RelatietypesStart vandaag nog uw gratis proefperiode van 21 dagen
Handleiding
Handleidingen kennisbank
/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / Inrichten
|
|
|
Artikelen bij: Inrichten
Relatietypes is een uniek onderdeel in Conscribo waarbij u uiteenlopende informatie die relevant is voor uw adminstratie kunt registreren. Het is in eerste instantie bedoeld om verschillende soorten relaties zoals personen, bedrijven, klanten, contactpersonen en dergelijke te kunnen onderscheiden en hier specifieke informatie over op te slaan, maar met relatietypes kunt u ook informatie over gebouwen, complexen , soorten producten en meer opslaan.
Om u een idee te geven een aantal voorbeelden: Personen/leden/klanten U kunt hier gegevens opslaan over de persoon als NAW, contactgegevens, klantnummers, speelsterkte, soort incassomachting, enz.. Gezinnen U kunt hier gezinnen met het gezinsadres en achternaam instellen en vervolgens een "gezinsleden" verbinding aanmaken om ze te koppelen aan de personen. Hiermee kunt u vervolgens specifieke zaken als 'gezinskorting' doorrekenen in de constributie Organisaties/ Sponsors/ Bonden U kunt met deze relatietypes informatie over bedrijven en organisaties opslaan en vervolgens verbinden met bijvoorbeeld "contactpersonen" zodat een totaalbeeld van een organisatie onstaat. Let er wel op dat u in sommige gevall en niet te specifiek wilt zijn. Een "Klant" kan bijvoorbeeld ook een "Leverancier" zijn. In dat geval is het beter een relatiegroep klanten en leveranciers te maken en een relatietype "organisatie". Zo behoudt u maximale flexibiliteit. Contactpersonen U kunt een relatietype contactpersoon aanmaken waardoor u met een verbinding ze aan een organisatie kunt koppelen. Op deze manier kunt u meerdere contactpersonen per organisatie opslaan. Gebouwen/locaties/complexen Minder voor de hand liggend, maar zeer handig: Het aanmaken van relatietypes voor een gebouw bij bijvoorbeeld een Vereniging van Eigenaren. Door dit te registreren kunt u specifieke zaken als de grondprijs, huurprijs, onderhoudshistorie opslaan en het gebouw verbinden met relaties als "eigenaren" en "huurders". Hiermee kunt u vervolgens aan de hand van het gebouw of de locatie specifieke bedragen automatisch innen, en dergelijke. Denk ook aan een vereniging die meerdere tenniscomplexen of verstigigen heeft waar verschillende prijzen gelden. Sla deze op en gebruik ze bij de relaties. Domeinnamen/servers In de IT dienstverlening kunt u informatie over de verhuur van specifieke zaken als domeinnamen en servers opslaan. Maak een relatietype "domeinnaam" aan en sla hier de huurder, de contractdatum en bijvoorbeeld dns servers op. U kunt vervolgens de inning van bedragen bij uw klanten bijna volledig automatiseren! Gereedschappen/ instrumenten / tennisrackets Maak relatietypes aan voor zaken die u verhuurt met verhuurbedragen, verbindingen naar de huurders en dergelijke zodat u daar zicht op houdt en kunt automatisch kunt factureren naar de gebruikers ervan! We zouden nog wel even door kunnen gaan met voorbeelden, en wellicht doen we dat in de toekomst nog wel. Het is goed om goed na te denken over hoe u uw organisatie wilt administreren. Lees ook de inleiding tot het relatiebeheer (zie » Het inrichten van het relatiebeheer zodat u weet wat de mogelijkheden zijn. Een nieuw relatietype aanmaken
U heeft beheerdersrechten op het relatiebeheer nodig om relatietypes aan te maken. Klik in het menu Instellingen > Relatietypes. Hier ziet u de in uw administratie aanwezige relatietypes. Om een relatietype aan te maken klikt u op "Nieuw relatietype aanmaken". U ziet nu het volgende scherm:  Hier bepaalt u hoe Conscribo uw relatietype in het vervolg zal noemen. U vult het enkelvoud van de naam in(1) en het meervoud(2). Als u bijvoorbeeld een relatietype organisatie wilt aanmaken kiest u "Deze" en vult u in "organisatie". Bij het meervoud vult u in "organisaties". Op deze manier weet Conscribo dat het "de organisaties" moet zijn in plaats van bijvoorbeeld "het organisatieen". U kunt ervoor kiezen om het nieuwe relatietype te baseren op een ander relatietype. Hierbij kopieert Conscribo de instellingen van het gekozen relatietype naar het nieuwe relatietype zodat u niet alle overeenkomstige velden en verbindingen opnieuw hoeft aan te maken. Natuurlijk heeft dit alleen zin als er overeenkomsten tussen de relatietypes zijn. Nu klikt u op 'Relatietype aanmaken om het relatietype aan te maken. Nadat u het relatietype heeft aangemaakt kunt u de velden en verbindingen instellen. Hierover leest u meer in de volgende onderdelen. |