Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer   /  Inrichten

  Gemeenschappelijke veldnamen


In Conscribo kunt u verschillende relatietypes aanmaken, elk relatietype met zijn eigen gegevens. Op deze manier kunt u voor verschillende soorten relaties precies die gegevens opslaan die nodig zijn (zie ook: » Gegevensvelden bewerken en aanmaken)

Een gemeenschappelijke veldnaam is een naam die onafhankelijk van het relatietype van een relatie, kan worden gebruikt om gelijkwaarde gegevens te tonen.

Een voorbeeld:

U heeft een relatietype "Bedrijf" en een relatietype "Persoon" aangemaakt.

Het type "Bedrijf" heeft (onder andere) de volgende gegevens:

Bedrijfsnaam
Vestigingsadres
Postadres

Het type "Persoon" heeft (onder andere) de volgende gegevens:
Voornaam
Achternaam
Weergavenaam (Samenstelling van voor en achternaam)
Adres

Op het moment dat u bijvoorbeeld een factuur wilt versturen, dan wilt u dat het standaard "factuuradres" bij een "Persoon" het veld "Adres" is, en dat bij een "Bedrijf" het Postadres.

Conscribo kijkt daarom niet naar de veldnaam zoals deze bij het relatietype is ingesteld, maar naar de gemeenschappelijke naam.

In bovenstaand voorbeeld zo u bij het relatietype "Bedrijf" aan het veld "Postadres" de gemeenschappelijke naam "Postadres" kunnen koppelen. Vervolgens koppelt u bij het relatietype "Persoon" het veld "Adres" aan de gemeenschappelijke naam "Postadres". Conscribo weet nu wat het Postadres is van de relatie.

Op diverse plekken binnen Conscribo kunt u uitsluitend gemeenschappelijke namen gebruiken. Dit zijn plekken waar gegevens van meerdere relatietypes gebruikt kunnen worden. Als voorbeeld het "Overzicht per relatiegroep"

Stel we willen met bovenstaande voorbeeld het postadres van relaties in het "Overzicht per relatiegroep" tonen. We gaan dan als volgt te werk:

In het menu Instellingen > Gegevens velden bij bedrijven.

Het volgende scherm verschijnt:

gegevens_bewerken.png


Hier kiest u bij "Gemeenschappelijke naam" "Postadres"

Ditzelfde herhaalt u bij het relatietype "Persoon"

Nu gaat u naar het relatieoverzicht per groep waarin u het postadres zichtbaar wilt maken en klikt rechtsboven in het scherm op de instellingen knop. Het volgende scherm verschijnt:

relatie_groepen_instellingen.png


U ziet dat u alleen gemeenschappelijke veldnamen kunt kiezen.
U vinkt hier "Postadres" aan en klikt op opslaan.

Het overzicht ziet er nu als volgt uit:

relatie_groepen_totaaL_overzicht.png


Zoals u ziet komen er verschillende relatietypes in het overzicht voor, welke het postadres in verschillende velden bewaren, maar door de gemeenschappelijke naam worden ze in dit overzicht als 1 gegeven weergegeven.

Niet gekoppelde relatietypes
Op het moment dat u aan een veld, bij het ene relatietype een gemeenschappelijk veldnaam toewijst, maar aan een ander relatietype bij geen enkel veld, dan zal Conscribo bij bevraging van de waarde van deze gemeenschappelijke veldnaam een lege waarde teruggeven.
Als u dus bijvoorbeeld in het bovenstaande voorbeeld alleen de gemeenschappelijke naam "postadres" aan het relatietype "Bedrijf" geeft, dan zal bij het versturen van een factuur aan een Persoon het factuuradres NIET worden ingevuld. Conscribo weet dan immers niet in welk veld het het postadres kan vinden.

Vaste gemeenschappelijke veldnamen
Conscribo maakt standaard voor u een aantal gemeenschappelijke veldnamen aan.

  • Zo worden de veldnamen uit het primair adres, secundair adres, en tertiair adres gebruikt voor de Postcodeherkenning.
  • De naam "Relatie" voor het weergeven van de relatie bij het selecteren van een relatie.
  • Het veld weergave naam, wat gebruikt kan worden in e-mailing en facturatie.
  • Postadres bij de facturatie voor het factuur adres
  • E-mailadres als standaard mailadres voor de relatie bij e-mailing.
  • Bankrekening als standaard rekening bij bijvoorbeeld incasso's en betaalbatches.

Eigen gemeenschappelijke veldnamen
U kunt zelf ook gemeenschappelijke namen toekennen aan velden. Op deze manier kunt u in bijvoorbeeld overzichten per groep toch alle gegevens die voor u relevant zijn tonen.

U doet dit door bij de details van een veld bij gemeenschappelijke naam de Optie "Nieuw ..." te kiezen. Het volgende scherm verschijnt:

veld_eigen_gemeenschappelijke_naam.png


U heeft hier gekozen voor "Nieuw..." (1). Vervolgens geeft u een gemeenschappelijke naam (Conscribo stelt standaard voor de veldnaam ook als gemeenschappelijke naam te gebruiken)

en slaat u het veld op. Bij andere relatietypes kunt u nu deze gekozen gemeenschappelijke naam ook kiezen.

Let op: Gemeenschappelijke namen kunnen alleen worden gebruikt tussen gegevensvelden van het zelfde type! In het voorbeeld in de afbeelding kan bij een ander relatietype dus alleen een veld van het type bedrag (3) de gemeenschappelijke veldnaam "Eigen bijdrage" gebruiken.

Ook kunt u uiteraard maar aan 1 veld per relatietype 1 gemeenschappelijke naam geven.