnummer 4 : 'B-15-4' en in een gebroken boekjaar 2015-2016 'B-1516-4'

Ook kunt u de start van het volgnummer instellen en hoeveel tekens breed het volgnummer dient te zijn.

Werking automatisch boekstuknummer


Conscribo kijkt bij het voorstellen van het boekstuknummer naar de periode van de boekdatum van een boeking. Heeft u een boekingsperiode die loopt van 1 maart 2016 tot 1 maart 2017, dan zal Conscribo voor de waarde {_boekjaar} 1617 invullen, en vervolgens in uw administratie opzoek gaan vanaf het door u ingegeven startnummer naar een boekstuknummer dat nog niet in gebruik is en dit nummer voorstellen. U kunt het nummer eventueel handmatig aanpassen in een boeking door naast het voorgestelde nummer op het potloodicoontje te klikken en een ander nummer in te vullen.

Let op: Conscribo dwingt niet af of een boekstuknummer uniek moet zijn als u dit handmatig invult. U kunt dus twee boekingen hetzelfde boekstuknummer geven.

Het startnummer van de nummering wordt per boekingsperiode opnieuw op 1 ingesteld. Op het moment dat u dus een boeking doet in een nieuwe boekingsperiode, dan zal Conscribo standaard weer bij 1 beginnen te tellen.

Boekingsjablonen


Boekingsjablonen gebruikt u om het eenvoudig te maken, bepaalde boekingen uit te voeren. U leest hier meer over in het onderdeel » Boekingssjablonen